Cómo organizar una feria de bodas sin perder el control
Una feria de bodas reúne a proveedores, parejas y muchos detalles logísticos en un mismo espacio. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después confirma quién participa antes de dibujar el plano de los stands. Las inscripciones, la promoción y la información para los asistentes deben avanzar en paralelo. La última semana se centra en comprobar datos, cerrar cantidades, preparar acreditaciones y dejar listas las bebidas y la señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contactar a los proveedores participantes
2 personas
- 3
Registrar proveedores
2 personas
- 4
Crear el plano de la feria
2 personas
- 5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 6
Diseñar invitaciones
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir el formulario de inscripción online
- 9
Publicar promoción en redes sociales
- 10
Repartir flyers
3 personas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Comprobar la información de los proveedores
2 personas
- 14
Reservar el catering
- 15
Reservar mobiliario
- 16
Reservar la iluminación
- 17
Encargar material impreso
- 18
Enviar la información de aparcamiento
- 19
Hacer la lista definitiva de invitados
- 20
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
- 21
Imprimir números de stand
- 22
Recopilar material de feria
2 personas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Comprobar la entrega
2 personas
- 27
Limpiar los suelos y la entrada
3 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Colocar números de stand
2 personas
- 31
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 32
Montar el buffet de catering
3 personas
- 33
Montar el punto de café y té
2 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Instalar la iluminación
2 personas
- 36
Preparar la sala de presentaciones
2 personas
- 37
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 38
Recibir a los proveedores
3 personas
- 39
Guiar a los proveedores a los stands
2 personas
- 40
Comprobar la disposición de los puestos
2 personas
- 41
Dar la briefing al equipo de servicio
2 personas
Evento
- 42
Atender la mesa de registro
2 personas
- 43
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 44
Repartir el programa
- 45
Apoyar a los proveedores
2 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Anunciar presentaciones
- 52
Coordinar presentaciones
2 personas
- 53
Atender el rincón fotográfico
- 54
Comprobar los baños
- 55
Guardar los objetos perdidos
- 56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 57
Controlar a los proveedores
2 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar el catering
3 personas
- 59
Retirar la decoración
3 personas
- 60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 61
Recoger el mobiliario
4 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Clasificar residuos
2 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Empaquetar materiales
3 personas
- 66
Cerrar el recinto
2 personas
- 67
Devolver el material alquilado
2 personas
- 68
Llamar de nuevo a los proveedores
- 69
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 2
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas altascant. 8
- Sillascant. 80
- Sofás loungecant. 4
- Butacas loungecant. 8
- Mesas de loungecant. 4
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cubiertos de serviciocant. 12
Decoración
- Mantelescant. 24
- Corredorescant. 12
- Arreglos floralescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Photowall
- Accesorios para fotoscant. 20
- Pizarrascant. 8
- Porta-cartelescant. 30
- Portanombrescant. 100
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzascant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Bandejas de presentacióncant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Números de mesacant. 24
- Cucharillas de cafécant. 120
- Compras
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Carros de limpieza
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Consejos
- Cierra la lista de proveedores antes de asignar los stands: cualquier alta tardía puede obligarte a mover mesas, mostradores, sillas y números de puesto. Deja el plano definitivo preparado al menos 7 días antes.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo y pide las preferencias dietéticas desde el primer día. Usa la lista definitiva de invitados para calcular el catering y evitar compras de última hora.
- Envía la información de aparcamiento junto con la confirmación de asistencia, idealmente entre 5 y 7 días antes. Así reduces consultas el mismo día y puedes señalizar mejor la llegada.
- Comprueba personalmente los datos de cada proveedor antes de imprimir etiquetas con nombres, carteles y números de stand. Haz esta revisión al menos 3 días antes, porque corregir material impreso el día anterior suele ser difícil.
- Reserva por separado el mobiliario, la iluminación y el catering, y confirma las cantidades una semana antes. El día del evento, enfría las bebidas con varias horas de antelación y abre el recinto antes de la llegada de proveedores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bodas?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen de confirmar proveedores, promocionar el evento y gestionar las inscripciones. Reserva el catering, el mobiliario y la iluminación al menos 3 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que cerrar el plano de los stands?
- Cierra el plano definitivo entre 7 y 10 días antes de la feria, cuando ya conozcas la mayoría de los proveedores participantes. Después imprime los números de stand y evita cambios salvo que sean imprescindibles.
- ¿Cuándo se envía la información de aparcamiento a los invitados?
- Envíala entre 5 y 7 días antes, junto con la confirmación o los detalles prácticos de la visita. Si hay cambios, manda una actualización como mínimo 24 horas antes.
- ¿Cuántas bebidas hay que preparar para una feria de bodas?
- Calcula aproximadamente 2 bebidas por visitante para una estancia de hasta 2 horas, además de agua y café. Confirma el número final de asistentes 3 días antes y enfría las bebidas varias horas antes de abrir.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!