Organiser un salon informatique, étape par étape

Un salon informatique se prépare d’abord comme un marché, puis comme un espace technique. Commence par fixer les horaires, réserver le lieu et dessiner le plan des stands avant d’ouvrir les inscriptions aux vendeurs. Ensuite, verrouille les besoins en énergie, en réseau et en postes de test, car les câbles et les prises sont souvent traités trop tard. Termine par l’accueil, les paiements, la signalétique et une vérification complète du matériel avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Créer le plan du marché
2 personnes
4
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l’annonce en ligne
8
Accrocher les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Confirmer les vendeurs
11
Attribuer les numéros de table
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recenser les besoins en énergie
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Confirmer les accords avec les fournisseurs
16
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
17
Commander de la monnaie en espèces
18
Imprimer la liste des vendeurs
19
Impression de la signalétique
20
Publier les informations aux visiteurs
21
Vérifier la liste des courses
22
Faire les courses
2 personnes
23
Rassembler le matériel et les équipements
2 personnes
24
Vérifier le matériel de test
2 personnes
25
Vérifier la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer des snacks longue conservation
28
Préparer l'espace café et thé
29
Planifier le transport vers le lieu
2 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Marquer les emplacements des vendeurs
2 personnes
34
Installer des points d’alimentation
3 personnes
35
Installer les postes de test
3 personnes
36
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Monter la table de catering
2 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Installer les poubelles
40
Accueil des vendeurs
3 personnes
41
Guider les vendeurs vers les tables
2 personnes
42
Raccorder les produits aux stations de test
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
44
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
2 personnes
46
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
47
Encadrer les postes de test
2 personnes
48
Assurer le service traiteur
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
50
Réapprovisionner le café et le thé
51
Vérifier les tables et les allées
2 personnes
52
Vider les poubelles
53
Vérifier les toilettes
54
Informer les vendeurs de la fermeture
55
Fermer le comptoir d’entrée
2 personnes
56
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
57
Éteindre les stations de test
2 personnes

Suivi

58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Retirer les câbles électriques
2 personnes
60
Emballer les restes du catering
2 personnes
61
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Sécuriser les objets trouvés
64
Recharger le matériel
3 personnes
65
Fermer le lieu
2 personnes
66
Nettoyer les matériaux réutilisables
2 personnes
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Bureau d’accueil
Tabourets de barqté 4
Table plianteqté 2

Équipement

Ordinateurs portables pour les postes de testqté 3
Écransqté 3
Claviersqté 3
Sourisqté 3
Switch réseau
Routeur wifi
Imprimante d'étiquettes
Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Câbles HDMIqté 6
Câbles DisplayPortqté 4
Câbles USBqté 10
Câbles Ethernetqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Clés USBqté 6
Protections pour multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 6
Multimètresqté 2
Jeux de tournevisqté 3
Bouteilles d’air compriméqté 6
Testeur de câbles informatiques
Scanners portatifsqté 2
Lampes de bureauqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 80

Cuisine

Thermosqté 4
Plateauxqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 24
Panneaux pour les exposantsqté 24
Supports de prixqté 80
Banderole de marché
Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Marquages de câblesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de chantierqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Dessine le plan du marché avant de confirmer les vendeurs : numérote chaque table et réserve des passages assez larges pour l’accueil, les visiteurs et le transport du matériel.
Demande les besoins électriques et alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les vendeurs non répondants au moins 7 jours avant le salon. Cela évite de découvrir la veille qu’un poste nécessite une prise dédiée.
Teste chaque poste informatique avant l’ouverture : ordinateur portable, écran, clavier, souris, câbles et connexion réseau. Prévois au moins 30 minutes sur place pour corriger les branchements ou remplacer un élément défectueux.
Prépare la caisse et le terminal de paiement avant l’arrivée du public. Commande la monnaie plusieurs jours à l’avance et garde une liste imprimée des vendeurs à l’accueil pour retrouver rapidement chaque numéro de table.
Ne regroupe pas tout le câblage au dernier moment : sépare les câbles Ethernet, HDMI, DisplayPort et USB, protège les multiprises et fixe les rallonges au sol. Un dernier contrôle du réseau et des postes doit avoir lieu avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon informatique ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, recruter les vendeurs, publier les inscriptions et organiser la communication. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les besoins techniques, les bénévoles, les paiements et le matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des vendeurs ?: Ouvre le formulaire dès que la date, les horaires et le plan provisoire du marché sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Demande dès ce stade le nombre de tables souhaité, les besoins en énergie et les besoins alimentaires.
Combien de postes de test faut-il prévoir dans un salon informatique ?: Prévois un poste de test par démonstration prévue, puis ajoute au moins un poste de secours pour éviter l’arrêt d’une activité en cas de panne. Vérifie chaque poste environ 30 minutes avant l’ouverture et garde des câbles USB, vidéo et Ethernet de rechange.
Quand faut-il préparer la caisse et la monnaie ?: Vérifie la caisse, le terminal de paiement et la procédure d’encaissement au plus tard la veille. Commande la monnaie plusieurs jours avant et teste le paiement dès l’installation du bureau d’accueil, avant l’arrivée des visiteurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.