Comment organiser un salon IT sans perdre le fil

Un salon IT se prépare dans un ordre précis : le lieu et la date d’abord, puis les exposants, les intervenants et les inscriptions. Le programme, les besoins techniques et le plan des stands doivent être verrouillés avant de commander le catering et d’imprimer les supports. Les oublis arrivent surtout dans les dernières 48 heures : accès parking, badges, livraisons, câbles et informations destinées aux bénévoles. Voici une méthode concrète pour garder la main jusqu’à l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du salon
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Inviter les intervenants
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
8
Enregistrer les exposants
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir le programme des interventions
2 personnes
12
Préparer le plan du stand
2 personnes
13
Commander le catering
14
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
15
Envoyer les infos de parking
16
Vérifier la liste des participants
2 personnes
17
Personnaliser les badges
2 personnes
18
Imprimer le plan
19
Imprimer le programme
20
Informer les exposants
2 personnes
21
Briefer les bénévoles
2 personnes
22
Confirmer les livraisons
23
Faire les courses
2 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
27
Installer la table d’inscription
2 personnes
28
Marquer les emplacements des stands
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les cloisons de stand
4 personnes
31
Accrocher les panneaux du stand
3 personnes
32
Brancher les écrans
3 personnes
33
Installer les ordinateurs portables
3 personnes
34
Tester le Wifi
2 personnes
35
Tester les présentations
2 personnes
36
Régler l’éclairage
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
39
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Afficher le programme

Événement

42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Informer les visiteurs
2 personnes
46
Soutenir les exposants
2 personnes
47
Animer les présentations
2 personnes
48
Veiller au planning
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le déjeuner
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Vérifier la technique en cours de route
2 personnes
56
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

59
Rassembler les objets perdus
2 personnes
60
Éteindre l’équipement
3 personnes
61
Démonter le matériel du stand
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Rassembler la vaisselle
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Stocker la restauration restante
2 personnes
71
Archiver les données des visiteurs
72
Envoyer un e-mail de remerciement
73
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tables de standqté 24
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 180
Tabouretsqté 24
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Écransqté 12
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Pointeurs laserqté 3
Routeurs Wi-Fiqté 3
Switches réseauqté 4
Câbles réseauqté 30
Multiprisesqté 30
Rallongesqté 20
Clés USBqté 20
Webcamsqté 4
Microphones de présentationqté 2
Souris sans filqté 12
Claviersqté 12
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Lampadairesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de rangementqté 12

Catering

Percolateurs à caféqté 2
Bacs à buffetqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Râteliers de refroidissementqté 6
Courses

Décoration

Bannières du salonqté 12
Panneaux directionnelsqté 16
Porte-nomsqté 220
Nappesqté 30
Braceletsqté 220
Porte-badgesqté 220
Plantesqté 12

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Bloque le lieu et la date avant de lancer les invitations : prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les exposants, les intervenants et les besoins techniques.
Ferme les inscriptions environ 7 jours avant le salon afin de vérifier les participants, recueillir les besoins alimentaires et personnaliser les badges sans travailler dans l’urgence.
Demande à chaque exposant la liste de son matériel et ses exigences techniques au moins 10 jours avant l’événement. Vérifie notamment les ordinateurs, écrans, projecteurs, prises, rallonges et connexions réseau.
Finalise le programme et le plan des stands 5 à 7 jours avant l’ouverture. Imprime ensuite le programme, le plan et les badges avec les mêmes noms et horaires pour éviter les incohérences à l’accueil.
Organise un briefing des bénévoles la veille et confirme les livraisons avant l’ouverture du lieu. Réserve le premier contrôle sur place aux câbles, multiprises, routeurs Wi-Fi, microphones et éclairages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon IT ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les exposants et intervenants, ouvrir les inscriptions, puis traiter les besoins techniques et alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon IT ?: Envoyez une première invitation dès que la date et le lieu sont confirmés, puis relancez les inscrits 7 à 10 jours avant le salon. Le rappel doit contenir les horaires, le parking et les consignes d’accueil.
Quand finaliser le programme et le plan des stands ?: Verrouillez-les 5 à 7 jours avant l’événement. Après cette échéance, informez immédiatement les exposants et imprimez les supports pour éviter les changements de dernière minute.
Que vérifier la veille d’un salon IT ?: Contrôlez les livraisons, les badges, le matériel rassemblé et le briefing des bénévoles. Sur place, prévoyez au moins 60 minutes avant l’accueil pour tester le Wi-Fi, les projecteurs, les microphones, les câbles et les prises.

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