Organiser un tournoi de taekwondo, étape par étape

Un tournoi de taekwondo se prépare d’abord sur le plan sportif, puis sur le plan logistique. Commencez par confirmer la date, le gymnase et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les arbitres, les premiers secours, les tapis et le matériel de protection. La dernière semaine sert surtout à vérifier les participants, publier les matchs et briefer les bénévoles, afin d’éviter les retards le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer le règlement du tournoi
3 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
5
Contacter les arbitres
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le gymnase
10
Réserver les tapis de compétition
11
Organiser le personnel de premiers secours
2 personnes
12
Publier le planning du tournoi
2 personnes
13
Établir le tableau des matchs
3 personnes
14
Commander les dossards et les bracelets
15
Commander les prix et médailles
16
Réserver le catering
2 personnes
17
Tester la musique et le micro
2 personnes
18
Vérifier les données des participants
2 personnes
19
Préparer le briefing des bénévoles
20
Confirmer les participants
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Imprimer le planning du match
2 personnes
24
Trier les médailles et les prix
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
6 personnes
26
Poser les tapis de compétition
6 personnes
27
Installer les tables du jury
3 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
29
Installer la sono
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Vérifier les vestiaires
2 personnes
33
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
34
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
35
Donner le briefing des arbitres
4 personnes
36
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

37
Enregistrer les participants
4 personnes
38
Vérifier le poids et la catégorie
4 personnes
39
Encadrer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
40
Encadrer les matchs
12 personnes
41
Enregistrer les résultats de la compétition
3 personnes
42
Guider le public vers les places assises
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Réapprovisionner en sandwiches et fruits
2 personnes
46
Contrôler les déchets et les tables
2 personnes
47
Annoncer les pauses
48
Annoncer les finalistes
2 personnes
49
Encadrer les finales
10 personnes
50
Remettre les médailles
4 personnes
51
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
52
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

53
Ranger les tapis de compétition
6 personnes
54
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
55
Ranger le service traiteur
3 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
58
Rendre le gymnase propre
4 personnes
59
Publier les résultats
2 personnes
60
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Ranger le stock restant
2 personnes
63
Rassembler les justificatifs et les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de compétitionqté 4
Chaises de coachqté 8
Panneaux de scoreqté 4
Compteurs manuelsqté 12
Chronomètresqté 6
Chasubles rougesqté 20
Dossards de compétition bleusqté 20
Protège-têtesqté 20
Protège-poitrineqté 20
Protège-brasqté 20
Protège-tibiasqté 20
Coussins d’escalierqté 8
Pneus de secoursqté 20
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 300
Médaillesqté 120
Gobeletsqté 12
Classeurs de certificatsqté 150

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Imprimantesqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8

Décoration

Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Nappesqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Spray désinfectantqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gantsqté 4

Éclairage

Lampes à pilesqté 6

Courses

Courses

Conseils

Fixez le règlement avant l’ouverture des inscriptions : catégories, âge, poids, durée des combats et modalités de classement doivent être identiques pour tous. Prévoyez au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et corriger les informations manquantes.
Réservez le gymnase et les tapis avant d’annoncer la date. Pour chaque aire de combat, comptez une table de score, un chronomètre, des compteurs manuels et des chaises pour les coachs.
Ne laissez pas la sécurité au dernier moment : confirmez l’équipe de premiers secours au moins 7 jours avant le tournoi et vérifiez que les protections nécessaires sont disponibles pour chaque catégorie.
Publiez le planning et le tableau des matchs dès que les inscriptions sont vérifiées, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez une version imprimée sur place au cas où l’ordinateur ou l’imprimante ne fonctionnerait pas.
Organisez un briefing des bénévoles de 20 à 30 minutes avant l’ouverture des portes. Répartissez clairement l’accueil, les vestiaires, les scores, le rangement, le catering et l’accompagnement des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de taekwondo ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase et les tapis, contacter les arbitres, ouvrir les inscriptions et commander les dossards, médailles et protections.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de taekwondo ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant le tournoi si possible. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les catégories, les poids, les besoins alimentaires et les coordonnées des participants avant d’établir les matchs.
Combien d’arbitres faut-il prévoir pour un tournoi de taekwondo ?: Le nombre dépend du nombre d’aires de combat et du règlement retenu. Prévoyez au minimum une équipe d’arbitrage par aire active, puis ajoutez une personne pour les scores et une relève afin d’éviter les interruptions.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de taekwondo ?: Vérifiez les données des participants, les tableaux des matchs, les médailles, les dossards, les protections et le fonctionnement du micro. Imprimez aussi le planning et chargez les batteries externes avant l’arrivée des équipes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.