Organiser un salon du terrarium, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le salon autour des exposants et des contraintes liées aux animaux. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les autorisations doivent être traités avant de préparer les stands. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les badges, les prix, la caisse, la signalétique et le matériel technique. Un plan de stand imprimé et des consignes envoyées à temps évitent la plupart des blocages le jour venu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier les informations du salon
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les exposants
2 personnes
8
Préparer le plan du stand
2 personnes
9
Envoyer les consignes pour les animaux
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Vérifier les autorisations
12
Enregistrer le mode de paiement
2 personnes
13
Imprimer le plan
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Préparer les listes de prix
2 personnes
16
Créer les panneaux d'information
2 personnes
17
Trier les bracelets
18
Préparer la caisse
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Informer les exposants par téléphone
2 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
25
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer la table d'accueil
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
33
Installer les comptoirs exposants
4 personnes
34
Aménager le stand d’information
2 personnes
35
Monter le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer les listes d’inscription
2 personnes
39
Préparer les contrôles des animaux
2 personnes

Événement

40
Accueillir les exposants
4 personnes
41
Effectuer les dernières vérifications des stands
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Enregistrer l’entrée
3 personnes
44
Informer les visiteurs
2 personnes
45
Vérifier les animaux et les stands
3 personnes
46
Servir le service traiteur
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Vérifier les stocks
52
Clôturer la caisse
2 personnes
53
Reconduire les visiteurs
3 personnes
54
Faire le départ des exposants
3 personnes
55
Vérifier la sécurité des animaux
2 personnes

Suivi

56
Démonter le matériel du stand
4 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Vider les glacières
2 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Évacuer les déchets
2 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Stocker la restauration restante
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Envoyer des messages aux exposants
68
Classer les factures et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de standqté 30
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table d’accueil
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Ventilateursqté 4
Thermomètres numériquesqté 6
Hygromètresqté 6
Lampes de pocheqté 6
Porte-prixqté 35
Feuilles d’inscriptionqté 150
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Caisse d'espècesqté 2
Bacs à monnaieqté 2
Caisses de transport pour animauxqté 6
Toiles de protectionqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 10
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Nappesqté 35
Autocollants flèchesqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 12
Bouilloiresqté 3

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de solliciter les exposants : vérifiez notamment les autorisations, les accès, les prises électriques et la ventilation de la salle.
Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir une liste fiable des exposants. Demandez leurs besoins alimentaires et confirmez leur présence avant de finaliser le plan des stands.
Traitez les animaux comme une contrainte d’organisation à part : transmettez les consignes par écrit et prévoyez des thermomètres numériques, des hygromètres, des ventilateurs et des lampes de poche.
Préparez l’accueil au moins quelques jours avant l’ouverture : badges nominatifs, bracelets triés, listes de prix, plan imprimé, panneaux directionnels et monnaie doivent être regroupés au même endroit.
Testez la caisse et les terminaux de paiement avant l’arrivée du public. Installez les rallonges, multiprises, haut-parleurs et éclairages avant de disposer les tables, afin de ne pas déplacer les stands ensuite.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du terrarium ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, contacter les exposants, vérifier les autorisations et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et la préparation du matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon du terrarium ?: Confirmez les exposants environ 2 semaines avant le salon, une fois les inscriptions et les besoins techniques connus. Rappelez ensuite les consignes pour les animaux par téléphone ou par écrit dans la dernière semaine.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez une table d’accueil, les badges, les bracelets, le plan imprimé, les panneaux de direction et une caisse avec suffisamment de monnaie. Faites un essai des terminaux de paiement au moins 24 heures avant l’ouverture.
Comment organiser les stands d’un salon du terrarium ?: Attribuez un numéro à chaque stand et dessinez le plan avant de déplacer les tables. Imprimez plusieurs exemplaires du plan et installez les panneaux numérotés avant l’arrivée des exposants, idéalement le matin du montage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.