Organiser un spectacle de danse, étape par étape

Un spectacle de danse se construit d’abord autour d’une date, d’une salle adaptée et d’un déroulé réaliste. Ensuite, il faut coordonner les groupes, recueillir leurs besoins techniques et ouvrir les inscriptions sans attendre. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les fichiers musicaux, les loges, les câbles et l’accueil du public. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux dernières vérifications le jour du spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Confirmer les groupes de danse
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Faire les réservations pour le matériel
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Préparer le déroulé du spectacle
2 personnes
10
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
11
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Préparer les cartes d'entrée
2 personnes
16
Imprimer le programme
17
Créer le plan technique
2 personnes
18
Calculer les quantités de catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Envoyer les informations au public
21
Faire les courses
2 personnes
22
Récupérer le matériel
2 personnes
23
Copier la musique sur deux supports
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Préparer les vêtements et accessoires
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Monter la scène et la piste de danse
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer des tables d'accueil
2 personnes
30
Aménager le vestiaire
2 personnes
31
Raccorder la sonorisation
3 personnes
32
Monter l’installation lumière
3 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Tester la musique et les cues
3 personnes
35
Balisage sécurisé de la scène
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Préparer les programmes
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Aménager les loges
3 personnes
42
Accueillir les groupes de danse
2 personnes
43
Vérifier les costumes
2 personnes
44
Faire chanter les danseurs
45
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
46
Contrôler les billets
2 personnes
47
Accompagner le public à la salle
3 personnes
48
Ouvrir le spectacle
49
Diffuser la musique pendant le spectacle
2 personnes
50
Gérer les réglages de lumière pendant le spectacle
2 personnes
51
Préparer les artistes à l’heure
2 personnes
52
Servir les boissons de pause
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
55
Tenir le vestiaire
2 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Animer le moment photo
2 personnes
58
Clôturer le spectacle
59
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
60
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

61
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter la scène et la piste de danse
4 personnes
66
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
67
Démonter l’éclairage
3 personnes
68
Ranger les loges
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
71
Rapporter le matériel
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
2 personnes
73
Renvoyer les vêtements empruntés
2 personnes
74
Trier les objets trouvés
75
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables d’accueilqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Tabourets de barqté 6
Tables de logeqté 6
Chaises de logeqté 12
Miroirsqté 6

Équipement

Éléments de podium
Piste de danse
Haut-parleursqté 4
Amplificateursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteurs de musiqueqté 2
Ordinateur portable
Clés USBqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Lampes de travailqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Décoration

Bâche de fond
Tissus décoratifsqté 8
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Poids de ballastqté 8

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Chariot de nettoyage

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et la salle, puis confirmez rapidement les groupes de danse. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réunir les informations techniques et organiser les réservations.
Demandez à chaque groupe ses fichiers musicaux, sa durée de passage et ses besoins au moins 3 semaines avant le spectacle. Vérifiez ensuite chaque fichier et copiez la musique sur deux supports différents.
Préparez un plan technique distinct pour la piste, les haut-parleurs, les amplificateurs, la table de mixage, les microphones et l’éclairage. Repérez les rallonges, multiprises et câbles au moins la veille pour éviter une installation improvisée.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer le catering. Pour l’accueil, préparez les cartes d’entrée, le programme imprimé et les informations pratiques du public au plus tard 3 jours avant.
Organisez les loges avec tables, chaises, portants et miroirs, puis répartissez les bénévoles par créneaux. Gardez au moins 60 minutes entre l’arrivée des danseurs et le début du spectacle pour l’installation, l’échauffement et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les groupes, recueillir les besoins techniques, ouvrir les inscriptions et préparer le déroulé.
Quand faut-il demander les musiques aux groupes de danse ?: Demandez les fichiers musicaux au moins 3 semaines avant le spectacle. Vérifiez-les dès réception et conservez deux copies sur des supports distincts pour limiter le risque de panne ou de fichier manquant.
Que faut-il prévoir pour les loges d’un spectacle de danse ?: Prévoyez les tables et chaises de loge, les portants à vêtements et les miroirs. Installez cet espace au moins 2 heures avant l’ouverture au public afin que les groupes puissent se changer et se préparer sans bloquer les coulisses.
Quand envoyer les informations pratiques au public ?: Envoyez-les 3 à 5 jours avant le spectacle. Indiquez l’horaire, l’accès, les modalités d’entrée et les éventuelles informations alimentaires, puis gardez quelques exemplaires imprimés à l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.