Designmarkt organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Markttag

Bei einem Designmarkt beginnt die Arbeit nicht mit der Dekoration, sondern mit Ausstellern, Standflächen und einem belastbaren Zeitplan. Bestätige zuerst die Teilnehmer, kläre Lieferzeiten und prüfe Genehmigungen sowie Versicherungsunterlagen. Danach legst du Standnummern, Lageplan, Zahlungsablauf und Beschilderung fest. Kurz vor dem Termin entscheidet eine Inventur, ob Marktstände, Präsentationsflächen, Kühlung und Kassen wirklich einsatzbereit sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Lieferanten auswählen
2 Personen
2
Teilnehmer bestätigen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Promotionsbilder erstellen
2 Personen
5
Social-Media-Posts veröffentlichen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Lieferantenliste aktualisieren
9
Standbetreiber informieren
2 Personen
10
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
11
Standnummern zuweisen
12
Reservierungen vornehmen
13
Lieferzeiten abstimmen
14
Genehmigungen prüfen
15
Versicherungsunterlagen bereitlegen
16
Zahlungsart festlegen
2 Personen
17
Kassenablauf festlegen
2 Personen
18
Kontaktliste ausdrucken
19
Namensschilder entwerfen
20
Wegweiser entwerfen
21
Drucksachen vorbereiten
22
Ausstellerbrief ausdrucken
23
Materialien inventarisieren
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Pakete pro Stand zusammenstellen
3 Personen
28
Druckmaterial sortieren
2 Personen
29
Kassen testen
2 Personen
30
Wettervorhersage prüfen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
33
Zelte aufbauen
6 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Kleiderständer aufstellen
3 Personen
37
Standnummern aufhängen
2 Personen
38
Wegweiser aufstellen
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Beleuchtung anschließen
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
42
Geschirr bereitstellen
2 Personen
43
Snacks auslegen
2 Personen
44
Getränke bereitstellen
2 Personen
45
Aussteller empfangen
4 Personen
46
Standbetreiber zu den Ständen weisen
3 Personen
47
Standaufbau kontrollieren
3 Personen
48
Preisliste prüfen
2 Personen
49
Kassen vorbereiten
2 Personen
50
Eingangstheke besetzen
2 Personen
51
Besucher begrüßen
3 Personen
52
Programm verteilen
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Kaffeepunkt sauber halten
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
2 Personen
59
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
60
Rundgang entlang der Stände machen
2 Personen
61
Letzte Besucher informieren
2 Personen
62
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
63
Kassen abschließen
2 Personen

Nachbereitung

64
Standmaterial sammeln
4 Personen
65
Zelte abbauen
6 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Kleiderständer zurückstellen
3 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Abfall trennen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zählen
2 Personen
74
Materialien verpacken
3 Personen
75
Lieferantensachen zurückgeben
2 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
78
Fundsachen sortieren
79
Fundgegenstände registrieren
80
Standbetreiber über Fundstücke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 24
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 12
DisplaywürfelAnz. 24
PräsentationswändeAnz. 36
BarhockerAnz. 8
TransportwagenAnz. 4
KassentischeAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 100
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 24
StoffrückwändeAnz. 12
WimpelkettenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 12
KreidetafelnAnz. 24
Halter für PreisschilderAnz. 48
SpiegelAnz. 8
GirlandenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 16
LED-SpotsAnz. 12
BatterielaternenAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 8
SpülbeckenAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Druckmaterial

StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
ProgrammflyerAnz. 500
PläneAnz. 400
NamensschilderAnz. 40
PreisschilderAnz. 200
RegistrierungsformulareAnz. 100

Büromaterial

KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
Wasserfeste StifteAnz. 24
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
ScherenAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
EtikettenAnz. 300
BargeldschälchenAnz. 4

Sicherheit

KabelmattenAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
RegencapesAnz. 20

Abfall

AbfallbehälterAnz. 12
PapiercontainerAnz. 4
GlascontainerAnz. 4
Kisten für RückgabewarenAnz. 12

Tipps

Lege den Standplan erst fest, wenn die Teilnehmer bestätigt sind. Weise jedem Stand eine Nummer zu und gib den Ausstellerbrief mit Anfahrt, Aufbauzeit und Lieferfenster spätestens 7 Tage vorher aus.
Plane Lieferzeiten nicht nur für Händler, sondern auch für Zelte, Marktstände, Tische und Transportwagen. Ein Zeitfenster von 30 bis 60 Minuten pro Lieferung verhindert, dass mehrere Fahrzeuge gleichzeitig die Zufahrt blockieren.
Kläre die Kasse mindestens 5 Tage vor dem Markt: Welche Zahlungsarten werden akzeptiert, wer bedient die Kassentische und wohin wird Bargeld während des Tages gebracht? Drucke die Kontaktliste zusätzlich aus.
Erstelle Beschilderung für Eingang, Standnummern, Kasse und Wege mindestens 3 Tage vorher. Namensschilder, Wegweiser, Preisschildhalter und Kreidetafeln werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Führe 1 bis 2 Tage vor dem Termin eine Inventur durch. Prüfe dabei nicht nur Mobiliar, sondern auch wiederverwendbare Becher, Gläser, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kühlschränke und Kühlboxen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Designmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Ausstellern, Genehmigungen und dem Veranstaltungsort. Standplan, Lieferzeiten und Drucksachen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Aussteller braucht ein Designmarkt?: Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab. Rechne zunächst die nutzbare Fläche aus und reserviere zusätzlich etwa 20 Prozent für Wege, Kasse, Sitzplätze und Besucherbewegung.
Wann sollte man die Einladungen für einen Designmarkt verschicken?: Verschicke die erste Einladung 4 bis 6 Wochen vor dem Markt. Eine Erinnerung mit Lageplan, Öffnungszeit und Anreisehinweisen sollte 5 bis 7 Tage vorher folgen.
Was muss am Tag vor dem Designmarkt kontrolliert werden?: Prüfe am Vortag alle Standnummern, Wegweiser, Kassentische, Strom- und Kühlmöglichkeiten sowie die Lieferzeiten. Lege Kontaktliste, Ausstellerunterlagen und fehlende Materialien gesammelt am Aufbauort bereit.

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