Organiser un spectacle de théâtre familial sans rien oublier

Un spectacle de théâtre familial demande plus qu’une réservation de salle et quelques chaises. Il faut verrouiller les horaires, suivre les inscriptions, prévoir les besoins alimentaires et coordonner la technique avant le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer concrètement la salle, la scène, l’accueil et le rangement. Elle inclut aussi les détails souvent réglés trop tard, comme les indications d’accès, le programme imprimé et la liste définitive des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Filmer le spectacle
Confirmer la date et les heures
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Commander le catering
Coordonner la technique
2 personnes
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les indications d'accès
Clôturer les inscriptions
Établir la liste définitive des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Transporter le matériel technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la salle
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Suspendre le fond de scène
2 personnes
Installer les éléments de décor
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les programmes

Événement

Tenir la table de billetterie
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Lancer le spectacle
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier la salle pendant la pause
2 personnes
Lancer la deuxième représentation
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Accueillir le public du soir
3 personnes
Distribuer le programme du soir
2 personnes
Lancer le spectacle du soir
2 personnes
Gérer l’éclairage et le son du soir
2 personnes
Assurer la pause du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public après l'événement
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Démonter les éléments de décor
4 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le matériel d’éclairage
2 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de bièreqté 8
Tables d'entréeqté 2
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6
Éléments de podiumqté 12
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Fond de scène
Tissus décoratifsqté 6
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4

Panneaux décoratifs

Panneaux décoratifsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Lecteur audio
Câbles HDMIqté 3
Câbles XLRqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Projecteur
Écran de projection
Caisses pliantesqté 8

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 6
Pied de projecteurqté 2
Console lumière
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, les heures d’ouverture et les horaires du spectacle avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins un créneau séparé pour l’installation de la scène et un autre pour libérer la salle.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant le spectacle, puis établissez une liste définitive des visiteurs. Utilisez cette liste pour confirmer le catering, les besoins alimentaires et le nombre de places.
Testez la sonorisation avant l’arrivée du public : haut-parleurs, table de mixage, microphones sans fil, ordinateur portable, lecteur audio et câbles HDMI doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.
Prévoyez l’aménagement avant de transporter le matériel. Les allées doivent rester dégagées, les chaises être installées face à la scène et les espaces d’entrée, de vestiaire et de loge rester accessibles.
Préparez le programme et les indications d’accès au moins 3 jours à l’avance. Le jour du spectacle, gardez quelques exemplaires imprimés et désignez une personne pour accueillir les familles et orienter les visiteurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un spectacle de théâtre familial ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la représentation. Fixez dès le départ une date limite d’inscription, puis envoyez les indications d’accès après la clôture des inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et la scène ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures sur place avant l’arrivée du public. Ce créneau doit couvrir le fond de scène, les éléments de décor, les chaises, la technique et le dégagement des allées.
Quand commander le catering pour un spectacle familial ?: Passez la commande au moins 5 à 7 jours avant l’événement, une fois les inscriptions presque closes. Confirmez ensuite le nombre final de visiteurs et les besoins alimentaires 2 à 3 jours avant.
Que faut-il vérifier avec la technique avant le spectacle ?: Faites un test complet au moins 1 heure avant l’ouverture du lieu au public. Vérifiez les haut-parleurs, microphones, câbles HDMI, lecteur audio, ordinateur portable et table de mixage avec les personnes qui les utiliseront.

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