Innovationsgipfel organisieren: der Ablauf, der funktioniert
Ein Innovationsgipfel steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Programm und Location fest, bevor du Referenten und Technik verbindlich anfragst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Catering; erst kurz vor dem Termin werden Unterlagen, Namensschilder und Material finalisiert. Plane außerdem eine technische Generalprobe ein: Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Präsentationsklicker müssen gemeinsam getestet werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Referenten bestätigen
- 5
Präsentationstitel sammeln
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Catering reservieren
- 11
Technikdienstleister reservieren
- 12
Parkinformationen sammeln
- 13
Programmwebsite aktualisieren
- 14
Namensschilder entwerfen
- 15
Programmhefte gestalten
- 16
Referenteninformationen versenden
- 17
Präsentationen anfordern
- 18
Namensschilder drucken
2 Personen
- 19
Programmhefte drucken
2 Personen
- 20
Teilnehmerliste prüfen
- 21
Diätliste an den Caterer schicken
- 22
Technische Generalprobe planen
- 23
Einkaufsliste prüfen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 26
Vorträge der Referenten sammeln
- 27
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Bühne und Rednerbereich aufbauen
3 Personen
- 30
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 31
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Präsentationen testen
2 Personen
- 34
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 35
Namenskarten sortieren
2 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Buffet- und Stehtische einrichten
3 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 39
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 40
Referenten empfangen
2 Personen
- 41
Sprecherbriefing geben
2 Personen
- 42
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 43
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 44
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 45
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffeepause servieren
3 Personen
- 48
Snacks auffüllen
2 Personen
- 49
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 50
Breakout-Sessions begleiten
5 Personen
- 51
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
- 52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 53
Geschirr abräumen
3 Personen
- 54
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 55
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 56
Letzte Runde ankündigen
- 57
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Präsentationen sichern
- 59
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Saal reinigen
4 Personen
- 63
Technik abbauen
3 Personen
- 64
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 65
Materialien einpacken
2 Personen
- 66
Reste kontrollieren
2 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 69
Dankesnachricht versenden
- 70
Fotos und Präsentationen teilen
- 71
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Empfangstresen
- KlappischeAnz. 18
- StühleAnz. 170
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 12
- BuffetischeAnz. 6
- Umkleideraum-GarderobeAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- WLAN-Hotspot
Geschirr
- WeingläserAnz. 180
- WassergläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 180
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- KaffeelöffelAnz. 180
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 10
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- TablettsAnz. 8
Dekoration
- NamensschilderAnz. 180
- BadgehalterAnz. 180
- ProgrammhefteAnz. 180
- StifteAnz. 180
- NotizblöckeAnz. 180
- TischläuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- Namensschilder für SprecherAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- MüllbeutelhalterAnz. 8
- PutzeimerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 3
- WischmoppsAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location, bevor du das Programm veröffentlichst. Prüfe dabei nicht nur Sitzplätze, sondern auch Empfangstresen, Garderobe, Rednertisch, Buffetische und genügend Stromanschlüsse.
- Sammle Vortragstitel frühzeitig und setze eine feste Frist für Präsentationen, zum Beispiel 14 Tage vor dem Gipfel. So bleiben Zeit für Programmheft, Website und Moderation.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Datum, Programm und Veranstaltungsort feststehen. Erfasse dort direkt Ernährungswünsche und prüfe die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor dem Termin.
- Schicke dem Caterer die Diätliste nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 5 Werktage vorher. Rechne außerdem mit getrennten Mengen für Wasser, Kaffee und Geschirr, wenn Empfang, Pausen und Catering zeitlich auseinanderliegen.
- Plane die technische Generalprobe mindestens 1 Tag vorher mit allen Präsentationen. Teste jedes Mikrofon, den Mischpult-Kanal, Lautsprecher, WLAN-Hotspot, Verlängerungskabel und den Wechsel zwischen den Laptops.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Innovationsgipfel organisieren?
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Programm. Referenten sollten direkt danach angefragt und spätestens 8 Wochen vor dem Termin bestätigt werden.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Innovationsgipfel verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vorher und öffne das Anmeldeformular gleichzeitig. Eine erste Teilnehmerprüfung nach 2 Wochen zeigt, ob du nachfassen musst.
- Wie viele Tage vorher müssen Präsentationen vorliegen?
- Fordere die finalen Präsentationen spätestens 14 Tage vor dem Innovationsgipfel an. So kannst du Programmheft, Website und technische Prüfung ohne Zeitdruck aktualisieren.
- Wann findet die technische Generalprobe statt?
- Plane die Generalprobe spätestens am Vortag, idealerweise mit dem vollständigen Ablauf. Sie sollte mindestens 60 bis 90 Minuten dauern, damit Präsentationen, Funkmikrofone, Beamer und Ton einzeln getestet werden können.
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