Organiser un marché aux chevaux sans rien oublier

Un marché aux chevaux demande une organisation précise, car les visiteurs, les exposants et les animaux n’ont pas les mêmes besoins. Commence par vérifier le permis et définir la circulation, puis attribue les emplacements avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations sur chaque cheval, l’accès au foin, à l’eau et aux soins vétérinaires doivent être prêtes avant l’arrivée des marchands. Cette checklist de 82 tâches et 66 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au briefing des bénévoles et à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le permis
Définir l'agencement du marché
2 personnes
Répartir les emplacements pour chevaux
2 personnes
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Inviter les marchands de chevaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Enregistrer les données des chevaux
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Publier les informations aux visiteurs
2 personnes
Diffuser l’itinéraire
Élaborer le plan de stationnement
2 personnes
Préparer les panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier le plan de bien-être animal
2 personnes
Préparer les coordonnées vétérinaires
Vérifier les prévisions météo
Commander les courses
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Préparer l'argent liquide
Briefer les bénévoles
3 personnes
Distribuer les numéros d’urgence
Inspecter le site
3 personnes
Délimiter le terrain
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les barrières pour chevaux
5 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Aménager des emplacements pour le foin et la paille
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Baliser le parking
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre en place les stands
6 personnes
Enregistrer les chevaux
3 personnes
Vérifier les emplacements pour les chevaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

Positionner l'équipe d'ouverture
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Encadrer les exposants
3 personnes
Encadrer la circulation des chevaux
4 personnes
Contrôler le bien-être des chevaux
3 personnes
Remplir l’eau pour les chevaux
3 personnes
Compléter le foin et la paille
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les ventes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Maintenir les allées dégagées
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Gérer les annonces
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Faire partir les chevaux calmement
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger en sécurité les stocks au frais
2 personnes
Vider les stands
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
Démonter les barrières pour chevaux
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Enlever le fumier et la paille
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 6
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de caisseqté 3
Barrières pour chevauxqté 40
Filets à foinqté 20
Bacs à eauqté 20
Portants à vêtementsqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Distributeurs automatiquesqté 2
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Mégaphones portatifsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Affiches de chevauxqté 20
Manches à airqté 6
Tapis de standqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 16
Brouettes à fumierqté 4
Fourches à foinqté 6
Pellesqté 6
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 8
Brosses à mainqté 6

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux d'avertissementqté 20
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12

Administration

Caisses de caisseqté 3
Listes de prixqté 30
Formulaires d'inscriptionqté 100
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Braceletsqté 500
Feuilles de routeqté 500

Courses

Courses

Conseils

Réserve les emplacements avant de confirmer les inscriptions : prévois séparément les zones de vente, les barrières pour chevaux, les filets à foin et les bacs à eau. Cela évite de découvrir le jour J qu’un cheval manque d’espace ou d’accès pratique.
Demande les données de chaque cheval et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifie-les quelques jours avant l’événement. Garde les coordonnées vétérinaires avec le plan de bien-être animal, plutôt que dans un document séparé difficile à retrouver.
Publie l’itinéraire, le plan de stationnement et les horaires avant les dernières 72 heures. Ajoute une signalétique visible à l’entrée et dans les zones de circulation : les visiteurs ne doivent pas traverser les emplacements des chevaux pour trouver les stands.
Teste l’alimentation électrique avant l’ouverture des stands : les machines à café, bouilloires, glacières et éclairages peuvent nécessiter plusieurs rallonges et rallonges à enrouleur. Prévois aussi des lampes à piles si le montage ou le démontage se fait tôt ou tard.
Briefe les bénévoles avant l’arrivée du public et distribue les numéros d’urgence sur papier. Le briefing doit préciser qui guide les visiteurs, qui surveille les zones de chevaux et qui gère la caisse, l’argent liquide et les incidents.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un marché aux chevaux ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Vérifie d’abord le permis, le site et l’agencement, puis ouvre les inscriptions après avoir défini les emplacements disponibles.
Quelles informations demander pour inscrire un cheval ?: Demande au minimum l’identité du propriétaire, les coordonnées de contact, le nombre de chevaux, leurs besoins alimentaires et toute information utile à leur accueil. Regroupe ces données avant de confirmer la réservation, idéalement 7 jours avant le marché.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants et les marchands ?: Envoie une confirmation définitive 5 à 7 jours avant l’événement, avec l’emplacement, l’itinéraire, les horaires d’arrivée et les règles de circulation. Prévois une dernière vérification des désistements la veille.
Que faut-il préparer la veille d’un marché aux chevaux ?: La veille, récupère les courses, refroidis les boissons, prépare les en-cas, la caisse et l’argent liquide, puis vérifie la météo et la signalétique. Fais aussi un dernier contrôle des barrières, filets à foin, bacs à eau et coordonnées vétérinaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.