Checklist pour organiser un spectacle équestre

Un spectacle équestre demande de coordonner les chevaux, les cavaliers, le terrain et le public dans un ordre précis. Cette checklist rassemble les démarches, réservations et vérifications à prévoir, des premières décisions jusqu’à l’installation des boxes. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : assurance, vétérinaire, maréchal-ferrant, stationnement, annonces et matériel de secours. Utilise-la pour suivre l’avancement et répartir clairement les responsabilités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et le terrain
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Prévoir le jury et l’animateur
2 personnes
Réserver le vétérinaire et le maréchal-ferrant
2 personnes
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les chevaux et les cavaliers
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir les listes de départ
2 personnes
Envoyer les listes de départ aux participants
Commander les prix et les rubans
Réserver le catering
Vérifier le matériel de premiers secours
Rédiger les annonces
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Inspecter le terrain et les écuries
3 personnes
Installer les boxes à chevaux
3 personnes
Niveler le terrain
4 personnes
Délimiter la piste de compétition
4 personnes
Installer les éléments de saut et de spectacle
4 personnes
Délimiter les zones du public
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

Enregistrer les chevaux
3 personnes
Vérifier les chevaux et les documents
2 personnes
Encadrer le parking
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les participants jusqu'à la piste
3 personnes
Maintenir la piste en sécurité
2 personnes
Annoncer les manches de compétition
Enregistrer les points et les temps
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Surveiller les pauses des chevaux
3 personnes
Abreuver les chevaux
3 personnes
Enregistrer les incidents
Faire quitter le public en toute sécurité
3 personnes
Accompagner les chevaux vers les remorques
3 personnes

Suivi

Démonter la piste et l’espace public
5 personnes
Ranger le matériel de printemps
4 personnes
Nettoyer les écuries
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Table du jury
Portantsqté 2

Matériel de sport

Barrières de pisteqté 80
Poutres d'équilibreqté 20
Bâtons de sautqté 12
Lettres de dressageqté 12
Cônesqté 24
Mètres rubansqté 3

Soins aux animaux

Boxes pour chevauxqté 20
Bacs à eauqté 24
Gamellesqté 20
Filets à foinqté 20
Fourchettes à crottesqté 6
Brouettesqté 3
Balais d’écurieqté 4
Kits de toilettageqté 4

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Ruban de balisageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Caissesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de bienvenueqté 3
Pupitres de programmeqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à café réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date : réserve le lieu, fixe le programme, vérifie les autorisations et confirme l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions.
Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant le spectacle afin d’enregistrer les chevaux et les cavaliers, de préparer les listes de départ et de transmettre les horaires aux participants.
Prévois une personne pour le jury, une autre pour l’animation et un référent par zone. Une répartition écrite des bénévoles évite de chercher un remplaçant au moment de l’installation.
Contrôle le terrain et les écuries la veille, puis installe les boxes avant l’arrivée des chevaux. Vérifie aussi les barrières de piste, le balisage, les extincteurs et les trousses de premiers secours.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Prépare les annonces, le plan de stationnement, les gilets réfléchissants et les lampes de poche pour gérer les changements rapidement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle équestre ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le terrain, obtenir les autorisations, confirmer l’assurance et organiser les intervenants. Deux semaines avant, les inscriptions et la logistique doivent déjà être largement définies.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un spectacle équestre ?: Clôture-les 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps d’enregistrer les chevaux et cavaliers, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les listes de départ.
Quand installer les boxes pour les chevaux ?: Installe les boxes la veille, après l’inspection du terrain et des écuries. Vérifie ensuite les bacs à eau, les gamelles, les filets à foin et les accès avant l’arrivée des chevaux.
Quel matériel de sécurité prévoir pour un spectacle équestre ?: Prévois des barrières de circulation, du ruban de balisage, des trousses de premiers secours, des extincteurs, des gants de travail et des gilets réfléchissants. Ajoute des lampes de poche si une partie de l’installation ou du départ se fait avec peu de lumière.

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