Organiser un salon du jouet : la checklist complète
Un salon du jouet se prépare d’abord avec les vendeurs, puis avec un plan de salle précis et un accueil fluide le jour J. Cette checklist couvre les inscriptions, les conditions de vente, les emplacements, le matériel et l’installation des tables. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : besoins alimentaires, indications d’accès, caisse en espèces, étiquettes et refroidissement des boissons. Suis les étapes dans l’ordre pour éviter de tout régler la veille.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Rédiger les conditions de vente
2 personnes
Créer le formulaire vendeur
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le salon en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les vendeurs
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Attribuer les emplacements
2 personnes
Imprimer la liste des vendeurs
Créer les numéros de stand
Imprimer le plan
Planifier les bénévoles
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Préparer la caisse en espèces
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier les étiquettes et les formulaires
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer les cartons sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
5 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
Accueil des vendeurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accompagner les vendeurs jusqu'au stand
3 personnes
Ouvrir l’entrée
2 personnes
Encaisser les droits d'entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Avertir les derniers visiteurs
2 personnes
Finaliser la vente
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Balayer et laver la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Restituer la caution et les clés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 40
- Chaisesqté 80
- Table d'accueil
- Tabouretsqté 6
- Portants à vêtementsqté 6
- Rayonnagesqté 4
- Boîtes de rangementqté 12
- Nappesqté 40
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphoneqté 2
- Ordinateurs portablesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 10
- Câbles de rechargeqté 6
- Pistolet à colle
- Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes de bureauqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Ruban pour ballonsqté 2
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Affiches de jouetsqté 12
- Décoration de tableqté 12
- Flèches décorativesqté 20
- Cartes de tableau d’affichageqté 4
- Numéros de tableqté 40
Administration
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Cartes visiteursqté 300
- Étiquettes nominativesqté 150
- Stylos à billeqté 20
- Presse-papiersqté 6
- Enveloppesqté 100
- Bacs de caisseqté 2
- Caisse
- Carnets de ticketsqté 4
- Calculatricesqté 2
Signalétique
- Panneaux d'informationqté 6
- Panneaux directionnelsqté 12
- Flèches sur trépiedqté 8
- Étiquettes de prixqté 500
- Panneaux en ardoiseqté 4
Catering
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Distributeurs de boissonsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
- Sucriersqté 4
- Pichets à laitqté 4
- Plateauxqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Aspirateur
- Balaiqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Brosses de toilettesqté 3
Courses
- Courses
Conseils
- Fixe la date et le lieu avant de lancer les invitations. Prépare ensuite les conditions de vente et le formulaire vendeur afin de recueillir les informations nécessaires dès l’inscription.
- Traite les inscriptions par étapes : note les besoins alimentaires, confirme les vendeurs, puis attribue les emplacements. Envoie les indications d’accès dès que le plan de salle est stabilisé.
- Prépare le plan avant l’impression des numéros de stand et de la liste des vendeurs. Prévois une copie pour l’accueil et une autre pour l’équipe qui installe les tables.
- Vérifie le matériel plusieurs jours avant le salon : tables pliantes, chaises, éclairage, multiprises, rallonges, terminaux de paiement et câbles de recharge. Les prises et les rallonges sont souvent oubliées jusqu’au montage.
- La veille, trie les étiquettes et les formulaires, prépare la caisse en espèces, fais les courses et refroidis les boissons. Le jour J, ouvre la salle suffisamment tôt pour acheminer les cartons avant l’arrivée des vendeurs.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon du jouet ?
- Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer le lieu, rédiger les conditions de vente, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et confirmer les vendeurs.
- Quand attribuer les emplacements aux vendeurs ?
- Attribue les emplacements après la clôture des inscriptions, idéalement 10 à 14 jours avant le salon. Tu peux alors tenir compte des besoins déclarés et envoyer un plan ainsi que les indications d’accès.
- Quel matériel prévoir pour un salon du jouet ?
- Prévois notamment les tables pliantes, les chaises, une table d’accueil, des numéros de stand, un plan imprimé, des formulaires, des terminaux de paiement, des multiprises et des rallonges. Vérifie tout le matériel 3 à 5 jours avant l’ouverture.
- À quelle heure installer la salle le jour du salon du jouet ?
- Ouvre la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public, et prévois davantage si les cartons doivent être acheminés sur place. Commence par les tables et les chaises, puis installe l’accueil, les stands, l’éclairage et la signalétique.
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