Organiser un tournoi de hockey sans rien laisser au hasard

Un tournoi de hockey se prépare dans un ordre précis : d’abord les équipes et les inscriptions, puis le calendrier, le terrain et l’accueil. Commencez par fixer le nombre de participants et les règles avant de confirmer les matchs. Réservez aussi les vestiaires, les arbitres et le dispositif de premiers secours assez tôt. Les dernières heures servent surtout à contrôler le terrain, installer les buts, préparer les balles et remettre les dossiers du tournoi aux responsables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Contacter les équipes
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Fixer la composition des équipes
2 personnes
7
Établir le planning des matchs
2 personnes
8
Envoyer les règles du jeu
9
Réserver le lieu
10
Réserver les vestiaires
11
Planifier les arbitres
2 personnes
12
Consigner le contact de premiers secours
13
Confirmer les fournisseurs
14
Vérifier la liste des participants
2 personnes
15
Imprimer les cartes de compétition
16
Envoyer les informations sur l’itinéraire
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer le matériel
3 personnes
20
Remplir les dossiers du tournoi
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Contrôler les terrains de hockey
2 personnes
23
Balisage des terrains
3 personnes
24
Installer les buts
4 personnes
25
Préparer les ballons de match
2 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Aménager le point de restauration
3 personnes
30
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
31
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
32
Accrocher les panneaux
2 personnes
33
Afficher le programme des matchs
34
Tester la musique
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Accueillir les équipes
4 personnes
39
Enregistrer les équipes
3 personnes
40
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
41
Annoncer l'ouverture
42
Encadrer les matchs
8 personnes
43
Suivre les scores du match
2 personnes
44
Veiller au planning
45
Rassembler les balles de match
2 personnes
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Gérer le point café
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les vestiaires
2 personnes
52
Enregistrer les blessures
2 personnes
53
Annoncer les finalistes
54
Encadrer la finale
4 personnes
55
Remettre les prix
3 personnes
56
Dire au revoir aux équipes
3 personnes

Suivi

57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Rassembler le matériel
4 personnes
59
Démonter les buts
4 personnes
60
Dégager les champs
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Trier les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
67
Remettre les clés
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Envoyer les résultats
71
Signaler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 30
Balles de hockey de réserveqté 10
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Chasubles d’équipeqté 40
Siffletsqté 8
Kits de tableau d’affichageqté 4
Chronomètresqté 4
Bâtons de hockey de rechangeqté 8
Masques de gardien de butqté 4
Gants de gardienqté 4
Protège-tibiasqté 8
Sacs isothermes pour les blessuresqté 4
Lacets de rechangeqté 10

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Saladiers de serviceqté 10
Bouteilles verseusesqté 8

Catering

Casiers de boissonsqté 8
Plateaux de snacksqté 12
Pains de glaceqté 24
Coupes de prixqté 3
Rubans de médailleqté 24
Certificats des participantsqté 100

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau départ et arrivée
Porte-programmes de compétitionqté 4
Nappesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Paniers à lingeqté 4
Serviettesqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Poubelles à pédaleqté 4

Courses

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines avant le tournoi et demandez dès le formulaire les allergies, régimes alimentaires et coordonnées d’urgence. Vous éviterez de relancer les participants à la dernière minute.
Établissez le planning des matchs seulement après avoir fixé la composition des équipes. Envoyez les horaires et les règles au moins 7 jours avant, avec l’itinéraire et l’heure d’arrivée demandée.
Confirmez les arbitres, le lieu, les vestiaires et les fournisseurs 10 à 14 jours avant. Prévoyez aussi un contact de premiers secours clairement identifié pour toute la journée.
La veille, refroidissez les boissons, préparez les chasubles et remplissez les dossiers du tournoi. Comptez les balles de match, les balles de réserve, les sifflets, les chronomètres et les bâtons de rechange au lieu de supposer que le matériel est complet.
Arrivez au moins 2 heures avant le premier match pour contrôler les terrains, baliser les zones et installer les buts. Testez ensuite le microphone, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de recueillir les inscriptions, former les équipes, réserver le lieu et les vestiaires, planifier les arbitres et envoyer les informations aux participants.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi de hockey ?: Fermez-les environ 10 à 14 jours avant le tournoi. Il vous restera assez de temps pour traiter les inscriptions, fixer les équipes, recueillir les besoins alimentaires et établir le planning des matchs.
Combien de temps avant faut-il préparer le terrain de hockey ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant le premier match. Contrôlez l’état des terrains, placez le balisage, installez les buts et préparez les balles avant l’arrivée des équipes.
Que faut-il prévoir pour la sécurité pendant un tournoi de hockey ?: Désignez un contact de premiers secours avant le jour du tournoi et gardez les sacs isothermes pour les blessures accessibles. Vérifiez aussi les protections, les masques et les gants de gardien avant le premier match.

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