Eine Hochzeitsmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Hochzeitsmesse entscheidet die Reihenfolge über den Aufwand: Erst legst du Datum und Ort fest, dann koordinierst du Anbieter, Standflächen und Besucher. Plane die Anmeldung früh, damit du Catering, Möbel und Drucksachen nicht nach Schätzwerten bestellst. Kurz vor dem Termin geht es um Namensschilder, Standnummern, Parkinformationen und die Lieferantenunterlagen. Am Messetag brauchst du einen klaren Aufbauplan, gekühlte Getränke und eine geöffnete Location vor dem Eintreffen der ersten Gäste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Lieferanten kontaktieren
2 Personen
- 3
Lieferanten anmelden
2 Personen
- 4
Messeplan erstellen
2 Personen
- 5
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 6
Einladungen gestalten
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Online-Anmeldeformular öffnen
- 9
Werbung in sozialen Medien posten
- 10
Flyer verteilen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Lieferanteninformationen prüfen
2 Personen
- 14
Catering reservieren
- 15
Möbel reservieren
- 16
Beleuchtung reservieren
- 17
Drucksachen anfertigen lassen
- 18
Parkinformationen versenden
- 19
Endgültige Gästeliste erstellen
- 20
Namensschilder drucken
2 Personen
- 21
Standnummern drucken
- 22
Messematerialien einsammeln
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Lieferung prüfen
2 Personen
- 27
Böden und Eingang reinigen
3 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Standnummern anbringen
2 Personen
- 31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 33
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 36
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
- 37
Tonanlage testen
2 Personen
- 38
Lieferanten empfangen
3 Personen
- 39
Lieferanten zu den Ständen begleiten
2 Personen
- 40
Standaufbauten prüfen
2 Personen
- 41
Briefing für das Serviceteam geben
2 Personen
Event
- 42
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 43
Besucher begrüßen
2 Personen
- 44
Programm verteilen
- 45
Lieferanten unterstützen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Präsentationen ankündigen
- 52
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 53
Fotoecke betreuen
- 54
Toiletten kontrollieren
- 55
Fundgegenstände aufbewahren
- 56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 57
Lieferanten auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Catering abbauen
3 Personen
- 59
Dekoration entfernen
3 Personen
- 60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 61
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall trennen
2 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Materialien einpacken
3 Personen
- 66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 68
Lieferanten nachtelefonieren
- 69
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MesseständeAnz. 2
- KlappischeAnz. 24
- CocktailtischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- LoungebänkeAnz. 4
- Lounge-SesselAnz. 8
- LoungetischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierbesteckAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- LäuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonbögenAnz. 2
- Fotowand
- FotopropsAnz. 20
- KreidetafelnAnz. 8
- SchildhalterAnz. 30
- NamensschildhalterAnz. 100
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadestationenAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 8
- StehlampenAnz. 4
Catering
- PräsentiertellerAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 4
- TischnummernAnz. 24
- KaffeelöffelAnz. 120
- Einkäufe
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Reinigungswagen
- HandseifenspenderAnz. 4
Tipps
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu den teilnehmenden Lieferanten. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen und die Standplätze sinnvoll zu verteilen.
- Öffne das Online-Anmeldeformular, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe die Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor der Messe für das Catering.
- Erstelle den Messeplan mit Standnummern und Laufwegen, bevor du Möbel reservierst. Plane neben Messeständen auch Sitzbereiche, Cocktailtische, Kleiderständer und Abfallbehälter ein.
- Bestelle Drucksachen nicht erst nach Anmeldeschluss: Einladungen, Standnummern und Namensschilder benötigen häufig 7 bis 14 Tage. Verschicke Parkinformationen zusammen mit den letzten Veranstaltungsdetails.
- Lege für den Messetag eine Aufbauzeit von mindestens 3 Stunden fest. Kühle Getränke rechtzeitig, prüfe Laptop, Beamer und Leinwand und sammle die Messematerialien vor dem Öffnen der Location vollständig ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Hochzeitsmesse organisieren?
- Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin. Datum, Ort, Lieferanten und Standplan brauchen zuerst verbindliche Entscheidungen; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Reservierungen.
- Wie viele Wochen vorher sollte man Einladungen für eine Hochzeitsmesse verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vorher. Lass das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen geöffnet, damit du die Gästeliste und Ernährungswünsche rechtzeitig auswerten kannst.
- Wann muss das Catering für eine Hochzeitsmesse bestellt werden?
- Reserviere das Catering ungefähr 4 Wochen vorher und gib die endgültige Gästezahl 7 bis 10 Tage vor der Messe durch. Ernährungswünsche solltest du bis zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst haben.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hochzeitsmesse?
- Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Dekoration, Technik, Standnummern und Getränke ein. Bei vielen Lieferanten sind 4 bis 5 Stunden sicherer, besonders wenn Messestände und Lounge-Bereiche aufgebaut werden.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!