Organiser un théâtre étudiant, de la première répétition au salut final

Un théâtre étudiant se prépare dans un ordre précis : bloquer les dates, sécuriser la salle et réunir l’équipe avant de communiquer au public. Le planning des répétitions doit ensuite guider la technique, les costumes, les décors et la billetterie. Les oublis arrivent surtout dans les dernières 48 heures : accessoires non étiquetés, câbles non testés, livrets incomplets ou besoins alimentaires non recueillis. Ce plan vous aide à avancer par étapes, jusqu’à l’accueil des spectateurs et au contrôle final de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Enregistrer les dates et horaires de représentation
2 personnes
2
Confirmer la réservation du lieu
3
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
4
Réserver le matériel technique
2 personnes
5
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
6
Diffuser le planning des répétitions
7
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
8
Créer l’image promotionnelle
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir la billetterie
2 personnes
11
Publier le programme en ligne
12
Planifier les réseaux sociaux
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Envoyer les informations au public
17
Mettre à jour les livrets de texte
2 personnes
18
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Vérifier les éléments de décor
3 personnes
21
Vérifier les costumes
3 personnes
22
Étiqueter les accessoires
2 personnes
23
Coordonner le plan d’éclairage
2 personnes
24
Rassembler les extraits audio
2 personnes
25
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
26
Finaliser la liste de courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Stocker les boissons au frais
2 personnes
29
Charger le décor et les accessoires
4 personnes
30
Préparer le briefing de l'équipe
2 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
33
Nettoyer la salle
3 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
37
Monter la décoration
5 personnes
38
Installer l’éclairage
3 personnes
39
Raccorder le matériel audio
3 personnes
40
Installer les accessoires
2 personnes
41
Préparer les costumes
2 personnes
42
Monter le buffet traiteur
3 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Tester la technique
3 personnes
45
Faire une répétition avec la troupe
8 personnes
46
Préparer l'accueil du public
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
4 personnes
48
Vérifier les billets
2 personnes
49
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
50
Prendre les vestes
2 personnes
51
Accompagner le public jusqu'à la salle
3 personnes
52
Animer le spectacle
4 personnes
53
Gérer les réglages d’éclairage
54
Gérer les extraits audio
55
Ouvrir le buffet de pause
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle
2 personnes
59
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
60
Recevoir les questions du public
2 personnes
61
Accueillir le public du soir
4 personnes
62
Annoncer le programme du soir
63
Animer la représentation du soir
4 personnes
64
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
65
Prononcer le mot de clôture
66
Saluer le public au revoir
3 personnes
67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Rassembler les accessoires
3 personnes
69
Rassembler les costumes
3 personnes
70
Démonter le décor
5 personnes
71
Éteindre la lumière et le son
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
75
Nettoyer la salle
4 personnes
76
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

77
Stocker la restauration restante
2 personnes
78
Laver les costumes
2 personnes
79
Nettoyer les accessoires
2 personnes
80
Faire sécher les éléments de décor
2 personnes
81
Vérifier l'équipement
2 personnes
82
Rendre les articles empruntés
3 personnes
83
Restituer les costumes
2 personnes
84
Trier les matériaux non utilisés
2 personnes
85
Archiver les photos et vidéos
86
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
87
Traiter le décompte final
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 8
Table d’accueil
Portantsqté 2
Cintresqté 140
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Spots lumineuxqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Table lumineuse
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pupitres de scèneqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Clés USBqté 3

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Guirlande en papierqté 10
Plantes artificiellesqté 8
Nappesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 3
Panneaux indicateursqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Colle repositionnableqté 6
Ruban adhésif double faceqté 6
Ciseauxqté 6
Cordeqté 3
Marqueursqté 12
Papier A4qté 500
Dossiers d’impressionqté 6
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 250
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 8

Vaisselle

Verresqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 160
Fourchettesqté 160
Porte-serviettesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Corbeilles à painqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Supports pour filmqté 2
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Gants en caoutchoucqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 2
Poubellesqté 8
Brosse de toilettesqté 3

Conseils

Commencez par confirmer la salle, les dates et les horaires de représentation, puis définissez l’aménagement avant de réserver les spots, microphones, haut-parleurs et autres éléments techniques. Gardez au moins une demi-journée pour tester le matériel sur place.
Diffusez le planning des répétitions dès que le cast et l’équipe sont confirmés. Prévoyez un filage technique avant la représentation pour vérifier les changements de lumière, les extraits audio, les pupitres et les déplacements de décor.
Ouvrez la billetterie après avoir fixé les horaires et le texte promotionnel. Envoyez les informations pratiques au public au moins 3 jours avant : accès, heure d’ouverture des portes, durée prévue et éventuelles consignes d’accueil.
Traitez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires avant de commander le catering. Pour l’accueil, comptez les chaises, la table d’accueil, les badges nominatifs et les panneaux indicateurs en fonction du nombre attendu, puis gardez quelques exemplaires de réserve.
Faites un contrôle complet la veille : costumes sur portants, accessoires étiquetés, éléments de décor vérifiés, livrets du programme imprimés et câbles fixés avec du gaffer. Testez aussi les clés USB et l’ordinateur portable sur le matériel réellement utilisé en représentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un théâtre étudiant ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer la salle, le cast, l’équipe technique, les répétitions et la billetterie. Gardez les 7 derniers jours pour les contrôles, les impressions et les informations au public.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un théâtre étudiant ?: Ouvrez-la dès que les dates, horaires et capacité de la salle sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la première représentation. Cela vous laisse le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster l’accueil.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Finalisez le contenu au plus tard 5 jours avant la représentation et imprimez les livrets 2 à 3 jours avant. Gardez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute et les erreurs de comptage.
Que faut-il vérifier la veille d’un spectacle étudiant ?: Contrôlez les costumes, décors, accessoires, livrets, badges et panneaux, puis testez chaque microphone, haut-parleur, spot, câble et fichier audio. Terminez cette vérification au moins 4 heures avant l’ouverture des portes le jour du spectacle.

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