Cómo organizar un espectáculo de danza sin perder el control

Organizar un espectáculo de danza requiere coordinar artistas, ensayos, vestuario, música, público y equipos técnicos en un mismo horario. Empieza por fijar la fecha y el salón, y después cierra el programa antes de abrir las inscripciones o vender entradas. Reserva tiempo para probar los disfraces, revisar cada archivo de música y preparar una copia de seguridad. El día de la función, un plan de trabajo con responsables y horas concretas evita que los últimos detalles recaigan en una sola persona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el salón
2 personas
2
Definir el programa de la función
3 personas
3
Hacer el horario de ensayos
2 personas
4
Elaborar la lista de participantes
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Llevar el control de la venta de entradas
2 personas
9
Imprimir el programa
2 personas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Reunir archivos de música
2 personas
12
Comprobar los archivos de música
2 personas
13
Inventariar los trajes de baile
3 personas
14
Probarse los disfraces
4 personas
15
Reparar disfraces
2 personas
16
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
17
Comprar material de decoración
2 personas
18
Pedir el catering
2 personas
19
Comprar suministros
2 personas
20
Clasificar las tarjetas del público
2 personas
21
Imprimir el plan de trabajo
22
Preparar los disfraces
3 personas
23
Poner la música de reserva
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar la sala
3 personas
27
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
28
Colocar las sillas
5 personas
29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
30
Montar el guardarropa
2 personas
31
Montar la decoración
4 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Configurar posiciones de iluminación
2 personas
34
Conectar la música
2 personas
35
Probar la música y el micrófono
3 personas
36
Probar la copia de seguridad técnica
2 personas
37
Preparar la restauración
3 personas
38
Preparar las bebidas
2 personas
39
Abrir el registro de artistas
2 personas
40
Cambiarse los bailarines
5 personas
41
Maquillar a los bailarines
4 personas
42
Guiar el calentamiento
2 personas
43
Iniciar la recepción del público
4 personas
44
Comprobar los mapas
3 personas
45
Guiar al público al recinto
3 personas
46
Anunciar la función
47
Controlar la música durante la actuación
2 personas
48
Controlar la iluminación durante la función
2 personas
49
Acompañar a los vestuarios
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir bebidas del descanso
4 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
54
Anunciar la despedida
55
Guiar al público hacia la salida
3 personas
56
Preparar la función de la noche
5 personas
57
Recibir al público de la noche
4 personas
58
Coordinar la función de la noche
5 personas
59
Repartir flores de despedida
2 personas
60
Despedir al público
4 personas

Seguimiento

61
Reunir los trajes
4 personas
62
Desmontar la decoración
5 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Volver a colocar las sillas
5 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar la sala
4 personas
68
Limpiar los vestuarios
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
70
Devolver los materiales
2 personas
71
Lavar los disfraces
2 personas
72
Guardar el material decorativo
2 personas
73
Guardar el stock no utilizado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 12
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Bancos del vestuariocant. 8
Biombos para probadorescant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Reproductor de música
Portátil de reserva
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Cables alargadorescant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 6
Paños decorativoscant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldas de papelcant. 8
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Ramos de florescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 180
Tenedores de tartacant. 180
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejascant. 8
Vaporizadores de ropacant. 2
Kits de costuracant. 3

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de publicar las invitaciones. Así puedes indicar la duración, el orden de las actuaciones y las necesidades de cada grupo sin cambiar la información después.
Haz el horario de ensayos dejando al menos un bloque específico para probar entradas, salidas y cambios de vestuario. Una función con varios números necesita ensayar también las transiciones, no solo las coreografías.
Guarda cada archivo de música en una memoria USB y en un portátil de reserva, y comprueba que se reproduce completo antes del día del espectáculo. No esperes a la apertura del salón para descubrir que falta una pista o que el formato no funciona.
Cuenta el vestuario por participante y pruébalo con antelación. Deja tiempo para reparar disfraces, preparar percheros y separar los cambios rápidos cerca de los bancos del vestuario.
Asigna voluntarios con tareas y horas concretas: entradas, público, vestuario, sonido y apertura del salón. Enfría las bebidas y coloca programas, sillas, micrófonos, focos y cables antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios grupos. Durante las primeras 2 semanas fija la fecha, el salón y el programa; después organiza ensayos, inscripciones, entradas, vestuario y proveedores.
¿Cuántos ensayos hacen falta para un espectáculo de danza?: Programa al menos 3 ensayos por número: uno para la coreografía, otro con música y otro con entradas, salidas y cambios. Reserva además un ensayo general completo entre 3 y 7 días antes de la función.
¿Cuándo hay que revisar la música y preparar una copia de seguridad?: Revisa todos los archivos como mínimo 7 días antes y vuelve a probarlos el día anterior. Lleva una memoria USB y un portátil de reserva, con las pistas ordenadas según el programa.
¿Cuándo se debe preparar el vestuario y la decoración?: Haz el inventario del vestuario entre 2 y 3 semanas antes, y termina las reparaciones al menos 5 días antes. Monta telones, paneles, guirnaldas y el cartel de bienvenida el mismo día, dejando 2 horas antes de abrir para corregir imprevistos.

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