Checklist pour organiser une course du diabète

Une course du diabète demande une préparation sportive, logistique et médicale menée dans le bon ordre. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis réserve le lieu et lance les démarches liées au permis et à la circulation. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations médicales doivent être centralisés assez tôt pour répartir correctement les bénévoles et les postes. Cette checklist couvre aussi le balisage, les points d’eau, les soins, le matériel de départ et l’installation du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu
Signaler le permis et l'itinéraire
Aménager les zones de départ et d'arrivée
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors et partenaires
2 personnes
Publier le parcours en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les points d’attention médicaux
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes le long du parcours
2 personnes
Confirmer les réservations
Concevoir les dossards
Concevoir les panneaux de direction
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Parcourir l'itinéraire à vélo et le vérifier
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Installer les points d’eau et de soins
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tentes et les tables
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Aménager la table des dossards
3 personnes
Mettre en place le stand d’information médicale
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Réapprovisionner les postes de secours
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Ouvrir le comptoir d'inscription
3 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Informer les participants
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Remettre les prix et les remerciements
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Récupérer les derniers panneaux d'itinéraire
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
5 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Vérifier les panneaux d’itinéraire et les barrières
2 personnes
Envoyer les remerciements aux participants
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Poubellesqté 10
Glacièresqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 220
Bracelets de dossardqté 220
Rubans de médailleqté 220
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Gobelets d'eauqté 500
Distributeurs de boissonsqté 8
Couverturesqté 6
Chronomètresqté 6
Vélosqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DEA
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 20
Pains de glaceqté 24

Signalétique

Panneaux d’orientationqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Arche de départ et d'arrivée
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux d’affichageqté 3

Administration

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 20
Agrafeusesqté 4
Étiquettes nominativesqté 250
Numéros de tableqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Cuillères de serviceqté 10
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Banderolesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes à batterieqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours et vérifie-le à vélo avant de publier les inscriptions : repère les croisements dangereux, les zones sans visibilité et les emplacements possibles pour l’eau et les soins.
Ouvre les inscriptions plusieurs semaines avant la course et demande dès le formulaire les besoins alimentaires ainsi que les points d’attention médicaux. Tu éviteras les corrections de dernière minute sur place.
Répartis les bénévoles par poste et par portion de parcours, puis donne-leur des consignes écrites. Prévois des talkies-walkies pour les zones éloignées et des gilets réfléchissants pour les personnes exposées à la circulation.
Prépare séparément les dossards, les bracelets, les panneaux et le ruban de balisage. Le tri la veille permet de remettre rapidement les numéros et de détecter les éléments manquants avant l’arrivée des participants.
Teste l’alimentation électrique et la sonorisation avant l’ouverture : ordinateurs, terminaux de paiement, microphones et batteries externes doivent être prêts. Installe ensuite les points d’eau, les trousses de premiers secours et le DEA avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course du diabète ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour fixer le parcours, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Un délai plus long est préférable si la circulation doit être coordonnée sur plusieurs rues.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course du diabète ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la course. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et médicaux, puis de préparer les dossards et les bracelets.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course du diabète ?: Répartis les bénévoles sur le départ, l’arrivée, les points d’eau, les soins et chaque croisement du parcours. Confirme leur présence au moins 7 jours avant l’événement et garde une petite réserve pour les absences de dernière minute.
Quand vérifier le parcours d’une course du diabète ?: Fais une vérification complète à vélo quelques jours avant l’événement, puis un dernier contrôle le matin même. Vérifie notamment le balisage, les panneaux, les cônes, les zones de circulation et l’accès des secours.

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