Comment organiser un tea time sans rien oublier

Un tea time se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer les invités, choisir le menu, réserver la vaisselle et organiser les livraisons. Prévoyez les besoins alimentaires dès l’inscription, car ils influencent les pâtisseries, les sandwiches et les boissons. La veille, regroupez les produits non périssables et préparez la signalétique. Le jour même, installez d’abord les tables et le buffet, puis gardez les produits frais et les bouchées pour la dernière ligne droite.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Définir le nombre final d’invités
6
Confirmer les livraisons et les réservations
7
Définir le menu et les options alimentaires
2 personnes
8
Réserver la vaisselle et le matériel
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
11
Commander des produits frais
12
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
13
Préparer les décorations et la signalisation
2 personnes
14
Créer les panneaux et les badges nominatifs
2 personnes
15
Récupérer les gâteaux et pâtisseries
2 personnes
16
Récupérer les ingrédients frais
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
2 personnes
19
Mettre la nappe et les serviettes
2 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
22
Refroidir les boissons fraîches
23
Préparer les sandwiches
3 personnes
24
Préparer des amuse-bouches salés
3 personnes
25
Portionner les bouchées sucrées
2 personnes
26
Laver et couper les fruits
2 personnes
27
Installer le coin thé et café
2 personnes
28
Étiqueter le buffet et les options diététiques
2 personnes
29
Effectuer la dernière vérification des lieux
2 personnes

Événement

30
Accueillir les invités
3 personnes
31
Servir le thé et le café
3 personnes
32
Servir les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
36
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

37
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
38
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
40
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
41
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Compter et emballer le matériel
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
45
Ranger les restes de stock

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Buffet de serviceqté 2
Table de boissons

Vaisselle

Tasses à théqté 45
Plateaux à théqté 45
Assiettes à gâteauqté 50
Cuillères à caféqté 50
Couteaux de tableqté 50
Fourchettes à gâteauqté 50
Verres à eauqté 50
Théièresqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Couteaux à gâteauqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 6
Serviettesqté 50
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 45
Cartes de menuqté 6
Panneau d’accueil
Décoration de tableqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités avant de confirmer les quantités : comptez environ 3 à 4 bouchées salées et 2 à 3 bouchées sucrées par personne, en plus des parts de gâteau.
Demandez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez que chaque option est clairement identifiée sur le buffet. Une réponse recueillie 7 jours avant permet encore d’adapter le menu.
Réservez la vaisselle et le matériel au moins 10 à 14 jours à l’avance. Prévoyez une tasse, une assiette à gâteau, une cuillère et une fourchette par invité, avec 10 % de pièces supplémentaires.
Installez une table séparée pour les boissons afin d’éviter les files devant le buffet. Refroidissez les boissons fraîches le jour précédent et placez les bouilloires et machines à café près de prises accessibles.
Préparez les sandwiches et les amuse-bouches salés le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée. Découpez et portionnez les bouchées sucrées assez tard pour qu’elles restent présentables et fraîches.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tea time ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour envoyer les invitations, recueillir les inscriptions et réserver la vaisselle ou le matériel. Terminez le nombre final d’invités 7 jours avant, puis confirmez les livraisons quelques jours avant l’événement.
Combien de bouchées prévoir par personne pour un tea time ?: Prévoyez environ 3 à 4 bouchées salées et 2 à 3 bouchées sucrées par personne, en plus du gâteau ou des pâtisseries. Ajoutez environ 10 % de marge si les invités restent plus de 2 heures.
Quand préparer les sandwiches et les pâtisseries ?: Préparez les sandwiches et les bouchées salées 2 à 3 heures avant le début du tea time. Récupérez les gâteaux et pâtisseries le jour même, puis gardez-les à l’abri de la chaleur jusqu’au service.
Quelle vaisselle faut-il prévoir pour un tea time ?: Prévoyez au minimum une tasse à thé, une assiette à gâteau, une cuillère à café et une fourchette à gâteau par invité. Ajoutez 10 % de pièces de rechange, ainsi que des théières, des pichets à lait, des sucriers et des plateaux de service.

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