Organiser un salon du mariage, étape par étape
Un salon du mariage se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement accueillant. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez votre liste d’exposants avant d’ouvrir les inscriptions au public. Le plan des stands, la restauration et les informations pratiques doivent être verrouillés plusieurs semaines avant l’ouverture. Les derniers jours servent surtout à contrôler les détails, rassembler le matériel et préparer l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Contacter les fournisseurs participants
2 personnes
- 3
Inscrire les fournisseurs
2 personnes
- 4
Créer le plan du salon
2 personnes
- 5
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 6
Concevoir les invitations
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
- 9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 10
Distribuer les flyers
3 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Vérifier les informations du fournisseur
2 personnes
- 14
Réserver le catering
- 15
Réserver le mobilier
- 16
Réserver l’éclairage
- 17
Faire réaliser les imprimés
- 18
Envoyer les infos de parking
- 19
Établir la liste définitive des invités
- 20
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 21
Imprimer les numéros de stand
- 22
Rassembler le matériel du salon
2 personnes
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Vérifier la livraison
2 personnes
- 27
Nettoyer les sols et l’entrée
3 personnes
- 28
Installer les tables
4 personnes
- 29
Installer les chaises
3 personnes
- 30
Placer les numéros des stands
2 personnes
- 31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Installer le point café et thé
2 personnes
- 34
Suspendre la décoration
3 personnes
- 35
Installer l'éclairage
2 personnes
- 36
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
- 37
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 38
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
- 39
Accompagner les fournisseurs jusqu’aux stands
2 personnes
- 40
Vérifier les installations du stand
2 personnes
- 41
Faire le briefing de l’équipe de service
2 personnes
Événement
- 42
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 44
Distribuer le programme
- 45
Soutenir les prestataires
2 personnes
- 46
Servir le café et le thé
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
- 50
Vider les poubelles
2 personnes
- 51
Annoncer les présentations
- 52
Animer les présentations
2 personnes
- 53
Animer le coin photo
- 54
Vérifier les toilettes
- 55
Conserver les objets trouvés
- 56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 57
Faire le départ des prestataires
2 personnes
Suivi
- 58
Démonter le catering
3 personnes
- 59
Retirer la décoration
3 personnes
- 60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 61
Rassembler le mobilier
4 personnes
- 62
Faire la vaisselle
3 personnes
- 63
Trier les déchets
2 personnes
- 64
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 65
Emballer le matériel
3 personnes
- 66
Fermer le lieu
2 personnes
- 67
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 68
Relancer les fournisseurs
- 69
Stocker le matériel restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoirs du salonqté 2
- Tables pliantesqté 24
- Tables cocktailqté 8
- Chaisesqté 80
- Canapés de salonqté 4
- Fauteuils loungeqté 8
- Tables loungeqté 4
- Portants à vêtementsqté 4
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 150
- Verres à vinqté 100
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Couverts de serviceqté 12
Décoration
- Nappesqté 24
- Tapisqté 12
- Compositions floralesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Mur photo
- Accessoires photoqté 20
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Porte-affichesqté 30
- Porte-nomsqté 100
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 12
- Stations de rechargeqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pincesqté 8
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampadairesqté 4
Catering
- Plateaux de présentationqté 12
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Petites cartes de tableqté 24
- Petites cuillères à caféqté 120
- Courses
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Chariots de ménage
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Conseils
- Commencez par la date, le lieu et la capacité d’accueil. Gardez une marge pour les circulations, les tables, les fauteuils lounge, les portants et les espaces de discussion, plutôt que de remplir chaque mètre carré.
- Contactez les fournisseurs avant de promouvoir le salon. Vérifiez leurs informations, leurs besoins alimentaires et leurs contraintes d’installation avant d’attribuer définitivement les emplacements.
- Ouvrez le formulaire d’inscription en ligne dès que les informations pratiques sont stables. Prévoyez une relance au moins 7 jours avant la clôture afin de pouvoir établir la liste définitive des invités.
- Préparez le plan du salon avec les numéros de stand, les badges nominatifs et les indications de parking. Ces éléments sont souvent oubliés jusqu’à la veille, alors qu’ils doivent être imprimés et triés avant l’ouverture du lieu.
- Réservez assez tôt le catering, le mobilier et l’éclairage. La veille, rassemblez les imprimés, les porte-affiches, la vaisselle et le matériel audiovisuel, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des visiteurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon du mariage ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les fournisseurs, le catering, le mobilier, l’éclairage et la communication sans concentrer toutes les décisions dans les 10 derniers jours.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon du mariage ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant le salon, puis faites une relance 7 à 10 jours avant la date limite d’inscription. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer les badges.
- Quand faut-il faire le plan des stands ?
- Préparez une première version dès que les fournisseurs participants sont connus, puis bloquez le plan définitif environ 2 semaines avant l’événement. Il faut encore vérifier les dimensions, les circulations et les besoins en mobilier.
- Que faut-il préparer la veille d’un salon du mariage ?
- Rassemblez les imprimés, les numéros de stand, les badges, les panneaux, la vaisselle et le matériel technique la veille. Refroidissez les boissons quelques heures avant l’ouverture et prévoyez un contrôle final du lieu au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !