Zo organiseer je een speelgoedbeurs
Begin met de datum, locatie en zaalindeling voordat je verkopers uitnodigt. Leg daarna de verkoopvoorwaarden vast, maak een verkopersformulier en houd aanmeldingen centraal bij. Zodra het aantal deelnemers bekend is, wijs je standplaatsen toe en maak je een duidelijke plattegrond met standnummers. Regel vervolgens vrijwilligers, route-informatie, betaalmogelijkheden en materialen. Op de beursdag zelf draait alles om een snelle opbouw, herkenbare bewegwijzering en een gecontroleerde ontvangst van verkopers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Zaalindeling bepalen
2 personen
- 3
Verkoopvoorwaarden opstellen
2 personen
- 4
Verkopersformulier maken
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Beurs online aankondigen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Verkopers bevestigen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Reserveringen maken
- 11
Standplaatsen toewijzen
2 personen
- 12
Verkoperslijst afdrukken
- 13
Standnummers maken
- 14
Plattegrond afdrukken
- 15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 16
Routebeschrijving versturen
- 17
Contantgeld voorbereiden
2 personen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Materialen controleren
2 personen
- 20
Etiketten en formulieren sorteren
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Dozen naar locatie brengen
3 personen
- 23
Zaal openen
2 personen
- 24
Tafels opstellen
5 personen
- 25
Stoelen plaatsen
3 personen
- 26
Standnummers plaatsen
2 personen
- 27
Looproutes vrijmaken
2 personen
- 28
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 29
Kassa inrichten
2 personen
- 30
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 31
Versiering ophangen
3 personen
- 32
Wegwijzers ophangen
2 personen
- 33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Event
- 34
Verkopers ontvangen
3 personen
- 35
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 36
Verkopers naar stand begeleiden
3 personen
- 37
Entree openen
2 personen
- 38
Entreegeld innen
2 personen
- 39
Bezoekers informeren
2 personen
- 40
Verkopers ondersteunen
2 personen
- 41
Dranken serveren
2 personen
- 42
Koffie en thee serveren
2 personen
- 43
Hapjes aanvullen
2 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Afvalbakken legen
2 personen
- 46
Toiletten controleren
2 personen
- 47
Gevonden voorwerpen registreren
- 48
Laatste bezoekers waarschuwen
2 personen
- 49
Verkoop afronden
2 personen
- 50
Verkopers uitchecken
3 personen
Nazorg
- 51
Kassa afsluiten
2 personen
- 52
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 53
Servies verzamelen
3 personen
- 54
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 55
Decoratie verwijderen
3 personen
- 56
Afval verzamelen
3 personen
- 57
Zaal vegen en dweilen
3 personen
- 58
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Materialen terugbrengen
3 personen
- 61
Servies afwassen
2 personen
- 62
Koelboxen legen
2 personen
- 63
Afval afvoeren
2 personen
- 64
Gevonden voorwerpen bewaren
- 65
Borg en sleutels retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 40
- Stoelenaantal 80
- Baliotafel
- Krukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 6
- Stellingkastenaantal 4
- Opbergboxenaantal 12
- Tafelkledenaantal 40
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Oplaadkabelsaantal 6
- Lijmpistool
- Plakbandafrollersaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Bureaulampenaantal 4
- Lichtstandaardsaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Speelgoedpostersaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 12
- Decoratieve pijlenaantal 20
- Prikbordkaartenaantal 4
- Tafelnummersaantal 40
Administratie
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Bezoekerskaartenaantal 300
- Naamstickersaantal 150
- Balpennenaantal 20
- Klembordenaantal 6
- Enveloppenaantal 100
- Kassabakjesaantal 2
- Geldkist
- Bonboekjesaantal 4
- Rekenmachinesaantal 2
Signalisatie
- Informatiebordenaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Pijlen op statiefaantal 8
- Prijskaartjesaantal 500
- Krijtbordenaantal 4
Catering
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Suikerbakjesaantal 4
- Melkkannetjesaantal 4
- Dienbladenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stofzuiger
- Bezemaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 3
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Maak het verkopersformulier compleet voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag minimaal naar naam, contactgegevens, gewenste tafelruimte en eventuele bijzonderheden, zodat je later niet tientallen losse berichten hoeft na te vragen.
- Wacht met de definitieve zaalindeling tot de aanmeldtermijn voorbij is. Reserveer per verkoper de afgesproken ruimte en houd looppaden vrij; pas daarna druk je de standnummers en plattegrond af.
- Stuur routebeschrijving, aankomsttijd en verkoopvoorwaarden uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle bevestigde verkopers. Vermeld ook waar ze zich melden en hoe ze hun standnummer vinden.
- Leg betaal- en ontvangstmaterialen apart klaar, inclusief contantgeld, betaalterminals, oplaadkabels en inschrijfformulieren. Controleer apparatuur en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf, niet pas bij het openen van de zaal.
- Plan de opbouw achterwaarts vanaf het openingstijdstip. Zet tafels en stoelen eerst op hun plaats, breng daarna dozen en decoratie binnen en reserveer de laatste 30 minuten voor standnummers, verlichting en een controle van de looproute.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een speelgoedbeurs organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en verkoopvoorwaarden. Verstuur de uitnodigingen zodra het verkopersformulier klaar is en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de beurs.
- Hoe deel je de stands op een speelgoedbeurs in?
- Verwerk eerst alle bevestigde verkopers en wijs daarna de standplaatsen toe op basis van de beschikbare tafels en ruimte. Houd looppaden vrij en stuur de definitieve plattegrond en standnummers uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Wat moet je op de dag zelf als eerste doen bij een speelgoedbeurs?
- Open de zaal volgens het opbouwschema en controleer eerst de looproute, tafels, stoelen en standnummers. Plan minstens 60 tot 90 minuten voor de opbouw, zodat verkopers hun dozen kunnen uitpakken voordat bezoekers binnenkomen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een speelgoedbeurs?
- Plan minimaal 1 persoon voor de ontvangst en administratie en 1 persoon voor de zaal en praktische vragen. Bij meer dan ongeveer 20 verkopers is een derde vrijwilliger tijdens opbouw en opening verstandig.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!