Organiser un spectacle de théâtre familial sans rien oublier

Un spectacle de théâtre familial se prépare dans cet ordre : confirmer la date, réserver la salle, gérer les inscriptions, puis coordonner la scène, la technique et l’accueil. Prévoyez plusieurs temps distincts pour l’installation, les répétitions, le spectacle et le rangement. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les accès, les câbles et la circulation du public. Une liste définitive des visiteurs et un plan précis de la salle évitent les décisions prises dans l’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Filmer le spectacle
3
Confirmer la date et les heures
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des visiteurs
9
Commander le catering
10
Coordonner la technique
2 personnes
11
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
12
Imprimer le programme
13
Envoyer les indications d'accès
14
Clôturer les inscriptions
15
Établir la liste définitive des visiteurs
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Transporter le matériel technique
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Libérer la salle
4 personnes
21
Installer les éléments de scène
4 personnes
22
Suspendre le fond de scène
2 personnes
23
Installer les éléments de décor
3 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Dégager les allées
2 personnes
26
Installer la table d’accueil
2 personnes
27
Aménager le vestiaire
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer l’éclairage
2 personnes
30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
33
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer les programmes

Événement

39
Tenir la table de billetterie
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Gérer le vestiaire
2 personnes
43
Servir les boissons
3 personnes
44
Accompagner le public à la salle
3 personnes
45
Lancer le spectacle
2 personnes
46
Gérer la lumière et le son
2 personnes
47
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
48
Servir les en-cas de pause
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vérifier la salle pendant la pause
2 personnes
51
Lancer la deuxième représentation
2 personnes
52
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
53
Finaliser le vestiaire
2 personnes
54
Accueillir le public du soir
3 personnes
55
Distribuer le programme du soir
2 personnes
56
Lancer le spectacle du soir
2 personnes
57
Gérer l’éclairage et le son du soir
2 personnes
58
Assurer la pause du soir
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Accompagner le public après l'événement
3 personnes
61
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

62
Démonter les éléments de décor
4 personnes
63
Démonter les éléments de scène
4 personnes
64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Ranger le matériel d’éclairage
2 personnes
66
Remettre les chaises en place
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer la salle
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Ranger le service traiteur
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de bièreqté 8
Tables d'entréeqté 2
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6
Éléments de podiumqté 12
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Fond de scène
Tissus décoratifsqté 6
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4

Panneaux décoratifs

Panneaux décoratifsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Lecteur audio
Câbles HDMIqté 3
Câbles XLRqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Projecteur
Écran de projection
Caisses pliantesqté 8

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Console lumière
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la date avant d’envoyer les invitations, puis indiquez clairement les heures d’ouverture, de représentation et de fin des inscriptions. Gardez au moins 7 jours entre la clôture des inscriptions et la commande du catering.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et demandez les besoins alimentaires dès la réponse. Établissez la liste définitive des visiteurs 3 à 5 jours avant le spectacle pour ajuster les repas, les chaises et les indications d’accès.
Faites un plan de salle avant l’arrivée du matériel : placez la scène, les chaises, les tables d’entrée et les allées. Prévoyez au moins 1 mètre de passage dégagé dans les zones utilisées par les familles et l’équipe.
Testez la technique sur place avant l’ouverture : haut-parleurs, table de mixage, microphones sans fil, ordinateur, lecteur audio et câbles HDMI. Un essai complet 2 à 3 heures avant l’accueil révèle les problèmes de branchement et de volume.
Réservez un créneau séparé pour installer le fond de scène, les éléments de décor et les chaises, puis un autre pour libérer la salle. Filmer le spectacle demande aussi de choisir à l’avance un emplacement qui ne bloque ni les allées ni la vue du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de théâtre familial ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez la salle et confirmez la date dès le début, envoyez ensuite les invitations, puis clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant le spectacle.
Quand faut-il clôturer les inscriptions ?: Clôturez-les 3 à 5 jours avant l’événement si le nombre de places est stable. Ce délai permet d’établir la liste définitive, de commander le catering et d’envoyer les dernières indications d’accès.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 2 à 3 heures pour installer les éléments de scène, le fond de scène, le décor, les chaises et la technique. Ajoutez au moins 30 minutes pour tester le son et vérifier que les allées restent dégagées.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des familles ?: Vérifiez la liste des visiteurs, l’accueil, les indications d’accès, les chaises, les vestiaires et le matériel technique. Faites cette vérification 30 à 60 minutes avant l’ouverture, avec les microphones et la diffusion audio déjà testés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.