Zo organiseer je een studententheater van begin tot voorstelling
Begin met de speeldata, tijden en locatie voordat je cast, crew en promotie vastlegt. Daarna werk je in drie lijnen: productie en techniek, repetities en communicatie met publiek. Plan licht, geluid, decor en kostuums ruim voor de eerste voorstelling; ontbrekende kabels, rekwisieten of tekstboekjes vallen vaak pas tijdens een doorloop op. Open de kaartverkoop zodra programma, tijden en publieksinformatie definitief zijn. Gebruik de laatste week voor controles, niet voor grote wijzigingen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Speeldata en tijden vastleggen
2 personen
- 2
Locatiereservering bevestigen
- 3
Zaalindeling bepalen
2 personen
- 4
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
- 5
Cast en crew bevestigen
2 personen
- 6
Repetitieschema verspreiden
- 7
Promotietekst schrijven
2 personen
- 8
Promotiebeeld maken
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Kaartverkoop openen
2 personen
- 11
Programma online publiceren
- 12
Sociale media inplannen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Publieksinformatie versturen
- 17
Tekstboekjes bijwerken
2 personen
- 18
Programmaboekjes printen
2 personen
- 19
Naambadges voorbereiden
- 20
Decoronderdelen controleren
3 personen
- 21
Kostuums controleren
3 personen
- 22
Rekwisieten labelen
2 personen
- 23
Lichtplan afstemmen
2 personen
- 24
Geluidsfragmenten verzamelen
2 personen
- 25
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
- 26
Boodschappenlijst afronden
2 personen
- 27
Boodschappen doen
3 personen
- 28
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
- 29
Decor en rekwisieten inladen
4 personen
- 30
Crewbriefing voorbereiden
2 personen
Event
- 31
Locatie openen
2 personen
- 32
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
- 33
Zaal schoonmaken
3 personen
- 34
Stoelen opstellen
4 personen
- 35
Entreebalie opbouwen
2 personen
- 36
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
- 37
Decor opbouwen
5 personen
- 38
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
- 39
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 40
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
- 41
Kostuums klaarleggen
2 personen
- 42
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 44
Techniek testen
3 personen
- 45
Doorloop met cast uitvoeren
8 personen
- 46
Publieksontvangst voorbereiden
3 personen
- 47
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 48
Kaartjes controleren
2 personen
- 49
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
- 50
Jassen aannemen
2 personen
- 51
Publiek naar de zaal begeleiden
3 personen
- 52
Voorstelling begeleiden
4 personen
- 53
Lichtstanden bedienen
- 54
Geluidsfragmenten bedienen
- 55
Pauzebuffet openen
3 personen
- 56
Hapjes serveren
3 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Servies verzamelen
2 personen
- 59
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
- 60
Publieksvragen ontvangen
2 personen
- 61
Avondpubliek ontvangen
4 personen
- 62
Avondprogramma aankondigen
- 63
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
- 64
Pauzedranken bijvullen
2 personen
- 65
Afscheidswoord verzorgen
- 66
Publiek uitzwaaien
3 personen
- 67
Kassa afsluiten
2 personen
- 68
Rekwisieten verzamelen
3 personen
- 69
Kostuums verzamelen
3 personen
- 70
Decor afbreken
5 personen
- 71
Licht en geluid uitschakelen
3 personen
- 72
Afval verzamelen
3 personen
- 73
Servies afwassen
3 personen
- 74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 75
Zaal schoonmaken
4 personen
- 76
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
- 77
Overgebleven catering opslaan
2 personen
- 78
Kostuums wassen
2 personen
- 79
Rekwisieten schoonmaken
2 personen
- 80
Decor onderdelen drogen
2 personen
- 81
Apparatuur controleren
2 personen
- 82
Geleende spullen retourneren
3 personen
- 83
Kostuums retourneren
2 personen
- 84
Ongebruikte materialen sorteren
2 personen
- 85
Foto's en video's archiveren
- 86
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
- 87
Eindafrekening verwerken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 140
- Klaptafelsaantal 8
- Entreetafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 140
- Afzetpalenaantal 6
Apparatuur
- Lichtspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichttafel
- Mengpaneel
- Speakersaantal 2
- Podiumlessenaarsaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 6
- Kabelgotenaantal 12
- Laptop
- USB-sticksaantal 3
Decoratie
- Achterdoekenaantal 3
- Decorpanelenaantal 8
- Decoratieve doekenaantal 6
- Slingerpapieraantal 10
- Kunstplantenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Krijtbordenaantal 3
- Pijlbordenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Plakgumaantal 6
- Dubbelzijdige tapeaantal 6
- Schaaraantal 6
- Touwaantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
- A4-papieraantal 500
- Printmappenaantal 6
- Naambadgesaantal 40
- Polsbandjesaantal 250
- Pennenaantal 30
- Plakbandaantal 8
Servies
- Glazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 160
- Vorkenaantal 160
- Servettenhouderaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmandenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Foliehoudersaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Ovenwantenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Allesreinigeraantal 4
- Glasreinigeraantal 2
- Vloermoppenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Afwasteiltjesaantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 2
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Wc-borstelaantal 3
Tips
- Leg speeldata, zaalindeling en publiekscapaciteit eerst vast. Reserveer daarna lichtspots, lichttafel, mengpaneel, speakers, microfoons en kabels; technische wijzigingen in de laatste 48 uur veroorzaken meestal vertraging.
- Maak één repetitieschema voor cast en crew en plan minimaal één volledige doorloop met decor, kostuums, rekwisieten, licht en geluid. Controleer USB-sticks, geluidsfragmenten en het tekstboek vóór die doorloop.
- Open de kaartverkoop pas wanneer speeltijden, programma en toegangs- of publieksinformatie klaarstaan. Stuur praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling naar bezoekers, inclusief aanvangstijd en route naar de zaal.
- Plan de publieksstroom apart van het toneel: zet entree- en garderobetafels, garderoberekken, afzetpalen en pijlborden vooraf op hun plek. Wijs per voorstelling minstens één vrijwilliger toe aan ontvangst en één aan zaalbegeleiding.
- Controleer catering, dieetwensen en glazen uiterlijk 2 dagen vooraf en tel de benodigde hoeveelheden opnieuw. Print programmaboekjes en bereid naambadges pas nadat namen, rollen en eventuele wijzigingen definitief zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een studententheater organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken voor de eerste voorstelling met speeldata, locatie, cast, crew en techniek. Reserveer de zaal en technische benodigdheden zo vroeg mogelijk, omdat beschikbaarheid daar vaak de planning bepaalt.
- Wanneer moet je de kaartverkoop voor een studententheater openen?
- Open de kaartverkoop zodra speeldata, tijden, programma en publieksinformatie definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Zo houd je nog minstens 2 weken over om de verkoop te volgen en promotie bij te sturen.
- Wanneer plan je de generale repetitie?
- Plan de generale repetitie 1 tot 3 dagen voor de eerste voorstelling. Gebruik dezelfde decoropstelling, lichtspots, geluidsfragmenten, kostuums en rekwisieten als tijdens het optreden.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een studententheater?
- Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor zaalindeling, decor, licht, geluid, kabelgoten en publieksontvangst. Plan daarna minstens 60 minuten voor een technische controle en een korte doorloop zonder publiek.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!