Eine Tanzvorstellung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Tanzvorstellung greifen Planung, Proben, Technik und Einlass ineinander. Lege zuerst Termin, Saal und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Karten verkaufst. Danach folgen Teilnehmerliste, Probenplan, Musik, Kostüme und Dekoration. In der letzten Woche prüfst du Technik, Drucksachen, Catering und Helfer; am Veranstaltungstag zählt ein klarer Zeitplan mit Reserve für Umkleiden, Aufbau und technische Ausfälle.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Saal festlegen
2 Personen
- 2
Vorführungsprogramm festlegen
3 Personen
- 3
Probenplan erstellen
2 Personen
- 4
Teilnehmerliste zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Kartenverkauf nachverfolgen
2 Personen
- 9
Programm drucken
2 Personen
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 12
Musikdateien prüfen
2 Personen
- 13
Tanzkostüme inventarisieren
3 Personen
- 14
Kostüme anprobieren
4 Personen
- 15
Kostüme reparieren
2 Personen
- 16
Dekorentwurf ausarbeiten
3 Personen
- 17
Dekorationsmaterial einkaufen
2 Personen
- 18
Catering bestellen
2 Personen
- 19
Benötigte Materialien kaufen
2 Personen
- 20
Publikumskarten sortieren
2 Personen
- 21
Drehbuch ausdrucken
- 22
Kostüme bereitlegen
3 Personen
- 23
Musik als Reserve bereithalten
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Saal kontrollieren
3 Personen
- 27
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 28
Stühle aufstellen
5 Personen
- 29
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 30
Garderobe einrichten
2 Personen
- 31
Dekor aufbauen
4 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Lichtpositionen einstellen
2 Personen
- 34
Musik anschließen
2 Personen
- 35
Musik und Mikrofon testen
3 Personen
- 36
Technische Backup testen
2 Personen
- 37
Catering bereitstellen
3 Personen
- 38
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 39
Künstlerregistrierung öffnen
2 Personen
- 40
Tänzer umkleiden
5 Personen
- 41
Tänzer schminken
4 Personen
- 42
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 43
Publikumsempfang starten
4 Personen
- 44
Karten kontrollieren
3 Personen
- 45
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
- 46
Vorstellung ankündigen
- 47
Musik während der Vorstellung steuern
2 Personen
- 48
Licht während der Vorstellung bedienen
2 Personen
- 49
Umkleiden betreuen
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
- 54
Abschied ankündigen
- 55
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 56
Abendvorstellung vorbereiten
5 Personen
- 57
Abendpublikum empfangen
4 Personen
- 58
Abendvorstellung begleiten
5 Personen
- 59
Abschiedsblumen verteilen
2 Personen
- 60
Publikum verabschieden
4 Personen
Nachbereitung
- 61
Kostüme einsammeln
4 Personen
- 62
Dekoration abbauen
5 Personen
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Stühle zurückstellen
5 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Saal reinigen
4 Personen
- 68
Umkleiden reinigen
2 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
- 70
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Kostüme waschen
2 Personen
- 72
Dekorationsmaterial verstauen
2 Personen
- 73
Unbenutzte Vorräte verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- TischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 180
- UmkleidebänkeAnz. 8
- UmkleidewändeAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Musikplayer
- Ersatzlaptop
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- USB-SticksAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
Dekoration
- HintergrundtücherAnz. 3
- DekorplattenAnz. 6
- Dekorative StoffeAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- PapiergirlandenAnz. 8
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
- BlumensträußeAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 180
- TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 80
- GabelnAnz. 180
- TortengabelnAnz. 180
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
- WasserkannenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- TablettsAnz. 8
- KleiderdampferAnz. 2
- NähsetsAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Probenplan mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung fest. Plane für jeden Tanz eine konkrete Bühnenzeit ein und berücksichtige zusätzlich 15 bis 20 Minuten für Auf- und Abgänge.
- Sammle die Musikdateien spätestens 10 Tage vorher und prüfe jede Datei einmal auf dem vorgesehenen Musikplayer. Halte die geprüfte Musik zusätzlich auf einem USB-Stick und einem Ersatzlaptop bereit.
- Erfasse Kostümgrößen und fehlende Teile spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Eine Anprobe mit allen Teilnehmenden zeigt früh, ob Reparaturen, zusätzliche Kleiderbügel oder mehr Umkleidebänke nötig sind.
- Teile Helfer für Einlass, Garderobe, Umkleiden und Technik spätestens 7 Tage vorher ein. Öffne den Saal am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn, damit Bestuhlung, Licht, Dekoration und Ton getestet werden können.
- Plane Getränke und Catering nach der bestätigten Teilnehmer- und Gästeliste, nicht nach den ersten Anmeldungen. Sortiere Publikumskarten, drucke das Programm und stelle Teller sowie Getränke spätestens am Vortag bereit, damit am Aufführungstag nur noch gekühlt und verteilt werden muss.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert es, eine Tanzvorstellung zu organisieren?
- Für eine kleine Tanzvorstellung solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen einplanen. Bei vielen Gruppen, Kostümen oder einem Kartenverkauf sind 10 bis 12 Wochen realistischer.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Tanzvorstellung verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering, Bestuhlung und Kartenmenge rechtzeitig feststehen.
- Wie früh muss der Saal am Tag der Tanzvorstellung geöffnet werden?
- Öffne den Saal mindestens 3 Stunden vor Beginn. Für aufwendige Dekoration, mehrere Umkleiden oder umfangreiche Licht- und Tontechnik sind 4 Stunden sicherer.
- Was braucht man als Musik-Backup für eine Tanzvorstellung?
- Bewahre die geprüften Musikdateien auf mindestens zwei USB-Sticks und einem Ersatzlaptop auf. Teste alle Abspielgeräte spätestens am Vortag und halte die Reserve während der Aufführung direkt bei der Technik bereit.
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