Zo organiseer je een taekwondotoernooi

Begin met de datum, sporthal en wedstrijdvorm voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna het toernooireglement vast, open de inschrijving en regel scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, controleer je de gegevens en maak je de wedstrijdindeling. De laatste dagen draaien om materiaalcontrole, een duidelijke vrijwilligersbriefing en een hal die op tijd is ingericht met matten, scoreborden en omroep.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Toernooireglement vastleggen
3 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Inschrijfformulier openen
2 personen
5
Scheidsrechters benaderen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Sporthal reserveren
10
Wedstrijdmatten reserveren
11
EHBO-bezetting regelen
2 personen
12
Toernooiplanning publiceren
2 personen
13
Wedstrijdindeling maken
3 personen
14
Startnummers en polsbandjes bestellen
15
Prijzen en medailles bestellen
16
Catering reserveren
2 personen
17
Muziek en omroep testen
2 personen
18
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
19
Briefing voor vrijwilligers maken
20
Deelnemers bevestigen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Wedstrijdschema printen
2 personen
24
Medailles en prijzen sorteren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
26
Wedstrijdmatten leggen
6 personen
27
Jurytafels inrichten
3 personen
28
Registratiebalie inrichten
3 personen
29
Omroepinstallatie opstellen
2 personen
30
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Kleedkamers controleren
2 personen
33
EHBO-tafel inrichten
2 personen
34
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
35
Scheidsrechtersbriefing geven
4 personen
36
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

37
Deelnemers registreren
4 personen
38
Gewicht en categorie controleren
4 personen
39
Openingsceremonie begeleiden
3 personen
40
Wedstrijden begeleiden
12 personen
41
Wedstrijdresultaten registreren
3 personen
42
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Broodjes en fruit aanvullen
2 personen
46
Afval en tafels controleren
2 personen
47
Pauzes omroepen
48
Finalisten aankondigen
2 personen
49
Finales begeleiden
10 personen
50
Medailles uitreiken
4 personen
51
Slotwoord verzorgen
2 personen
52
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

53
Wedstrijdmatten opruimen
6 personen
54
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
55
Catering opruimen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
58
Sporthal schoon opleveren
4 personen
59
Uitslagen publiceren
2 personen
60
Bedankbericht versturen
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
63
Declaraties en facturen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Wedstrijdmattenaantal 4
Coachstoelenaantal 8
Scorebordenaantal 4
Handtellersaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Rode wedstrijdvestenaantal 20
Blauwe wedstrijdvestenaantal 20
Hoofdbeschermersaantal 20
Borstbeschermersaantal 20
Armbeschermersaantal 20
Scheenbeschermersaantal 20
Trapkussensaantal 8
Reservebandenaantal 20
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 300
Medaillesaantal 120
Bekersaantal 12
Certificaatmappenaantal 150

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Kleedkamerbankenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 3
Printersaantal 2
Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Bannersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiesprayaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Handschoenenaantal 4

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het reglement vast voordat je het inschrijfformulier opent. Noteer onder meer categorieën, gewichtsklassen, beschermingsregels, wedstrijdduur en de manier waarop je deelnemers indeelt; wijzigingen achteraf zorgen snel voor discussie.
Plan de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum en controleer daarna alle deelnemersgegevens. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat catering en wedstrijdplanning niet op de wedstrijddag nog moeten worden aangepast.
Regel scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers vroeg en geef iedereen een concrete taak. Maak daarnaast een briefing met meldtijd, taakverdeling, pauzes en een contactpersoon voor problemen tijdens het toernooi.
Controleer sportmateriaal minstens één keer vóór de opbouw. Tel wedstrijdmatten, coachstoelen, scoreborden, handtellers en stopwatches; leg ook rode en blauwe wedstrijdvesten en reservebanden apart klaar.
Print het wedstrijdschema en controleer de techniek voordat deelnemers binnenkomen. Test de omroepinstallatie, microfoons, laptop, printers, verlengkabels en stekkerdozen en sorteer medailles en prijzen per onderdeel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taekwondotoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met datum, sporthal, reglement en reserveringen. Scheidsrechters, EHBO en vrijwilligers regel je bij voorkeur uiterlijk 6 weken voor de wedstrijddag.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een taekwondotoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 2 tot 3 weken voor het toernooi. Zo houd je nog tijd over om deelnemersgegevens te controleren, de wedstrijdindeling te maken en het schema te publiceren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een taekwondotoernooi?: Reken naast de scheidsrechters op minimaal 2 vrijwilligers per wedstrijdmat voor tijd, score en registratie, plus mensen voor ontvangst, catering, EHBO-ondersteuning en opbouw. Bij meerdere matten groeit de bezetting mee met het aantal gelijktijdige wedstrijden.
Wat moet ik de dag voor een taekwondotoernooi controleren?: Controleer de deelnemerslijst, wedstrijdindeling, geprinte schema’s en gesorteerde medailles. Test ook de omroepinstallatie en printers en zet alle sportmaterialen, tafels, stoelen en cateringbenodigdheden per ruimte klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.