Organiser une représentation de théâtre sur site le soir

Une représentation théâtrale en soirée demande de coordonner le lieu, le public, la technique et les déplacements avant de penser à la décoration. Commencez par confirmer le spectacle, vérifier les autorisations et fixer la capacité d’accueil. Ensuite, structurez la billetterie, l’itinéraire du public et les besoins de l’équipe. Le jour venu, prévoyez une répétition technique, un éclairage de secours et un vrai créneau pour l’installation comme pour la restitution du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le spectacle et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Déterminer la capacité d’accueil du public
2 personnes
4
Élaborer l’itinéraire et les flux de public
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir la vente de billets en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Planifier les accompagnateurs du public
11
Planifier la répétition technique
2 personnes
12
Organiser les livraisons et les enlèvements
13
Publier les informations au public
14
Vérifier les prévisions météo
15
Imprimer le programme et l’itinéraire
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
18
Restituer le lieu propre et vide
2 personnes
19
Délimiter la décoration et les zones de jeu
3 personnes
20
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Préparer le service traiteur
2 personnes
23
Installer les éléments de décor
3 personnes
24
Aménager l’espace public
4 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer des tables d'accueil
2 personnes
27
Régler les positions de lumière
2 personnes
28
Installer le système de sonorisation
3 personnes
29
Vérifier les micros
2 personnes
30
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
31
Installer le décor et les accessoires
3 personnes
32
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
34
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Préparer les costumes et les accessoires
2 personnes
37
Réaliser la répétition technique
4 personnes

Événement

38
Accueillir les acteurs
2 personnes
39
Faire changer les acteurs
40
Effectuer le contrôle final de la décoration
2 personnes
41
Tenir le briefing de l’équipe
4 personnes
42
Préparer l'accueil du public
3 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Tenir l'entrée et le contrôle des billets
3 personnes
46
Guider le public vers le lieu de jeu
4 personnes
47
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Guider le public vers les places assises
3 personnes
51
Mettre le son et la lumière en état de marche
2 personnes
52
Animer le spectacle
4 personnes
53
Guider le public pendant l’entracte
3 personnes
54
Servir les boissons de la pause
3 personnes
55
Accompagner le public après l'événement
3 personnes
56
Animer le débriefing
2 personnes

Suivi

57
Collecter les restes et les déchets
3 personnes
58
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
59
Démonter le matériel de lumière et de son
3 personnes
60
Démonter la décoration et les accessoires
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Rapporter le matériel
3 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Nettoyer et ranger les costumes
2 personnes
65
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
66
Archiver les données des billets
67
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 8
Portants de logeqté 4
Bancs pliantsqté 4
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour la lecture

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Tissu noirqté 6
Panneaux décoratifsqté 8
Caisses de accessoiresqté 4
Plantes décorativesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de directionqté 20
Panneaux du programmeqté 4
Miroirs de vestiaireqté 4
Cintresqté 40
Housses à vêtementsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12
Tire-bouchonqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 8
Raclettes de solqté 2
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 8
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Bureau

Brochures du programmeqté 130
Scanners de billetsqté 2
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 4
Étiquettes nominativesqté 40
Ruban gafferqté 8
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la capacité d’accueil et le parcours du public : prévoyez les entrées, les sorties, les files et les zones interdites avant d’installer les chaises ou les panneaux de direction.
Planifiez la répétition technique plusieurs heures avant l’arrivée du public. Testez les microphones sans fil, la table de mixage, les projecteurs LED, les câbles et chaque rallonge sur son branchement réel.
Pour une représentation en soirée, préparez au moins deux solutions d’éclairage hors scène : des lampes de chantier pour les circulations et des lampes de poche avec piles pour les imprévus.
Ne commandez pas le catering avant d’avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé le nombre d’inscrits. Ajoutez une marge de 5 à 10 % pour l’équipe, les intervenants et les changements de dernière minute.
Consultez les prévisions météo à J-3 puis le matin même. Si le spectacle se déroule dehors, installez la protection contre les intempéries avant le décor et gardez un plan clair pour déplacer le public et le matériel.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour une représentation théâtrale sur site ?: Ouvrez-la dès que le spectacle, le lieu, la capacité et les conditions d’accès sont confirmés, idéalement 3 à 6 semaines avant la soirée. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer un spectacle de théâtre le soir ?: Prévoyez au minimum 4 heures pour acheminer le matériel, aménager l’espace public, installer les chaises, le décor et la technique. Ajoutez ensuite 1 à 2 heures pour la répétition technique et les corrections.
Que vérifier le jour même avant l’arrivée du public ?: Contrôlez les accès, l’itinéraire, les panneaux, les chaises, l’éclairage des circulations et les branchements audio. Faites cette vérification au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes, puis une dernière inspection 15 minutes avant le début.
Combien de temps faut-il prévoir pour démonter après une représentation ?: Réservez au moins 2 heures après la fin pour enlever le décor, ranger le matériel, évacuer les déchets et restituer le lieu propre et vide. Si des livraisons ou enlèvements sont prévus, confirmez leurs horaires avant le jour du spectacle.

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