Cómo organizar un espectáculo de danza sin perder el control

Organizar un espectáculo de danza exige coordinar grupos, música, escenario, público y camerinos en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, el programa y la sala; después confirma las necesidades técnicas y abre las inscripciones. Durante las semanas siguientes, reúne y prueba los archivos de música, asigna voluntarios y cierra el plano técnico. Los últimos días deben servir para comprobar materiales, preparar accesos, imprimir el programa y dejar la ropa, los accesorios y la música listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Confirmar los grupos de baile
2 personas
4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
5
Hacer reservas de material
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Publicar la promoción en línea
2 personas
9
Crear el plan de la muestra
2 personas
10
Reunir archivos de música
2 personas
11
Comprobar los archivos de música
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Preparar las tarjetas de acceso
2 personas
16
Imprimir el programa
17
Elaborar el plano técnico
2 personas
18
Calcular las cantidades de catering
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Enviar información al público
21
Hacer la compra
2 personas
22
Recoger los materiales
2 personas
23
Poner la música en dos soportes
24
Llenar las neveras portátiles
2 personas
25
Preparar la ropa y los accesorios
3 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Montar el escenario y la pista de baile
4 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Colocar las mesas de recepción
2 personas
30
Montar el guardarropa
2 personas
31
Conectar el equipo de sonido
3 personas
32
Montar la instalación de iluminación
3 personas
33
Probar los micrófonos
2 personas
34
Probar la música y las señales
3 personas
35
Acordonar el escenario de forma segura
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Preparar los programas
2 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar aperitivos
3 personas
40
Montar el buffet de catering
3 personas
41
Montar los vestuarios
3 personas
42
Recibir a los grupos de baile
2 personas
43
Comprobar los disfraces
2 personas
44
Hacer entrar en calor a los bailarines
45
Abrir la entrada para el público
3 personas
46
Comprobar los mapas
2 personas
47
Guiar al público al recinto
3 personas
48
Abrir el espectáculo
49
Poner música durante el espectáculo
2 personas
50
Controlar los niveles de luz durante el espectáculo
2 personas
51
Tener listos a los artistas a tiempo
2 personas
52
Servir bebidas del descanso
4 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer aperitivos
2 personas
55
Atender el guardarropa
2 personas
56
Responder preguntas del público
2 personas
57
Coordinar el momento de fotos
2 personas
58
Cerrar el show
59
Guiar al público hacia la salida
3 personas
60
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

61
Guardar los restos de forma segura
2 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Clasificar residuos
3 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar el escenario y la pista de baile
4 personas
66
Apagar el equipo de sonido
2 personas
67
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
68
Ordenar los vestuarios
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar los sanitarios
2 personas
71
Devolver los materiales
2 personas
72
Guardar la catering sobrante
2 personas
73
Devolver la ropa prestada
2 personas
74
Clasificar los objetos perdidos
75
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesas de recepcióncant. 2
Percheroscant. 4
Taburetes de barcant. 6
Mesas de camerinocant. 6
Sillas de camerinocant. 12
Espejoscant. 6

Equipo

Piezas de escenario
Pista de baile
Altavocescant. 4
Amplificadorescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Músicoscant. 2
Portátil
Memorias USBcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Lámparas de trabajocant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Decoración

Lona de fondo
Paños decorativoscant. 8
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Pesos de lastrecant. 8

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Carro de limpieza

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de invitar a los grupos: reserva al menos 8 semanas para confirmar participantes, material técnico y personal de apoyo.
Pide a cada grupo sus necesidades técnicas con una fecha límite concreta, idealmente 4 semanas antes. No esperes al montaje para descubrir que falta un micrófono, una toma eléctrica o espacio de camerino.
Guarda cada archivo de música con el nombre del grupo y la duración, y pruébalo al menos dos veces. Lleva la música en un portátil y en dos memorias USB para evitar depender de un único soporte.
Abre el formulario de inscripción y recoge las preferencias dietéticas con una fecha de cierre. Con esa información podrás calcular el catering, preparar las tarjetas de acceso y enviar al público instrucciones completas antes del espectáculo.
Haz el plano técnico antes de recoger el material: incluye escenario, pista de baile, altavoces, luces, cables y zonas de paso. El día del evento, llena las neveras portátiles y reserva tiempo para una prueba completa de sonido e iluminación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, confirmar los grupos, recopilar sus necesidades técnicas y resolver cambios sin improvisar.
¿Cuándo hay que pedir la música a los grupos de baile?: Pídela como máximo 4 semanas antes y fija una fecha límite clara. Comprueba todos los archivos una semana después de recibirlos y vuelve a probarlos durante el montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un espectáculo de danza?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 25 asistentes para recepción, accesos y orientación, además de una persona responsable de camerinos y otra de coordinación técnica. Ajusta la cifra si hay varios grupos actuando a la vez.
¿Cuándo se debe cerrar el catering del espectáculo?: Cierra las cantidades entre 5 y 7 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Haz la compra y recoge los materiales en las últimas 24 o 48 horas, según su conservación.

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