Organiser un tournoi de hockey sur glace, étape par étape

Commencez par réserver la patinoire et fixer le format avant d’inviter les équipes. Le nombre de matchs détermine ensuite la durée, les arbitres, la table de marque et le personnel de premiers secours. Préparez le règlement et le programme avant de finaliser les inscriptions, puis vérifiez les compositions et les coordonnées de chaque participant. Les oublis les plus fréquents concernent le matériel de secours, les formulaires de match, les chasubles et les solutions de recharge pour les équipements électroniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver la patinoire
3
Déterminer le format du tournoi
3 personnes
4
Inviter les équipes
2 personnes
5
Établir le programme de la compétition
2 personnes
6
Finaliser les arbitres
7
Organiser le jury de table
8
Organiser le personnel de premiers secours
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les équipes
13
Établir la liste des participants
2 personnes
14
Vérifier les coordonnées
15
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
16
Publier le programme du tournoi
17
Vérifier la composition des équipes
2 personnes
18
Commander les prix
19
Distribuer les t-shirts et les chasubles
2 personnes
20
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les prix et les médailles
24
Imprimer les formulaires de match
25
Informer les participants
2 personnes
26
Vérifier le bulletin météo et trafic
27
Trier les courses
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier les vestiaires
2 personnes
31
Vérifier l’accès et les voies de circulation
2 personnes
32
Vérifier le terrain de jeu
3 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Installer la table du jury
2 personnes
36
Brancher le chronomètre de match
2 personnes
37
Tester le tableau d’affichage
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
40
Préparer la trousse de premiers secours
41
Monter le buffet traiteur
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
46
Installer la signalétique
2 personnes
47
Préparer les médailles et les coupes
2 personnes
48
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

49
Enregistrer les équipes
3 personnes
50
Accueillir le public
3 personnes
51
Faire le discours d’ouverture
52
Prendre des photos d’équipe
2 personnes
53
Encadrer les matchs
5 personnes
54
Enregistrer les scores
2 personnes
55
Suivre les pénalités de temps
56
Annoncer les pauses
57
Servir les boissons
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
60
Réapprovisionner le café et le thé
61
Vérifier les gradins et la salle
2 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes
63
Remplacer le matériel de compétition
2 personnes
64
Mettre à jour les résultats
65
Annoncer les finalistes
66
Encadrer la finale
5 personnes
67
Assurer la remise des prix
3 personnes
68
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

69
Ranger le service traiteur
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
72
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
73
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
74
Nettoyer les gradins
3 personnes
75
Trier les déchets
2 personnes
76
Remettre le lieu en état
2 personnes
77
Retirer la décoration
2 personnes
78
Éteindre l’équipement
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Ranger le stock restant
2 personnes
81
Partager les résultats
82
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Palets de hockey sur glaceqté 30
Chasubles d’entraînementqté 40
Bâtons de hockey de rechangeqté 12
Cônesqté 20
Ballons de matchqté 4
Filets de butqté 2
Lacets de rechangeqté 20
Autocollants pour casqueqté 40
Médaillesqté 80
Gobeletsqté 4
Trophée du fair-play
Fanions d’équipeqté 8
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4

Équipement

Tableau des scores
Chronomètre de compétition
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4
Mégaphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Thermomètreqté 2

Catering

Courses

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Panneau départ et arrivéeqté 2
Signalisation du parcours de courseqté 12
Supports de bannièreqté 6
Nappesqté 8
Fond de scène
Ballonsqté 80
Ruban décoratifqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à batterieqté 8

Nettoyage

Raclettes de solqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Poubelles à pédaleqté 8
Poubellesqté 10
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bandages de glaceqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 4

Bureau

Fiches de matchqté 100
Feuilles de scoreqté 40
Badges des participantsqté 160
Porte-badgesqté 160
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 12
Presse-papiersqté 12
Papier pour imprimanteqté 2
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 2
Étiquettes nominativesqté 200

Conseils

Réservez la patinoire avant d’annoncer la date : bloquez aussi le temps nécessaire à l’installation, aux changements d’équipes et au rangement. Un tournoi avec plusieurs matchs dépasse vite la seule durée de glace prévue.
Définissez le format avant d’envoyer les invitations. Le nombre d’équipes, la durée des périodes et les pauses permettent de construire un programme réaliste et d’éviter des matchs ajoutés au dernier moment.
Confirmez les équipes avant de publier le programme. Vérifiez la composition, les coordonnées et les besoins alimentaires de chaque groupe afin de pouvoir transmettre une liste fiable aux arbitres, à la table de marque et aux secours.
Préparez la table de marque avec un tableau des scores, un chronomètre de compétition, les formulaires imprimés et un ordinateur ou une tablette chargée. Prévoyez des rallonges, multiprises, câbles de recharge et batteries externes : les prises disponibles sont souvent insuffisantes.
Contrôlez le matériel la veille et récupérez les prix et médailles avant l’ouverture. Comptez les palets, chasubles, bâtons de rechange, cônes et lacets, puis placez les équipements d’accueil, de signalisation et de sonorisation à des endroits définis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un tournoi de hockey sur glace ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver la patinoire, inviter les équipes et finaliser les arbitres. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, imprimer les documents et contrôler le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations aux équipes ?: Envoyez-les dès que la date, la patinoire et le format sont fixés, idéalement 6 semaines avant le tournoi. Demandez une réponse sous 10 à 14 jours pour conserver du temps pour les relances et les remplacements.
Comment calculer la durée d’un tournoi de hockey sur glace ?: Additionnez la durée de chaque match, les pauses, les changements d’équipes et une marge d’au moins 15 minutes par tranche de deux matchs. Ajoutez aussi le temps d’installation et de remise des prix au début et à la fin du programme.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de hockey sur glace ?: Contrôlez les équipes confirmées, les coordonnées, le règlement, les formulaires de match, les médailles et tout le matériel de jeu. Faites cette vérification au moins 24 heures avant l’accueil pour pouvoir remplacer un équipement manquant.

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