Organiser un concours de puzzles sans rien oublier
Un concours de puzzles demande plus qu’une pile de boîtes et un chronomètre. Il faut fixer le format, vérifier chaque puzzle, organiser les inscriptions et préparer un espace identique pour chaque équipe. Cette checklist suit l’ordre utile, de la réservation du lieu à la remise des prix. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : pièces manquantes, feuilles de score, besoins alimentaires, station de rechange et consignes de stationnement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le format de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu
Acheter ou louer des puzzles
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir le barème des prix
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les prix
Vérifier les puzzles
3 personnes
Signaler les pièces de puzzle manquantes
2 personnes
Créer les numéros de compétition
2 personnes
Imprimer les feuilles de score
Partager l’itinéraire et le parking
Faire les courses
2 personnes
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les stations de puzzle
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les pâtisseries
2 personnes
Tester la technique et l'horloge
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer les règles du match
Distribuer les puzzles
4 personnes
Encadrer le départ de la course
2 personnes
Vérifier les stations de puzzle
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Vérifier les scores finaux
3 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Collecter les puzzles
4 personnes
Revérifier les puzzles
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 42
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 2
Matériel de jeu
- Puzzles de 500 piècesqté 30
- Tapis de puzzleqté 30
- Puzzles de rechangeqté 2
- Pendule de matchqté 3
- Chronomètresqté 3
- Boîtes à puzzleqté 60
- Numéros de tableqté 32
Bureau
- Feuilles de scoreqté 40
- Badges des participantsqté 40
- Étiquettes nominativesqté 50
- Stylos à billeqté 50
- Marqueurs permanentsqté 6
- Papier d’impression
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 4
- Presse-papiersqté 6
- Enveloppes pour les prixqté 3
Catering
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Courses
Vaisselle
- Tassesqté 50
- Verresqté 50
- Assiettesqté 50
- Bol à soupeqté 45
- Couvertsqté 50
- Louchesqté 6
- Bol à soupeqté 45
Cuisine
- Réchauffeurs de soupeqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
- Ciseaux pour emballagesqté 2
Décoration
- Affiches du matchqté 6
- Panneaux de directionqté 8
- Nappesqté 12
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serviettes sponsorqté 8
Conseils
- Fixe le format et le barème avant d’ouvrir les inscriptions : précise le nombre de participants par équipe, la durée de la manche et la façon de départager les égalités.
- Vérifie chaque puzzle au moins 7 jours avant le concours. Compte les pièces, signale les boîtes incomplètes et garde des puzzles de rechange prêts le jour même.
- Prépare une station identique pour chaque équipe : table, chaises, tapis, numéro de table, puzzle fermé et feuilles de score. Installe-les avant l’arrivée des participants.
- Clôture les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour mettre à jour la liste, les badges, les numéros de compétition et les besoins alimentaires.
- Prévois une personne à l’accueil et une autre pour le chronométrage et les scores. Mets les feuilles, stylos, presse-papiers et enveloppes des prix au même endroit avant l’ouverture du lieu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de puzzles ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Réserve le lieu et fixe le format au début, puis vérifie les puzzles et commande les prix au moins 7 jours avant le concours.
- Combien de puzzles de rechange faut-il prévoir ?
- Prévois au moins 1 puzzle de rechange pour 10 équipes, avec un minimum de 2 puzzles disponibles. Ils servent en cas de boîte incomplète ou de problème constaté au démarrage.
- Quand faut-il fermer les inscriptions à un concours de puzzles ?
- Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de finaliser la liste des participants, les badges, les équipes, les besoins alimentaires et les feuilles de score.
- Combien de temps avant faut-il installer les tables de puzzle ?
- Commence l’installation 2 heures avant l’arrivée du public. Garde ensuite 30 minutes pour vérifier les numéros de table, les puzzles, les chronomètres, les boissons et la table d’inscription.
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