Organiser un salon du jouet, étape par étape
Un salon du jouet se prépare d’abord comme une opération d’inscription, puis comme une installation de salle. Commence par fixer la date et le lieu, rédiger les conditions de vente et ouvrir les inscriptions vendeurs. Ensuite, attribue les emplacements, prépare le plan, organise les bénévoles et transmets les indications d’accès. Les dernières heures servent surtout à vérifier le matériel, acheminer les cartons et rendre l’accueil opérationnel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
- 3
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
- 4
Créer le formulaire vendeur
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Annoncer le salon en ligne
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Confirmer les vendeurs
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Faire les réservations
- 11
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 12
Imprimer la liste des vendeurs
- 13
Créer les numéros de stand
- 14
Imprimer le plan
- 15
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 16
Envoyer les indications d'accès
- 17
Préparer la caisse en espèces
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Vérifier le matériel
2 personnes
- 20
Trier les étiquettes et les formulaires
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Acheminer les cartons sur le site
3 personnes
- 23
Ouvrir la salle
2 personnes
- 24
Installer les tables
5 personnes
- 25
Installer les chaises
3 personnes
- 26
Placer les numéros des stands
2 personnes
- 27
Dégager les voies de circulation
2 personnes
- 28
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 29
Installer la caisse
2 personnes
- 30
Installer la table traiteur
2 personnes
- 31
Suspendre la décoration
3 personnes
- 32
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
- 33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
- 34
Accueil des vendeurs
3 personnes
- 35
Enregistrer la présence
2 personnes
- 36
Accompagner les vendeurs jusqu'au stand
3 personnes
- 37
Ouvrir l’entrée
2 personnes
- 38
Encaisser les droits d'entrée
2 personnes
- 39
Informer les visiteurs
2 personnes
- 40
Soutenir les vendeurs
2 personnes
- 41
Servir les boissons
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Vider les poubelles
2 personnes
- 46
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 47
Enregistrer les objets trouvés
- 48
Avertir les derniers visiteurs
2 personnes
- 49
Finaliser la vente
2 personnes
- 50
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
Suivi
- 51
Clôturer la caisse
2 personnes
- 52
Emballer les restes
2 personnes
- 53
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 54
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 55
Retirer la décoration
3 personnes
- 56
Rassembler les déchets
3 personnes
- 57
Balayer et laver la salle
3 personnes
- 58
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 59
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 60
Rapporter le matériel
3 personnes
- 61
Faire la vaisselle
2 personnes
- 62
Vider les glacières
2 personnes
- 63
Évacuer les déchets
2 personnes
- 64
Conserver les objets trouvés
- 65
Restituer la caution et les clés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 40
- Chaisesqté 80
- Table d'accueil
- Tabouretsqté 6
- Portants à vêtementsqté 6
- Rayonnagesqté 4
- Boîtes de rangementqté 12
- Nappesqté 40
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Ordinateurs portablesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 10
- Câbles de rechargeqté 6
- Pistolet à colle
- Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes de bureauqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Affiches de jouetsqté 12
- Décoration de tableqté 12
- Flèches décorativesqté 20
- Cartes de tableau d’affichageqté 4
- Numéros de tableqté 40
Administration
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Cartes visiteursqté 300
- Étiquettes nominativesqté 150
- Stylos à billeqté 20
- Presse-papiersqté 6
- Enveloppesqté 100
- Bacs de caisseqté 2
- Caisse
- Carnets de ticketsqté 4
- Calculatricesqté 2
Signalétique
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux directionnelsqté 12
- Flèches sur trépiedqté 8
- Étiquettes de prixqté 500
- Panneaux en ardoiseqté 4
Catering
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Distributeurs de boissonsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
- Sucriersqté 4
- Pichets à laitqté 4
- Plateauxqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Aspirateur
- Balaiqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Brosses de toilettesqté 3
Courses
- Courses
Conseils
- Fixe la capacité de la salle avant d’accepter les vendeurs : elle détermine le nombre de tables, de chaises et d’emplacements réellement disponibles. Garde quelques places libres pour les ajustements de dernière minute.
- Envoie les conditions de vente avec le formulaire vendeur et demande les besoins alimentaires dès l’inscription. Une relance 7 jours avant l’événement évite de courir après les réponses manquantes.
- Prépare le plan et les numéros de stand après la clôture des inscriptions, puis imprime une liste des vendeurs pour l’accueil. Prévois au moins un exemplaire du plan pour l’entrée et un pour l’équipe d’installation.
- Teste les terminaux de paiement, les multiprises, les rallonges et le système de sonorisation avant l’ouverture de la salle. Les câbles de recharge et les adaptateurs oubliés bloquent souvent l’accueil plus longtemps que prévu.
- Refroidis les boissons et prépare la caisse en espèces avant l’arrivée des vendeurs. Le jour J, ouvre la salle assez tôt pour installer les tables, les chaises, l’éclairage et la signalétique sans mélanger installation et accueil.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un salon du jouet ?
- Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, définir les conditions de vente et lancer les inscriptions ; garde la dernière semaine pour les confirmations et le plan de salle.
- Comment organiser les stands d’un salon du jouet ?
- Attribue les emplacements uniquement après avoir traité les inscriptions et les besoins particuliers des vendeurs. Prépare ensuite les numéros de stand et imprime le plan au plus tard 2 ou 3 jours avant l’événement.
- Combien de bénévoles prévoir pour un salon du jouet ?
- Prévois au minimum 1 personne à l’accueil et 2 personnes pour l’installation si la salle comporte plusieurs rangées de tables. Ajoute une personne disponible pendant les 2 premières heures pour orienter les vendeurs et résoudre les problèmes de paiement ou de matériel.
- Que préparer la veille d’un salon du jouet ?
- Vérifie le matériel, trie les étiquettes et les formulaires, refroidis les boissons et regroupe les cartons à acheminer. Termine cette préparation la veille au soir afin que l’ouverture de la salle soit consacrée aux tables, aux chaises et à la signalétique.
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