Zo organiseer je een avondvoorstelling op locatie

Begin met de voorstelling, locatie en publiekscapaciteit voordat je tickets verkoopt. Werk daarna de route, publieksstromen en vergunningen uit; bij locatietheater bepaalt de plek vaak hoeveel begeleiding en techniek nodig zijn. Plan de technische repetitie ruim vóór de inloop en leg leveringen, catering en afhaalafspraken vast. Op de dag zelf draait alles om testen, markeren, duidelijke routeborden en een plan voor slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Publiekscapaciteit vaststellen
2 personen
4
Route en publieksstromen uitwerken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online ticketverkoop openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Publieksbegeleiders inplannen
11
Technische repetitie plannen
2 personen
12
Leveringen en afhaalafspraken maken
13
Publieksinformatie publiceren
14
Weersverwachting controleren
15
Programma en route afdrukken
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen naar locatie brengen
3 personen
18
Locatie schoon en leeg opleveren
2 personen
19
Decor en speelvlakken markeren
3 personen
20
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
21
Techniek testen
2 personen
22
Catering voorbereiden
2 personen
23
Decorstukken klaarzetten
3 personen
24
Publieksruimte inrichten
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
27
Lichtposities instellen
2 personen
28
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
29
Microfoons controleren
2 personen
30
Stroomkabels veilig afwerken
2 personen
31
Decor en rekwisieten plaatsen
3 personen
32
Routeborden ophangen
2 personen
33
Toiletten controleren
34
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
35
Kleedruimte inrichten
2 personen
36
Kostuums en rekwisieten klaarleggen
2 personen
37
Technische doorloop uitvoeren
4 personen

Event

38
Acteurs ontvangen
2 personen
39
Acteurs laten omkleden
40
Laatste decorcontrole uitvoeren
2 personen
41
Crewbriefing houden
4 personen
42
Publieksontvangst voorbereiden
3 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
45
Entree en ticketcontrole bemannen
3 personen
46
Publiek naar speelplek begeleiden
4 personen
47
Welkomstinformatie uitdelen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
51
Licht en geluid startklaar zetten
2 personen
52
Voorstelling begeleiden
4 personen
53
Publiek tijdens pauze begeleiden
3 personen
54
Pauzedrankjes serveren
3 personen
55
Publiek na afloop begeleiden
3 personen
56
Nagesprek faciliteren
2 personen

Nazorg

57
Restanten en afval verzamelen
3 personen
58
Servies en glazen verzamelen
2 personen
59
Licht- en geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
60
Decor en rekwisieten afbouwen
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Materialen terugbrengen
3 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Kostuums reinigen en opbergen
2 personen
65
Overgebleven catering opruimen
2 personen
66
Ticketgegevens archiveren
67
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Klapbankenaantal 4
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Laptop voor afspelen

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Werklampenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Zwart doekaantal 6
Decorpanelenaantal 8
Rekwisietenkistenaantal 4
Decoratieve plantenaantal 6
Routebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Programmabordenaantal 4
Kleedkamerspiegelsaantal 4
Kledinghangersaantal 40
Kledinghoezenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Voedselcontainersaantal 12
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Kantoor

Programmaboekjesaantal 130
Ticketscannersaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennensetsaantal 4
Naamstickersaantal 40
Gaffer tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de publiekscapaciteit per speelvlak én per route, niet alleen op basis van het aantal stoelen. Houd rekening met doorgangen, wachtruimte, kleedkamers en de plek van techniek en catering.
Plan de technische repetitie vóór de voorstelling met alle actieve speakers, draadloze microfoons, mengpaneel, LED-theaterspots en afspeellaptop. Test ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten op de definitieve posities.
Publiceer publieksinformatie uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling met route, aanvangstijd, verwachte looptijd, kledingadvies en contactinformatie. Druk op de dag zelf extra programma- en routekaarten af voor bezoekers die hun informatie missen.
Maak de avondplanning achterwaarts vanaf de publieksinloop. Zet stoelen, tafels, kapstokken, decorpanelen en rekwisieten ruim vóór ontvangst klaar en reserveer daarna tijd voor een laatste controle van speelvlakken, routeborden en werklampen.
Regel weersbescherming niet pas na de laatste weersverwachting. Controleer het weer uiterlijk de ochtend zelf opnieuw en wijs vooraf aan wie publieksbegeleiders informeert, materialen beschermt en de route veilig houdt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een locatietheater-voorstelling plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, voorstelling, vergunningen en publiekscapaciteit. Open de ticketverkoop pas wanneer route, capaciteit en publieksinformatie voldoende vaststaan.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van locatietheater?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor het plaatsen van stoelen, decor, verlichting, geluid, bewegwijzering en publieksruimte. Reserveer daarna minstens 90 minuten voor techniek testen en een technische repetitie.
Wanneer controleer je het weer voor een avondvoorstelling buiten?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de voorstelling. Neem uiterlijk dan een besluit over weersbescherming, routeaanpassingen en de instructies voor publieksbegeleiders.
Hoeveel publieksbegeleiders heb je nodig bij locatietheater?: Plan minimaal één begeleider per belangrijk routepunt of publieksstroom en voeg één coördinator toe. Bij meerdere speelvlakken of een route met kruisingen heb je vaak 4 tot 6 mensen nodig, afhankelijk van de capaciteit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.