Cómo organizar una feria de terrarios sin improvisar

Una feria de terrarios necesita más coordinación que una simple exposición: debes cuadrar expositores, puestos, animales, cobros y condiciones del espacio. Empieza fijando fecha y lugar, y trabaja después hacia las inscripciones y la distribución. En los últimos días se concentran los fallos habituales: permisos sin comprobar, cables insuficientes, etiquetas sin imprimir o expositores que no conocen las normas para animales. Este orden te permite llegar al montaje con cada área asignada y los materiales preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Preparar la lista de expositores
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar la información de la feria
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Confirmar expositores
2 personas
8
Hacer el plano de puestos
2 personas
9
Enviar las pautas para animales
2 personas
10
Hacer reservas
11
Comprobar permisos
12
Registrar método de pago
2 personas
13
Imprimir el plano
14
Preparar acreditaciones
2 personas
15
Preparar listas de precios
2 personas
16
Hacer carteles informativos
2 personas
17
Clasificar las pulseras
18
Preparar la caja registradora
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Preparar señales de ruta
2 personas
23
Informar por teléfono a los expositores
2 personas
24
Preparar la restauración
2 personas
25
Preparar la caja y el cambio
2 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
27
Preparar la mesa de recepción
2 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Colgar los números de stand
2 personas
33
Montar los mostradores de expositores
4 personas
34
Montar la mesa de información
2 personas
35
Montar el bufé de catering
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Preparar las listas de registro
2 personas
39
Preparar los controles de animales
2 personas

Evento

40
Recibir a los expositores
4 personas
41
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
3 personas
42
Recibir a los visitantes
3 personas
43
Registrar la entrada
3 personas
44
Informar a los visitantes
2 personas
45
Comprobar los animales y los stands
3 personas
46
Servir el catering
3 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Recoger la basura
2 personas
50
Comprobar los baños
51
Comprobar el inventario
52
Cerrar la caja
2 personas
53
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
54
Registrar a los expositores
3 personas
55
Comprobar la seguridad de los animales
2 personas

Seguimiento

56
Desmontar los materiales del stand
4 personas
57
Recoger mesas y sillas
4 personas
58
Desmontar las carpas
4 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Vaciar neveras portátiles
2 personas
61
Limpiar el lugar
4 personas
62
Retirar los residuos
2 personas
63
Inventariar materiales
2 personas
64
Devolver los objetos prestados
2 personas
65
Guardar la catering sobrante
2 personas
66
Registrar objetos perdidos
67
Enviar mensajes a los expositores
68
Archivar facturas y recibos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas altascant. 30
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesa de recepción
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Equipo

Tablets de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Micrófono de mano
Altavocescant. 2
Ventiladorescant. 4
Termómetros digitalescant. 6
Higrómetroscant. 6
Linternas de manocant. 6
Portaprecioscant. 35
Hojas de registrocant. 150
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 500
Caja para efectivocant. 2
Cajitas para cambiocant. 2
Cajas de transporte para animalescant. 6
Telas de proteccióncant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4

Decoración

Carteles con número de standcant. 30
Paneles informativoscant. 8
Señales de rutacant. 10
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Mantelescant. 35
Pegatinas de flechascant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Teterascant. 3

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 4 semanas para confirmar expositores, comunicar las pautas para animales y resolver restricciones del recinto.
Pide a cada expositor sus necesidades de mesa, electricidad y espacio con la inscripción. Haz el plano de puestos cuando la lista esté confirmada y reserva un margen de al menos 10 cm entre zonas de paso y mesas.
Envía las normas para animales junto con la confirmación, no el día anterior. Incluye horarios de llegada, ubicación del puesto y condiciones de temperatura y humedad; lleva termómetros digitales e higrómetros para revisar las zonas.
Prepara cobros y acreditaciones como un trabajo independiente. Comprueba las tablets de caja y los datáfonos 48 horas antes, prepara la caja y el cambio, e imprime las listas de precios y el plano antes del montaje.
Haz una llamada final a los expositores entre 3 y 5 días antes. Confirma hora de descarga, método de pago, necesidades eléctricas y restauración; coloca después las señales de ruta, los números de puesto y la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de terrarios?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Usa las primeras 2 semanas para fijar fecha, lugar y permisos; reserva las 3 o 4 siguientes para inscripciones, plano, normas y compras.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de terrarios?: Confírmalos al menos 3 semanas antes del evento, cuando ya conozcas sus necesidades de mesa y electricidad. Haz una llamada final entre 3 y 5 días antes para confirmar horarios y acceso.
¿Qué hay que preparar para los animales en una feria de terrarios?: Envía las pautas para animales con la confirmación y revisa temperatura y humedad el día del montaje. Haz una comprobación inicial al menos 2 horas antes de abrir para corregir ventilación o ubicación.
¿Cuándo se prepara la caja y el material de cobro?: Prueba tablets y datáfonos 48 horas antes y prepara la caja y el cambio el día anterior. Lleva también una lista de precios impresa para que el puesto pueda seguir funcionando si falla un dispositivo.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.