Spielwarenmesse organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor
Bei einer Spielwarenmesse hängt der Ablauf an vielen kleinen Abstimmungen: Aussteller brauchen klare Verkaufsbedingungen, Besucher Orientierung und das Team einen festen Zeitplan. Beginne mit Datum, Ort und Raumaufteilung, bevor du Einladungen verschickst oder Standplätze vergibst. Danach folgen Anmeldungen, Bestätigungen, Lageplan und die Vorbereitung von Kasse, Formularen und Ausstattung. Plane den Aufbau so, dass Tische, Stühle, Beschilderung und Technik vor der Saalöffnung geprüft sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 3
Verkaufsbedingungen festlegen
2 Personen
- 4
Verkäuferformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Messe online ankündigen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Aussteller bestätigen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 12
Verkäuferliste drucken
- 13
Standnummern erstellen
- 14
Lageplan drucken
- 15
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 16
Wegbeschreibung versenden
- 17
Bargeld vorbereiten
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Materialien prüfen
2 Personen
- 20
Etiketten und Formulare sortieren
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Kartons zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 23
Saal öffnen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
5 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Standnummern anbringen
2 Personen
- 27
Laufwege freimachen
2 Personen
- 28
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 29
Kasse einrichten
2 Personen
- 30
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 33
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Event
- 34
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 35
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 36
Verkäufer zum Stand begleiten
3 Personen
- 37
Eingang öffnen
2 Personen
- 38
Eintrittsgeld kassieren
2 Personen
- 39
Besucher informieren
2 Personen
- 40
Verkäufer unterstützen
2 Personen
- 41
Getränke servieren
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 43
Snacks auffüllen
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Mülleimer leeren
2 Personen
- 46
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 47
Fundgegenstände registrieren
- 48
Letzte Besucher warnen
2 Personen
- 49
Verkauf abschließen
2 Personen
- 50
Verkäufer auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 51
Kasse abschließen
2 Personen
- 52
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 53
Geschirr sammeln
3 Personen
- 54
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 55
Dekoration entfernen
3 Personen
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Saal fegen und wischen
3 Personen
- 58
Toiletten reinigen
2 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 62
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 63
Abfall entsorgen
2 Personen
- 64
Fundgegenstände aufbewahren
- 65
Kaution und Schlüssel zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 40
- StühleAnz. 80
- Anmeldungstisch
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 6
- RegalgestelleAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 40
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- MikrofonAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadekabelAnz. 6
- Heißklebepistole
- Abroller für KlebebandAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- SchreibtischlampenAnz. 4
- LichtständerAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- SpielzeugplakateAnz. 12
- TischdekorationAnz. 12
- Dekorative PfeileAnz. 20
- PinnwandkartenAnz. 4
- TischnummernAnz. 40
Verwaltung
- AnmeldeformulareAnz. 100
- BesucherkartenAnz. 300
- NamensaufkleberAnz. 150
- KugelschreiberAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- UmschlägeAnz. 100
- KassenschalenAnz. 2
- Geldkassette
- BonhefteAnz. 4
- TaschenrechnerAnz. 2
Beschilderung
- InfotafelnAnz. 6
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- Pfeile auf StänderAnz. 8
- PreisschilderAnz. 500
- KreidetafelnAnz. 4
Catering
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- ZuckerschälchenAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 4
- TablettsAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Staubsauger
- BesenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 3
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Ort und Raumaufteilung zuerst fest. Erst wenn Tischanzahl, Wege und Anmeldebereich klar sind, kannst du Standplätze sinnvoll zuweisen und Standnummern erstellen.
- Verschicke die Verkaufsbedingungen zusammen mit dem Verkäuferformular. Setze eine konkrete Anmeldefrist und bestätige Aussteller erst, wenn Angaben und Ernährungswünsche vollständig vorliegen.
- Erstelle den Lageplan und die Verkäuferliste spätestens einige Tage vor der Messe. Drucke zusätzlich Standnummern, Anmeldeformulare und Besucherkarten, damit am Eingang nichts handschriftlich improvisiert werden muss.
- Plane den Aufbau rückwärts von der Saalöffnung: Tische, Stühle, Regale, Kleiderständer, Beleuchtung und Kabel brauchen mehr Zeit als Dekoration. Stelle Verlängerungskabel und Ladekabel vorab an die vorgesehenen Plätze.
- Bereite Bargeld, Kartenterminals und Laptops getrennt voneinander vor und teste die Technik vor dem Einlass. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; Kartons und Material gehören vor dem Öffnen aus dem Besucherbereich.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Spielwarenmesse organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Verkaufsbedingungen. Einladungen und Online-Ankündigung sollten anschließend mit einer Anmeldefrist von etwa 3 bis 4 Wochen verschickt werden.
- Wann sollte ich die Standplätze bei einer Spielwarenmesse vergeben?
- Vergib die Standplätze erst nach Ablauf der Anmeldefrist und nach der Ausstellerbestätigung. Plane dafür etwa 7 bis 10 Tage vor der Messe ein, damit Lageplan, Standnummern und Wegbeschreibung rechtzeitig fertig werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Spielwarenmesse?
- Rechne für Tische, Stühle, Anmeldetisch, Regale, Beleuchtung und Beschilderung mit mindestens 2 bis 3 Stunden. Öffne den Saal erst, wenn Wege, Kabel, Standnummern und Technik vollständig geprüft sind.
- Was wird bei einer Spielwarenmesse häufig vergessen?
- Oft fehlen gedruckte Verkäuferlisten, Besucherkarten, Bargeld, Ladekabel oder eine klare Wegbeschreibung. Lege diese Unterlagen und die Technik spätestens am Vortag gesammelt bereit und prüfe die Ausstellerdaten ein zweites Mal.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!