Eine IT-Messe Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Location zuerst fest und plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf für Aussteller, Redner und Anmeldungen ein. Ohne bestätigte Fläche lässt sich die Standaufteilung nicht zuverlässig erstellen.
• Frage technische Anforderungen spätestens 3 Wochen vor der Messe ab. Für Vorträge solltest du Präsentationslaptops, Projektoren, Mikrofone, WLAN, Netzwerk-Switches und ausreichend Verlängerungskabel einplanen.
• Schließe die Besucherliste 2 bis 3 Tage vor dem Termin und personalisiere danach die Badges. Drucke zusätzlich Lageplan und Programm, damit Änderungen am Empfang nicht handschriftlich gelöst werden müssen.
• Bestelle das Catering erst, wenn Anmeldezahlen und Ernährungswünsche belastbar sind, aber spätestens 7 Tage vorher. Rechne Geschirr wie Kaffeetassen, Gläser und Teller je nach Ablauf mit etwa 10 Prozent Reserve.
• Bestätige Lieferungen am Vortag und weise Freiwillige vor der Öffnung in Empfang, Standbetreuung und Technik ein. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, damit Stände, Bildschirme und Kabel getestet werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine IT-Messe organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Termin, Location und Aussteller brauchen den längsten Vorlauf; Technik, Catering und Drucksachen sollten in den letzten 3 Wochen konkretisiert werden.

Wann sollte man die Aussteller für eine IT-Messe einladen?

Lade die Standbetreiber direkt nach der Termin- und Locationbestätigung ein, spätestens 8 Wochen vor der Messe. Bitte bei der Registrierung auch um Standgröße, Personalzahl und technische Anforderungen.

Wie viel Vorlauf braucht das Vortragsprogramm?

Plane das Programm etwa 4 Wochen vor dem Termin vorläufig und bestätige die Beiträge spätestens 2 Wochen vorher. Dann bleiben noch mindestens 7 Tage für Programm, Lageplan und Hinweise an die Aussteller.

Wann sollte die Technik für eine IT-Messe geprüft werden?

Sammle alle Anforderungen bis 3 Wochen vorher und teste die komplette Technik am Vortag. Am Messetag sollte zusätzlich mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein kurzer Funktionstest mit Präsentationslaptop, Projektor, Mikrofon und Netzwerk stattfinden.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst