Tanzshow organisieren: der praktische Ablauf

Eine Tanzshow steht und fällt mit einem klaren Ablauf und verlässlicher Technik. Lege zuerst Termin, Programm und Saal fest, bestätige danach die Tanzgruppen und sammle ihre technischen Anforderungen. Anschließend folgen Anmeldung, Werbung, Musikprüfung und die Einteilung der Helfer. Plane spätestens in der letzten Woche einen vollständigen Durchlauf mit Bühnen-, Licht- und Lageplan ein. So bemerkst du fehlende Musikdateien, Kabel oder Umkleidemöglichkeiten nicht erst kurz vor dem Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Tanzgruppen bestätigen
2 Personen
4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
5
Materialreservierungen vornehmen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Werbung online stellen
2 Personen
9
Show-Ablaufplan erstellen
2 Personen
10
Musikdateien sammeln
2 Personen
11
Musikdateien prüfen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Eintrittskarten vorbereiten
2 Personen
16
Programm drucken
17
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
18
Cateringmengen berechnen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Publikumsinformationen versenden
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materialien abholen
2 Personen
23
Musik auf zwei Datenträgern sichern
24
Kühlboxen füllen
2 Personen
25
Kleidung und Accessoires bereitlegen
3 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Bühne und Tanzfläche aufbauen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
30
Garderobe einrichten
2 Personen
31
Musikanlage anschließen
3 Personen
32
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
33
Mikrofone testen
2 Personen
34
Musik und Cues testen
3 Personen
35
Bühne sicher absperren
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Programme bereitlegen
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
41
Umkleiden einrichten
3 Personen
42
Tanzgruppen empfangen
2 Personen
43
Kostüme prüfen
2 Personen
44
Tänzer einsingen lassen
45
Publikumseingang öffnen
3 Personen
46
Karten kontrollieren
2 Personen
47
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
48
Show eröffnen
49
Musik während der Show abspielen
2 Personen
50
Lichtstimmungen während der Show steuern
2 Personen
51
Künstler rechtzeitig bereitstellen
2 Personen
52
Pausengetränke servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks nachfüllen
2 Personen
55
Garderobe besetzen
2 Personen
56
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
57
Fotomoment begleiten
2 Personen
58
Show beenden
59
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
60
Garderobeausgabe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

61
Reste sicher verstauen
2 Personen
62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Abfall trennen
3 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
65
Bühne und Tanzfläche abbauen
4 Personen
66
Tonanlage ausschalten
2 Personen
67
Lichttechnik abbauen
3 Personen
68
Umkleiden aufräumen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
71
Materialien zurückbringen
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
73
Geliehene Kleidung zurückbringen
2 Personen
74
Gefundene Gegenstände sortieren
75
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappstühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
EmpfangstischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
BarhockerAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 6
UmkleidestühleAnz. 12
SpiegelAnz. 6

Ausstattung

Bühnenelemente
Tanzfläche
LautsprecherAnz. 4
VerstärkerAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
MusikplayerAnz. 2
Laptop
USB-SticksAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
ArbeitslichterAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
Dekorative StoffeAnz. 8
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
BallastgewichteAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
Reinigungswagen

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Reihenfolge der Auftritte fest, bevor du das Programm druckst. Plane zwischen den Gruppen mindestens 3 bis 5 Minuten für Umbau, Aufstellung oder Moderation ein.
Fordere von jeder Tanzgruppe bis spätestens 14 Tage vor der Show die Musikdatei und besondere Technikangaben an. Prüfe jede Datei auf Lautstärke, Format und Startpunkt und sichere die fertige Sammlung zusätzlich auf zwei USB-Sticks.
Erstelle einen technischen Lageplan, der Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Lichtstative und Kabelwege zeigt. Klebe Kabel mit Gaffer Tape oder Kabelkanälen ab und halte Arbeitslichter sowie Notbeleuchtung für den Aufbau bereit.
Berechne Catering und Getränke erst nach Ende der Anmeldefrist. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche separat.
Teile Helfer mit konkreten Uhrzeiten ein: mindestens 2 Personen für Empfang und Eintritt, 1 verantwortliche Person für die Musik und je nach Größe des Saals zusätzliche Helfer für Umkleiden und Umbau. Schicke Publikumsinformationen spätestens 3 Tage vor der Show.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Tanzshow organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Saal. Die Tanzgruppen und ihre technischen Anforderungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzshow?: Plane für Bühne, Tanzfläche, Lautsprecher, Licht und Umkleiden mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Ein Technikcheck mit Musik und Mikrofonen sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Wie viele Getränke braucht man für eine Tanzshow?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Kaufe erst nach der Anmeldefrist ein und ergänze die Menge um einen kleinen Puffer von etwa 10 Prozent.
Wann muss die Musik für eine Tanzshow vorliegen?: Fordere alle Musikdateien mindestens 14 Tage vor der Show an und prüfe sie innerhalb der folgenden 2 bis 3 Tage. Am Veranstaltungstag sollten die geprüften Dateien auf zwei getrennten USB-Sticks bereitliegen.

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