So organisierst du eine Terraristikbörse

Bei einer Terraristikbörse beginnt die Arbeit nicht am Veranstaltungstag, sondern mit Datum, Ort und einer belastbaren Ausstellerliste. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Tierregeln und die Standaufteilung. Plane Besucherführung, Kasse und Versorgung getrennt von der Ausstellerbetreuung. Besonders häufig fehlen am Ende Wechselgeld, gut sichtbare Standnummern, Stromverlängerungen oder passende Temperatur- und Feuchtigkeitskontrollen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Messeinformationen veröffentlichen
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Aussteller bestätigen
2 Personen
8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
9
Tierrichtlinien verschicken
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Genehmigungen prüfen
12
Zahlungsart festlegen
2 Personen
13
Lageplan drucken
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Preisliste vorbereiten
2 Personen
16
Informationsschilder erstellen
2 Personen
17
Armbänder sortieren
18
Kasse vorbereiten
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Materialien zusammenstellen
3 Personen
22
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
23
Aussteller telefonisch informieren
2 Personen
24
Catering bereitstellen
2 Personen
25
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
26
Kühlboxen füllen
2 Personen
27
Empfangstisch vorbereiten
2 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Stromversorgung anschließen
2 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Standnummern aufhängen
2 Personen
33
Ausstellerstände einrichten
4 Personen
34
Infotisch einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Registrierungslisten bereitlegen
2 Personen
39
Vorbereitungen für Tierkontrollen treffen
2 Personen

Event

40
Aussteller empfangen
4 Personen
41
Letzte Standskontrollen durchführen
3 Personen
42
Besucher empfangen
3 Personen
43
Einlass registrieren
3 Personen
44
Besucher informieren
2 Personen
45
Tiere und Stände kontrollieren
3 Personen
46
Catering ausgeben
3 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Abfall sammeln
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
51
Bestand prüfen
52
Kasse abschließen
2 Personen
53
Besucher verabschieden
3 Personen
54
Aussteller auschecken
3 Personen
55
Tierschutz kontrollieren
2 Personen

Nachbereitung

56
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
57
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
58
Partyzelte abbauen
4 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Kühlboxen leeren
2 Personen
61
Location reinigen
4 Personen
62
Abfall entsorgen
2 Personen
63
Materialien inventarisieren
2 Personen
64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
65
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
66
Verlorene Gegenstände erfassen
67
Ausstellerbenachrichtigungen versenden
68
Rechnungen und Belege archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 30
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
Empfangstisch
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KassentabletsAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
Handmikrofon
LautsprecherAnz. 2
VentilatorenAnz. 4
Digitale ThermometerAnz. 6
HygrometerAnz. 6
HandlampenAnz. 6
Preisliste-HalterAnz. 35
AnmeldeblätterAnz. 150
KlemmbretterAnz. 10
KugelschreiberAnz. 30
DruckpapierAnz. 500
BargeldkasseAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
TiertransportboxenAnz. 6
AbschirmtücherAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

StandnummernschilderAnz. 30
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
TischdeckenAnz. 35
PfeilaufkleberAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12
WasserkocherAnz. 3

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen erst danach. Bitte Aussteller um eine verbindliche Rückmeldung mit Kontaktdaten und erfasst Ernährungswünsche spätestens 14 Tage vor der Börse.
Erstelle den Standplan, sobald die Anmeldungen vorliegen, und nummeriere jeden Platz. Verschicke Standnummer, Lageplan und Tierrichtlinien mindestens 7 Tage vor dem Termin.
Prüfe Genehmigungen und örtliche Vorgaben frühzeitig, besonders für den Verkauf und die Präsentation lebender Tiere. Plane dafür mindestens 4 Wochen Vorlauf ein, damit Rückfragen nicht den Aufbau verzögern.
Bereite Kasse, Kartenlesegeräte und Wechselgeld am Vortag vor. Lege außerdem Preisliste, Eintritts- oder Ausstellerarmbänder und Namensschilder gemeinsam an der Empfangsstelle bereit.
Kontrolliere die Bedingungen an den Ständen vor der Öffnung: Digitale Thermometer und Hygrometer gehören ebenso zur Kontrolle wie Ventilatoren, Handlampen und ausreichend Verlängerungskabel. Teste Mikrofon und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Terraristikbörse planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellerliste. Genehmigungen und verbindliche Standreservierungen sollten spätestens 4 Wochen vor der Börse geklärt sein.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Terraristikbörse verschicken?: Versende die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von 14 Tagen und bestätige die Aussteller anschließend schriftlich.
Was muss am Tag vor der Terraristikbörse vorbereitet werden?: Bereite Kasse, Wechselgeld, Preisliste, Namensschilder, Armbänder und Standnummern am Vortag vor. Sortiere außerdem Geschirr, Serviermaterial, Kühlboxen und technische Ausstattung nach Einsatzort.
Wann muss der Standplan fertig sein?: Erstelle den Standplan spätestens 10 Tage vor der Börse, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Verschicke den finalen Lageplan und die Standnummern mindestens 7 Tage vorher an alle Aussteller.

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