Zo organiseer je een familietheatervoorstelling

Begin met de locatie, de voorstelling en een datum waarop beide beschikbaar zijn. Leg daarna vast hoeveel bezoekers de zaal aankan en werk van daaruit met uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Voor een familietheatervoorstelling moet je bovendien techniek, podium, decor en looppaden ruim vóór de ontvangst testen. De meeste problemen ontstaan doordat bezoekersaantallen, dieetwensen of kabels pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Voorstelling vastleggen
3
Datum en tijden bevestigen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekerslijst bijwerken
9
Catering bestellen
10
Techniek afstemmen
2 personen
11
Zaalindeling bepalen
2 personen
12
Programma afdrukken
13
Routebeschrijving versturen
14
Aanmeldingen afsluiten
15
Definitieve bezoekerslijst maken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen controleren
2 personen
18
Techniek transporteren
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Zaal vrijmaken
4 personen
21
Podiumdelen plaatsen
4 personen
22
Achterdoek ophangen
2 personen
23
Decorstukken plaatsen
3 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Looppaden vrijhouden
2 personen
26
Entreetafel plaatsen
2 personen
27
Garderobe inrichten
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Lichtstanden instellen
2 personen
33
Nooduitgangen controleren
2 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Programma's klaarleggen

Event

39
Kaartverkooptafel bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Programma's uitdelen
2 personen
42
Garderobe beheren
2 personen
43
Dranken serveren
3 personen
44
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
45
Voorstelling starten
2 personen
46
Licht en geluid bedienen
2 personen
47
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
48
Pauzehapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Zaal tijdens pauze controleren
2 personen
51
Tweede voorstelling starten
2 personen
52
Publiek begeleiden bij vertrek
3 personen
53
Garderobe afronden
2 personen
54
Avondpubliek ontvangen
3 personen
55
Avondprogramma uitdelen
2 personen
56
Avondvoorstelling starten
2 personen
57
Avondlicht en geluid bedienen
2 personen
58
Avondpauze verzorgen
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Publiek na afloop begeleiden
3 personen
61
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Decorstukken afbreken
4 personen
63
Podiumdelen afbreken
4 personen
64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Lichtapparatuur opruimen
2 personen
66
Stoelen terugplaatsen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Zaal schoonmaken
3 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Catering opruimen
2 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Biertafelsaantal 8
Entreetafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Dessertbordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Theelepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Decoratieve doekenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4

Decoratieve panelen

Decorpanelenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Laptop
Muziekspeler
HDMI-kabelsaantal 3
XLR-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Diaprojector
Projectiescherm
Klapkistenaantal 8

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Lichtconsole
Sfeerverlichtingaantal 8
Zaklampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas op de voorstellingsdag. Maak uiterlijk enkele dagen eerder een definitieve bezoekerslijst, inclusief kinderen, begeleiders en dieetwensen, zodat je catering en stoelen kunt afstemmen.
Plan techniek en opbouw als twee aparte controles. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, laptop, muziekspeler en HDMI-kabels voordat de zaal wordt gevuld.
Maak de zaalindeling op papier voordat je stoelen en podiumdelen plaatst. Houd een vrije route naar de uitgang en laat ook ruimte over voor entree, garderobe en kinderwagens.
Regel decor en podium niet als laatste klus. Hang het achterdoek op en plaats decorpanelen of decorstukken vóór de stoelen, zodat je geen doorgangen hoeft vrij te maken nadat alles klaarstaat.
Zet programma's, routebeschrijving en ontvangst klaar vóór de locatie opengaat. Controleer daarnaast servies en catering op basis van het definitieve aantal bezoekers, niet op basis van het oorspronkelijke aantal uitnodigingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familietheatervoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, voorstelling en datum. Verstuur uitnodigingen zodra tijden en capaciteit vaststaan en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de voorstelling.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een familietheatervoorstelling?: Tel alle aangemelde bezoekers en begeleiders op en reserveer daarna ongeveer 5 procent extra stoelen. Controleer wel of de zaalindeling, looppaden en zichtlijnen die extra stoelen toelaten.
Wanneer moet ik de techniek testen voor een familietheatervoorstelling?: Test de volledige set uiterlijk één dag vooraf als dat kan, en herhaal de controle bij het openen van de locatie. Controleer geluid, microfoons, laptop, muziekspeler en HDMI-verbinding afzonderlijk.
Wanneer sluit ik de aanmeldingen voor de voorstelling?: Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vóór de voorstelling. Dan kun je de definitieve bezoekerslijst maken, dieetwensen doorgeven en catering, stoelen en programmadrukwerk aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.