Eine Familientheatervorstellung gut organisieren

Bei einer Familientheatervorstellung müssen Bühne, Publikum, Technik und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Starte deshalb mit Location, Datum und Vorstellungszeiten und lege danach Anmeldung, Raumaufteilung und Technik fest. Spätestens zwei Wochen vorher sollten Einladungen verschickt und Ernährungswünsche erfasst sein. In den letzten Tagen geht es um die endgültige Besucherliste, Programme, Einkäufe und einen klaren Aufbauplan für den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Vorstellung aufzeichnen
3
Datum und Zeiten bestätigen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Besucherliste aktualisieren
9
Catering bestellen
10
Technik abstimmen
2 Personen
11
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
12
Programm drucken
13
Wegbeschreibung versenden
14
Anmeldungen schließen
15
Endgültige Besucherliste erstellen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Materialien prüfen
2 Personen
18
Technik transportieren
2 Personen
19
Location öffnen
2 Personen
20
Saal freiräumen
4 Personen
21
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
22
Hintergrund aufhängen
2 Personen
23
Dekorationselemente aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
4 Personen
25
Fluchtwege freihalten
2 Personen
26
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
27
Garderobe einrichten
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
30
Tontechnik anschließen
2 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Lichtstufen einstellen
2 Personen
33
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
34
Toiletten kontrollieren
2 Personen
35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Programme bereitlegen

Event

39
Kartenverkaufstisch besetzen
2 Personen
40
Besucher empfangen
3 Personen
41
Programme ausgeben
2 Personen
42
Garderobe verwalten
2 Personen
43
Getränke servieren
3 Personen
44
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
45
Vorstellung starten
2 Personen
46
Licht und Ton bedienen
2 Personen
47
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
48
Pausensnacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Den Saal während der Pause kontrollieren
2 Personen
51
Zweite Vorstellung starten
2 Personen
52
Publikum beim Verlassen begleiten
3 Personen
53
Garderobe abschließen
2 Personen
54
Abendpublikum empfangen
3 Personen
55
Abendprogramm verteilen
2 Personen
56
Abendvorstellung starten
2 Personen
57
Abendlicht und Ton bedienen
2 Personen
58
Abendpause organisieren
3 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Publikum im Anschluss begleiten
3 Personen
61
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

62
Dekorationselemente abbauen
4 Personen
63
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
64
Tonanlage ausschalten
2 Personen
65
Lichttechnik wegräumen
2 Personen
66
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Saal reinigen
3 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Catering aufräumen
2 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
BiertischeAnz. 8
EingangstischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 6
BühnenelementeAnz. 12
UmkleidetischeAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
DesserttellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
TeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

Hintergrundvorhang
Dekorative StoffeAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4

Dekorative Paneele

DekorplattenAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Laptop
Musikplayer
HDMI-KabelAnz. 3
XLR-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 12
Diaprojektor
Projektionsleinwand
KlappkistenAnz. 8

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 6
LichtstativAnz. 2
Lichtkonsole
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane für Einlass und Garderobe mindestens 30 Minuten vor Vorstellungsbeginn ein. Ein eigener Eingangstisch und ein Garderobenständer verhindern, dass sich die Schlange direkt vor dem Saal bildet.
Schließe die Anmeldungen spätestens 5 bis 7 Tage vor der Vorstellung. So kannst du Sitzplätze, Catering, Programme und Dessertteller anhand einer verlässlichen Besucherzahl vorbereiten.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und HDMI-Kabel mindestens 60 Minuten vor dem Einlass gemeinsam durch. Prüfe dabei auch Ersatzbatterien und die Lautstärke im hintersten Stuhlbereich.
Lege die Stuhlreihen erst nach der Raumaufteilung fest und lasse Fluchtwege vollständig frei. Für eine Familienvorstellung sind freie Sichtlinien besonders wichtig, damit Kinder und kleinere Erwachsene die Bühne sehen.
Bereite Programme, Wegbeschreibung und die endgültige Besucherliste am Vortag vor. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Techniktransport, Dekoration und die Kontrolle der Bühne übrig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Familientheatervorstellung organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Location, dem Datum und den Vorstellungszeiten. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte ich die Anmeldung für die Theatervorstellung schließen?: Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor der Vorstellung. Damit bleiben noch einige Tage für die endgültige Besucherliste, Sitzordnung, Cateringmenge und den Druck der Programme.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Familientheatervorstellung?: Plane für Saal, Bühnenelemente, Hintergrund, Stühle, Dekoration und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Eine zusätzliche Stunde vor dem Einlass sollte für Soundcheck und letzte Korrekturen reserviert sein.
Was sollte man bei einer Familientheatervorstellung oft nicht vergessen?: Häufig fehlen am Veranstaltungstag die finale Besucherliste, Ernährungswünsche, Wegbeschreibung oder ein getestetes HDMI-Kabel. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und kontrolliere Fluchtwege sowie Mikrofone noch einmal vor dem Einlass.

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