Zo organiseer je een ijshockeytoernooi

Begin met de ijsbaan en werk daarna pas het programma uit. Leg de datum, beschikbare ijstijd en het toernooiformaat vast voordat je teams uitnodigt. Regel vervolgens officials, tafeljury en EHBO, zodat elke wedstrijd bezet is. In de laatste fase controleer je teams, materiaal en communicatie: van reservehockeysticks en hesjes tot wedstrijdformulieren, klok en scorebord. Zo voorkom je dat een ontbrekende vrijwilliger of een onduidelijk schema op de toernooidag alles vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
IJsbaan reserveren
3
Toernooiformaat bepalen
3 personen
4
Teams uitnodigen
2 personen
5
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
6
Scheidsrechters vastleggen
7
Tafeljury regelen
8
EHBO-bezetting regelen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Teams bevestigen
13
Deelnemerslijst maken
2 personen
14
Contactgegevens controleren
15
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
16
Toernooischema publiceren
17
Teamindeling controleren
2 personen
18
Prijzen bestellen
19
Shirts en hesjes verdelen
2 personen
20
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Prijzen en medailles ophalen
24
Wedstrijdformulieren printen
25
Deelnemers informeren
2 personen
26
Weers- en verkeersbericht controleren
27
Boodschappen sorteren
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Kleedkamers controleren
2 personen
31
Toegang en looproutes controleren
2 personen
32
Speelveld controleren
3 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Tafeljurytafel inrichten
2 personen
36
Wedstrijdklok aansluiten
2 personen
37
Scorebord testen
2 personen
38
Omroepinstallatie testen
2 personen
39
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
40
EHBO-koffer klaarzetten
41
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Registratiebalie inrichten
2 personen
46
Bewegwijzering ophangen
2 personen
47
Medailles en bekers klaarzetten
2 personen
48
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

49
Teams registreren
3 personen
50
Publiek ontvangen
3 personen
51
Openingswoord verzorgen
52
Teamfoto's maken
2 personen
53
Wedstrijden begeleiden
5 personen
54
Scores registreren
2 personen
55
Tijdstraffen bijhouden
56
Pauzes omroepen
57
Dranken serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Hapjes serveren
3 personen
60
Koffie en thee bijvullen
61
Tribune en zaal controleren
2 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Wedstrijdmateriaal vervangen
2 personen
64
Uitslagen bijwerken
65
Finalisten bekendmaken
66
Finale begeleiden
5 personen
67
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
68
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

69
Catering opruimen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
72
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
73
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
74
Tribune schoonmaken
3 personen
75
Afval sorteren
2 personen
76
Locatie opleveren
2 personen
77
Versiering verwijderen
2 personen
78
Apparatuur uitschakelen
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
81
Uitslagen delen
82
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

IJshockeypucksaantal 30
Trainingshesjesaantal 40
Reservehockeysticksaantal 12
Pylonenaantal 20
Wedstrijdballenaantal 4
Doelnettenaantal 2
Reservevetersaantal 20
Helmstickersaantal 40
Medaillesaantal 80
Bekersaantal 4
Fairplaytrofee
Teamvaantjesaantal 8
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4

Apparatuur

Scorebord
Wedstrijdklok
Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Handmegafoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermometeraantal 2

Catering

Boodschappen

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Start- en finishbordaantal 2
Wedstrijdbewegwijzeringaantal 12
Bannerhoudersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Podiumachtergrond
Ballonnenaantal 80
Decoratieve tapeaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24
Pedaalemmersaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJsbandagesaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Zaklampenaantal 4

Kantoor

Wedstrijdformulierenaantal 100
Scorebladenaantal 40
Deelnemersbadgesaantal 160
Badgehoudersaantal 160
Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12
Klembordenaantal 12
Printerpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 2
Naamstickersaantal 200

Tips

Reserveer de ijsbaan voordat je een datum definitief communiceert. Plan naast de speeltijd ook minimaal 60 minuten voor opbouw, teamindeling en uitloop; een strak schema zonder wisselruimte loopt snel achter.
Bepaal het wedstrijdformaat vóór de uitnodigingen verstuurd worden. Noteer per wedstrijd de speeltijd, pauze en wisseltijd en tel alle blokken op, zodat je weet hoeveel ijsuren je werkelijk moet reserveren.
Leg officials en ondersteuning vroeg vast: regel per wedstrijd een scheidsrechter en zorg daarnaast voor een tafeljury en EHBO-bezetting. Bevestig deze rollen uiterlijk 14 dagen vooraf en maak een reserveplanning voor uitval.
Publiceer het wedstrijdschema pas nadat aanmeldingen, teamindeling en contactgegevens zijn gecontroleerd. Stuur deelnemers het definitieve schema en de wedstrijdregels uiterlijk 7 dagen voor het toernooi, zodat wijzigingen niet op de wedstrijddag ontstaan.
Controleer materiaal en techniek in één praktijktest vóór de start. Test scorebord, wedstrijdklok, omroepinstallatie, microfoons en stroomvoorziening en leg reservehockeysticks, pucks, hesjes en wedstrijdformulieren apart klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een ijshockeytoernooi te organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de ijsbaan reserveren, teams uitnodigen, officials regelen en het schema opstellen. Doe de laatste materiaal- en contactcontrole 7 dagen voor het toernooi.
Wanneer moet ik teams uitnodigen voor een ijshockeytoernooi?: Stuur de uitnodigingen zodra datum, ijsbaan en wedstrijdformaat vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Vraag een duidelijke deadline van 3 tot 4 weken voor het toernooi en bevestig de definitieve teams daarna.
Hoeveel scheidsrechters en vrijwilligers heb je nodig?: Voor elke wedstrijd heb je minimaal 1 scheidsrechter nodig. Plan daarnaast per wedstrijd een tafeljury en regel een aparte EHBO-bezetting voor het hele toernooi; wijs voor elke rol minstens 1 reserve aan.
Wanneer publiceer je het wedstrijdschema?: Publiceer het definitieve schema ongeveer 7 dagen vooraf, nadat teams, contactgegevens en teamindeling zijn gecontroleerd. Vermeld ook de aankomsttijd, wedstrijdregels, baanindeling en het aanspreekpunt voor wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.