Cómo organizar una función nocturna de teatro de sitio

Una función nocturna de teatro de sitio necesita más que una obra y un espacio: el público debe saber por dónde entrar, dónde esperar y cómo desplazarse con seguridad. Empieza confirmando la ubicación, los permisos, el aforo y el recorrido; después organiza entradas, catering, equipo técnico y personal. El ensayo técnico y la comprobación del tiempo deben quedar cerrados antes del montaje. Esta guía sigue el orden práctico del plan para evitar retrasos, zonas mal señalizadas y problemas de sonido o iluminación.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar espectáculo y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Establecer la capacidad del público
2 personas
4
Definir la ruta y los flujos de público
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir la venta de entradas en línea
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Pedir el catering
10
Programar a los asistentes de público
11
Planificar el ensayo técnico
2 personas
12
Organizar las entregas y las recogidas
13
Publicar información para el público
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Imprimir el programa y la ruta
2 personas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Llevar materiales al lugar
3 personas
18
Entregar el lugar limpio y vacío
2 personas
19
Marcar la decoración y las zonas de juego
3 personas
20
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
21
Probar la técnica
2 personas
22
Preparar el catering
2 personas
23
Preparar los elementos decorativos
3 personas
24
Preparar la zona del público
4 personas
25
Colocar las sillas
4 personas
26
Colocar las mesas de recepción
2 personas
27
Configurar posiciones de iluminación
2 personas
28
Montar el sistema de sonido
3 personas
29
Comprobar los micrófonos
2 personas
30
Asegurar los cables eléctricos
2 personas
31
Colocar la decoración y los atrezos
3 personas
32
Colgar los carteles de ruta
2 personas
33
Comprobar los baños
34
Realizar el control de seguridad
2 personas
35
Preparar el vestuario
2 personas
36
Preparar disfraces y accesorios
2 personas
37
Realizar el ensayo técnico
4 personas

Evento

38
Recibir a los actores
2 personas
39
Ayudar a los actores a cambiarse
40
Realizar la última revisión de la decoración
2 personas
41
Realizar briefing al personal
4 personas
42
Preparar la recepción del público
3 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Preparar café y té
2 personas
45
Atender la entrada y el control de entradas
3 personas
46
Acompañar al público al espacio de juego
4 personas
47
Repartir información de bienvenida
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Guiar al público a sus asientos
3 personas
51
Dejar listos luz y sonido
2 personas
52
Coordinar la presentación
4 personas
53
Guiar al público durante el descanso
3 personas
54
Servir bebidas del descanso
3 personas
55
Guiar al público al final
3 personas
56
Facilitar la charla de cierre
2 personas

Seguimiento

57
Recoger restos y basura
3 personas
58
Recoger vajilla y vasos
2 personas
59
Desmontar el equipo de luces y sonido
3 personas
60
Desmontar la decoración y los elementos de atrezzo
3 personas
61
Limpiar el lugar
4 personas
62
Devolver los materiales
3 personas
63
Devolver los objetos prestados
2 personas
64
Limpiar y guardar los disfraces
2 personas
65
Recoger el catering sobrante
2 personas
66
Archivar los datos de las entradas
67
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 8
Percheros para camerinoscant. 4
Bancos plegablescant. 4
Percheroscant. 4

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil para reproducción

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de trabajocant. 4
Linternascant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Tela negracant. 6
Paneles decorativoscant. 8
Cajas de atrezzocant. 4
Plantas decorativascant. 6
Señales de rutacant. 12
Carteles de flechascant. 20
Carteles del programacant. 4
Espejos de los vestuarioscant. 4
Perchascant. 40
Fundas para ropacant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Contenedores de alimentoscant. 12
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Esponjascant. 8
Limpiacristalescant. 2
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Chalecos reflectantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Oficina

Programascant. 130
Escáneres de entradascant. 2
Portapapelescant. 4
Juego de bolígrafoscant. 4
Pegatinas con nombrecant. 40
Cinta gaffercant. 8
Bridascant. 200

Catering

Compras

Consejos

Define el aforo antes de abrir la venta de entradas. Cuenta las sillas y bancos disponibles, deja pasillos despejados y calcula también el espacio necesario para la ruta del público.
Cierra los permisos y las notificaciones con antelación, idealmente varias semanas antes de la función. No esperes a tener las entradas vendidas: una restricción del lugar puede obligarte a cambiar el recorrido.
Haz pública la información de acceso al menos 3 días antes. Indica la hora de llegada, el punto de entrada, la duración aproximada, la ruta y qué ocurre si llueve.
Programa un ensayo técnico completo, no solo una prueba de sonido. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos LED, cables, regletas y la reproducción desde el portátil en las condiciones nocturnas del lugar.
Prepara el montaje por zonas y etiqueta las entregas y recogidas. Deja listas las señales de ruta, las flechas, el programa, la protección contra la lluvia y las lámparas de trabajo antes de colocar al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una función nocturna de teatro de sitio?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el espectáculo, la ubicación, los permisos, el aforo y el recorrido. Reserva el catering y el equipo técnico antes de abrir la venta de entradas.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando estén confirmados el aforo, el recorrido y las condiciones de acceso, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra las inscripciones al menos 3 días antes si necesitas encargar el catering según el número de asistentes.
¿Cuándo se hace el ensayo técnico de una función nocturna?: Haz un ensayo técnico completo el mismo día, como mínimo 3 horas antes de recibir al público. Prueba sonido, iluminación, micrófonos, reproducción, cables y rutas con la luz real de la noche.
¿Qué hago si llueve durante una función nocturna al aire libre?: Define el plan de lluvia antes de vender entradas y comunícalo al público con al menos 24 horas de antelación si el pronóstico cambia. Prepara protección para la técnica, el catering, la decoración y las zonas de espera, y decide quién anuncia cualquier cambio de recorrido.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.