Organiser un spectacle de danse, étape par étape

Un spectacle de danse se prépare dans un ordre précis : verrouiller la date et la salle, construire le programme, puis planifier les répétitions et les inscriptions. Les costumes, les fichiers musicaux et le décor doivent ensuite être vérifiés séparément, car un problème dans l’un de ces éléments peut bloquer toute une représentation. Prévoyez aussi la billetterie, le catering et les bénévoles avant la dernière semaine. Le jour J, gardez du temps pour ouvrir la salle, installer le matériel et faire une ultime vérification technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Valider la date et la salle
2 personnes
2
Définir le programme du spectacle
3 personnes
3
Créer le planning des répétitions
2 personnes
4
Établir la liste des participants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Suivre la vente des billets
2 personnes
9
Imprimer le programme
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
12
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
13
Inventorier les costumes de danse
3 personnes
14
Essayer les costumes
4 personnes
15
Réparer les costumes
2 personnes
16
Élaborer le design du décor
3 personnes
17
Acheter le matériel de décoration
2 personnes
18
Commander le catering
2 personnes
19
Acheter les fournitures
2 personnes
20
Trier les cartes du public
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Préparer les costumes
3 personnes
23
Mettre la musique en réserve
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier la salle
3 personnes
27
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
28
Installer les chaises
5 personnes
29
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
30
Aménager le vestiaire
2 personnes
31
Monter la décoration
4 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Régler les positions de lumière
2 personnes
34
Brancher la musique
2 personnes
35
Tester la musique et le micro
3 personnes
36
Tester le back-up technique
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Préparer les boissons
2 personnes
39
Ouvrir l’enregistrement des artistes
2 personnes
40
Habiller les danseurs
5 personnes
41
Maquiller les danseurs
4 personnes
42
Animer l'échauffement
2 personnes
43
Démarrer l’accueil du public
4 personnes
44
Contrôler les billets
3 personnes
45
Accompagner le public à la salle
3 personnes
46
Annoncer le spectacle
47
Gérer la musique pendant le spectacle
2 personnes
48
Gérer l’éclairage pendant le spectacle
2 personnes
49
Accompagner les vestiaires
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir les boissons de pause
4 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
54
Annoncer le départ
55
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
56
Préparer la représentation du soir
5 personnes
57
Accueillir le public du soir
4 personnes
58
Animer la représentation du soir
5 personnes
59
Distribuer les fleurs d’adieu
2 personnes
60
Saluer le public au revoir
4 personnes

Suivi

61
Rassembler les costumes
4 personnes
62
Démonter le décor
5 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Remettre les chaises en place
5 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la salle
4 personnes
68
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Laver les costumes
2 personnes
72
Ranger le matériel de décoration
2 personnes
73
Ranger les stocks non utilisés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Bancs de vestiaireqté 8
Paravents de cabine d'essayageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Ordinateur portable de secours
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Rallongesqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 6
Tissus décoratifsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes en papierqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Bouquets de fleursqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Verres à boireqté 220
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8
Défroisseurs vapeurqté 2
Kits de coutureqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et la salle avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour organiser les répétitions, les inscriptions et les costumes.
Construisez le programme avant de fixer le planning des répétitions. Réservez une répétition générale complète 7 à 10 jours avant le spectacle, puis une courte vérification le jour même.
Testez chaque fichier musical sur le lecteur audio prévu et conservez une copie sur au moins 2 clés USB. Un ordinateur portable de secours évite de dépendre d’un seul appareil.
Essayez les costumes au moins 3 semaines avant la représentation. Notez les retouches, préparez les cintres et répartissez les portants par groupe afin de réduire les changements en coulisses.
Répartissez les bénévoles avant l’ouverture des inscriptions du public. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les coulisses et une pour la régie ou le suivi de la musique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle, préparer le programme, organiser plusieurs répétitions, ajuster les costumes et suivre la vente des billets.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les dès que la date, la salle et le programme provisoire sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Relancez les inscrits environ 10 jours avant pour finaliser les besoins alimentaires et la participation.
Quand tester les musiques et le matériel technique ?: Vérifiez les fichiers musicaux au moins 7 jours avant, puis refaites un test complet à l’ouverture de la salle. Préparez 2 copies des morceaux, des rallonges, des multiprises et un ordinateur de secours.
Quand préparer les costumes et le décor ?: Faites l’inventaire et les essayages des costumes 3 semaines avant, afin de garder le temps pour les réparations. Installez ou testez le décor, les projecteurs LED et les toiles de fond lors de la répétition générale, au plus tard 7 jours avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.