Cómo organizar una Feria de TI sin perder el control
Una Feria de TI necesita dos planes paralelos: el programa para visitantes y la operación técnica de los puestos y las ponencias. Empieza fijando la fecha y reservando el lugar; después confirma expositores, ponentes, inscripciones y necesidades de cada stand. En las semanas finales, cierra el plano, el catering, las acreditaciones y las conexiones. El día anterior, comprueba entregas, materiales, equipos y señalización para no resolver problemas de red o proyección cuando ya hayan llegado los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha de la feria
- 3
Invitar a los expositores
2 personas
- 4
Invitar a los ponentes
- 5
Publicar el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar la promoción en línea
- 8
Registrar a los expositores
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Elaborar el programa de intervenciones
2 personas
- 12
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 13
Pedir el catering
- 14
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
- 15
Enviar la información de aparcamiento
- 16
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
- 17
Personalizar las acreditaciones
2 personas
- 18
Imprimir el plano
- 19
Imprimir el programa
- 20
Informar a los responsables de los stands
2 personas
- 21
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 22
Confirmar entregas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Reunir los materiales
3 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Despejar la zona de carga y descarga
3 personas
- 27
Colocar la mesa de inscripción
2 personas
- 28
Marcar los espacios de los stands
3 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 30
Montar las paredes del stand
4 personas
- 31
Colgar carteles del stand
3 personas
- 32
Conectar las pantallas
3 personas
- 33
Preparar los portátiles
3 personas
- 34
Probar el wifi
2 personas
- 35
Probar presentaciones
2 personas
- 36
Configurar la iluminación
2 personas
- 37
Montar el punto de café
2 personas
- 38
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
- 39
Preparar el mostrador de registro
2 personas
- 40
Colocar la señalización
2 personas
- 41
Colgar el programa
Evento
- 42
Recibir a los expositores
3 personas
- 43
Registrar a los visitantes
4 personas
- 44
Repartir acreditaciones
2 personas
- 45
Informar a los visitantes
2 personas
- 46
Apoyar a los expositores
2 personas
- 47
Coordinar presentaciones
2 personas
- 48
Vigilar el horario
- 49
Servir café y té
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Servir el almuerzo
4 personas
- 52
Servir comidas especiales
2 personas
- 53
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
- 54
Comprobar los baños
- 55
Comprobar la técnica durante el evento
2 personas
- 56
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
- 57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 58
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 59
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 60
Apagar el equipo
3 personas
- 61
Desmontar los materiales del stand
4 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Recoger la vajilla
3 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Clasificar residuos
3 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Inventariar materiales
2 personas
- 68
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 69
Devolver el material alquilado
2 personas
- 70
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 71
Archivar los datos de los visitantes
- 72
Enviar correo de agradecimiento
- 73
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 4
- Mesas altascant. 24
- Mesas bistrocant. 12
- Sillascant. 180
- Taburetescant. 24
- Paredes para standscant. 24
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 12
- Pantallascant. 12
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Portátiles para presentacionescant. 2
- Punteros lásercant. 3
- Routers wificant. 3
- Switches de redcant. 4
- Cables de redcant. 30
- Regletascant. 30
- Cables alargadorescant. 20
- Memorias USBcant. 20
- Webcamscant. 4
- Micrófonos de presentacióncant. 2
- Ratones inalámbricoscant. 12
- Tecladoscant. 12
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 8
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 8
- Lámparas de piecant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
Catering
- Termos de cafécant. 2
- Bandejas de bufécant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Rejillas de enfriamientocant. 6
- Compras
Decoración
- Banners de la feriacant. 12
- Señales direccionalescant. 16
- Portatarjetas de nombrecant. 220
- Mantelescant. 30
- Pulserascant. 220
- Portabadgescant. 220
- Plantascant. 12
Limpieza
- Aspiradorascant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Papeleracant. 12
- Paños de microfibracant. 20
- Guantes de limpiezacant. 12
Consejos
- Cierra las necesidades técnicas con cada expositor y ponente al menos 14 días antes. Pregunta por portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, tomas eléctricas y conexión de red; así puedes calcular cables, regletas, alargadores y routers sin improvisar.
- Haz el plano de puestos después de registrar a los expositores, no antes. Reserva espacio para paredes de stand, mostradores, mesas altas y sillas, y deja pasillos suficientemente amplios para que las entregas y el público circulen sin bloquearse.
- Publica el programa cuando las intervenciones estén confirmadas y envíalo junto con el plano. Imprime una copia del programa y del plano para la entrada y prepara también información de aparcamiento: son dos detalles que muchos asistentes buscan justo antes de llegar.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y entrega el recuento final al catering con varios días de margen. Calcula tazas, vasos y platos según el número confirmado, no según una estimación inicial que puede quedarse corta.
- Abre el lugar antes de la llegada del público y asigna una persona a cada control: acreditaciones, expositores, ponentes y técnica. Prueba cada proyector, pantalla, portátil, micrófono, webcam y conexión de red con los cables y adaptadores que se usarán durante la feria.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Feria de TI?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha e invitar a expositores y ponentes. Dedica las 2 últimas semanas a cerrar inscripciones, programa, plano, catering y requisitos técnicos.
- ¿Cuándo hay que confirmar la tecnología de los stands?
- Recopila los requisitos técnicos entre 3 y 4 semanas antes y confirma cada entrega como máximo 7 días antes. Haz una prueba completa de red, proyección, sonido y alimentación el día anterior.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa de una Feria de TI?
- Cierra el programa 10-14 días antes, cuando las intervenciones y sus horarios estén confirmados. Después imprime el programa, actualiza la información online y comunica cualquier cambio a ponentes y responsables de stands.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una Feria de TI?
- Comprueba las entregas, reúne los materiales, personaliza las acreditaciones y coloca el plano y el programa. Reserva al menos 2 horas para probar equipos, conexiones, micrófonos y proyectores antes de abrir el lugar.
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