Organiser un sommet de l’innovation, étape par étape

Un sommet de l’innovation se prépare d’abord comme un projet éditorial, puis comme un événement sur site. Commencez par fixer la date, le lieu et le programme avant de solliciter les intervenants et d’ouvrir les inscriptions. Les semaines suivantes servent à verrouiller les contenus, la restauration, la technique et les informations pratiques. La dernière semaine doit être réservée aux vérifications, aux impressions et à la répétition technique.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Collecter les titres de présentation
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Réserver le prestataire technique
12
Collecter les informations de stationnement
13
Mettre à jour le site web du programme
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Concevoir les brochures du programme
16
Envoyer les informations sur les intervenants
17
Demander les présentations
18
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les programmes
2 personnes
20
Vérifier la liste des participants
21
Envoyer la liste des régimes alimentaires au traiteur
22
Planifier la répétition technique
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Rassembler le matériel
2 personnes
26
Rassembler les présentations des intervenants
27
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
30
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Tester les présentations
2 personnes
34
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
35
Trier les badges nominatifs
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Installer les buffets et les tables d’apéritif
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

40
Accueillir les intervenants
2 personnes
41
Faire le briefing des intervenants
2 personnes
42
Enregistrer les participants
4 personnes
43
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
44
Accompagner l'ouverture
2 personnes
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir la pause-café
3 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
50
Animer les sessions en petits groupes
5 personnes
51
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
54
Encadrer le programme du soir
2 personnes
55
Animer le cocktail networking
3 personnes
56
Annoncer le dernier tour
57
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

58
Sécuriser les présentations
59
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer la salle
4 personnes
63
Démonter la technique
3 personnes
64
Remettre le mobilier en place
4 personnes
65
Emballer le matériel
2 personnes
66
Vérifier les restes
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Remettre le lieu en état
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement
70
Partager les photos et les présentations
71
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 170
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Portant de vestiaireqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 180
Blocs-notesqté 180
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Porte-noms des intervenantsqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les premières invitations. Prévoyez un délai d’au moins 8 semaines pour confirmer les intervenants et obtenir les titres de leurs présentations.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable, idéalement 4 à 6 semaines avant le sommet. Demandez dès le formulaire les régimes alimentaires et vérifiez la liste des participants chaque semaine.
Ne gardez pas les besoins techniques pour les derniers jours : validez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI, les multiprises et le Wi-Fi au moins 10 jours avant.
Envoyez au traiteur la liste des régimes alimentaires 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi les quantités de verres, tasses, assiettes et couverts selon le nombre final d’inscrits, avec une marge d’environ 10 %.
La veille, rassemblez les badges, les programmes imprimés, les présentations et le matériel d’accueil au même endroit. Faites une répétition technique complète 1 à 2 jours avant, avec l’ordinateur utilisé le jour du sommet.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un sommet de l’innovation ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un sommet avec plusieurs intervenants, des inscriptions et un dispositif technique. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les présentations et ajuster le catering au nombre réel de participants.
Quand ouvrir les inscriptions pour un sommet de l’innovation ?: Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement, afin de transmettre au traiteur les effectifs et les besoins alimentaires définitifs.
Quand confirmer les intervenants et leurs présentations ?: Demandez une confirmation ferme au moins 6 semaines avant le sommet et les titres des présentations 4 semaines avant. Relancez les intervenants dont les supports manquent encore 7 à 10 jours avant l’événement.
Quand faire la répétition technique ?: Planifiez-la 1 à 2 jours avant le sommet, dans la salle définitive si possible. Testez chaque microphone, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, le cliqueur, les haut-parleurs et les présentations utilisées.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.