Cómo organizar una cumbre de innovación sin perder el control

Una cumbre de innovación combina ponencias, demostraciones, networking y muchas dependencias entre equipos. Empieza cerrando lugar, fecha y programa; después confirma a los ponentes y abre las inscripciones. La técnica, el catering y la información para asistentes deben avanzar en paralelo, pero con fechas límite claras. El último tramo se centra en comprobar nombres, dietas, presentaciones, materiales y conexiones antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Contactar con los ponentes
2 personas
4
Confirmar ponentes
5
Recopilar títulos de presentación
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
11
Reservar proveedor de técnica
12
Recopilar información de aparcamiento
13
Actualizar la web del programa
14
Diseñar tarjetas de nombre
15
Diseñar folletos del programa
16
Enviar información de los ponentes
17
Solicitar presentaciones
18
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
19
Imprimir folletos del programa
2 personas
20
Comprobar la lista de participantes
21
Enviar la lista de dietas al catering
22
Planificar el ensayo técnico
23
Comprobar la lista de la compra
24
Hacer la compra
2 personas
25
Reunir los materiales
2 personas
26
Recopilar las presentaciones de los ponentes
27
Preparar mostrador de registro
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar el escenario y el espacio para hablar
3 personas
30
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Probar presentaciones
2 personas
34
Preparar el material de registro
2 personas
35
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Montar las mesas de bufé y de aperitivo
3 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

40
Recibir a los ponentes
2 personas
41
Dar la briefing a los ponentes
2 personas
42
Registrar a los participantes
4 personas
43
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
44
Acompañar la inauguración
2 personas
45
Coordinar presentaciones
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Servir la pausa para el café
3 personas
48
Reponer los aperitivos
2 personas
49
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
50
Coordinar sesiones paralelas
5 personas
51
Abrir el bufé de la cena
4 personas
52
Servir comidas especiales
2 personas
53
Recoger la vajilla
3 personas
54
Coordinar el programa de la noche
2 personas
55
Guiar el cóctel de networking
3 personas
56
Anunciar la última ronda
57
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

58
Asegurar las presentaciones
59
Recoger comida y bebida
3 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Limpiar la sala
4 personas
63
Desmontar equipo técnico
3 personas
64
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
65
Empaquetar materiales
2 personas
66
Comprobar sobrantes
2 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Entregar la ubicación
2 personas
69
Enviar mensaje de agradecimiento
70
Compartir fotos y presentaciones
71
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesas plegablescant. 18
Sillascant. 170
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Burra de camerinocant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Punto de acceso Wi-Fi

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejascant. 8

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 180
Portabadgescant. 180
Folletos del programacant. 180
Bolígrafoscant. 180
Bloc de notascant. 180
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Señales direccionalescant. 12
Carteles con nombres de los ponentescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y la fecha antes de invitar a ponentes: necesitas un programa provisional y una capacidad máxima para que las inscripciones no se descontrolen.
Pide a cada ponente el título definitivo y la presentación al menos 7 días antes. Así puedes actualizar la web, preparar el folleto y probar los archivos en el portátil del evento.
Abre el formulario de inscripción cuando tengas horario, ubicación y sesiones principales definidos. Recoge las preferencias dietéticas desde el primer día y envía el listado final al catering 3 días antes.
Programa un ensayo técnico de 60 a 90 minutos el día anterior o a primera hora. Comprueba proyector, pantalla, HDMI, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y clic de presentación.
Prepara la recepción con la lista de participantes, etiquetas con nombres y folletos ordenados por sesión. Reserva tiempo para montar regletas, alargadores, Wi-Fi, mesas de buffet y las estaciones de café antes de recibir al primer asistente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cumbre de innovación?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y proveedores. Deja cerrados el lugar, la fecha y el programa provisional en las primeras 2 semanas, y usa las 2 últimas para confirmaciones y pruebas.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes?: Confírmalos idealmente 6 semanas antes y solicita título, biografía y necesidades técnicas en ese momento. Pide las presentaciones definitivas como mínimo 7 días antes para poder revisarlas y probarlas.
¿Cuándo se debe enviar la lista de dietas al catering?: Envía una primera estimación al reservar el catering y el listado actualizado 3 días antes. Comprueba también las inscripciones el día anterior, porque suelen aparecer cambios de última hora.
¿Cuánto dura el ensayo técnico de una cumbre?: Reserva entre 60 y 90 minutos para probar cada presentación, el proyector, la pantalla, los micrófonos y el sonido. Si hay demostraciones o conexiones remotas, añade otros 30 minutos de margen.

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