Zo organiseer je een designmarkt zonder last-minute stress

Begin een designmarkt niet met decoratie, maar met deelnemers, ruimte en logistiek. Bevestig eerst de standhouders en leg vast wat zij nodig hebben: marktkramen, tafels, kledingrekken, stroom en leveringstijden. Werk daarna de plattegrond uit, wijs standnummers toe en plan promotie, betalingen en catering. In de laatste week controleer je vergunningen, verzekeringspapieren, printwerk en materialen. Zo voorkom je dat een ontbrekende kassatafel of onduidelijke route pas tijdens de opbouw wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Leveranciers selecteren
2 personen
2
Deelnemers bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Promotiebeelden maken
2 personen
5
Sociale berichten plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Leverancierslijst bijwerken
9
Standhouders informeren
2 personen
10
Plattegrond uitwerken
2 personen
11
Standnummers toewijzen
12
Reserveringen maken
13
Leveringstijden afspreken
14
Vergunningen controleren
15
Verzekeringspapieren klaarleggen
16
Betaalwijze bepalen
2 personen
17
Kassaprocedure vastleggen
2 personen
18
Contactlijst afdrukken
19
Naamkaartjes ontwerpen
20
Routeborden ontwerpen
21
Printwerk voorbereiden
22
Standhoudersbrief afdrukken
23
Materialen inventariseren
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Pakketten per stand maken
3 personen
28
Printmateriaal sorteren
2 personen
29
Kassa's testen
2 personen
30
Weersverwachting controleren

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
3 personen
33
Tenten opbouwen
6 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen plaatsen
3 personen
36
Kledingrekken plaatsen
3 personen
37
Standnummers ophangen
2 personen
38
Routeborden plaatsen
2 personen
39
Decoratie ophangen
3 personen
40
Verlichting aansluiten
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
3 personen
42
Servies klaarzetten
2 personen
43
Hapjes uitstallen
2 personen
44
Dranken klaarzetten
2 personen
45
Standhouders ontvangen
4 personen
46
Standhouders naar stands wijzen
3 personen
47
Standinrichting controleren
3 personen
48
Prijslijsten controleren
2 personen
49
Kassa's klaarzetten
2 personen
50
Entreebalie bemannen
2 personen
51
Bezoekers welkom heten
3 personen
52
Programma uitdelen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Koffiepunt schoonhouden
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Standhouders ondersteunen
2 personen
60
Rondgang langs stands maken
2 personen
61
Laatste bezoekers informeren
2 personen
62
Standhouders laten afbouwen
4 personen
63
Kassa's afsluiten
2 personen

Nazorg

64
Standmaterialen verzamelen
4 personen
65
Tenten afbreken
6 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Kledingrekken terugzetten
3 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Verlichting loskoppelen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Afval scheiden
2 personen
73
Geleende spullen tellen
2 personen
74
Materialen verpakken
3 personen
75
Leveranciersspullen retourneren
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
78
Verloren voorwerpen sorteren
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Standhouders informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 12
Displaykubussenaantal 24
Presentatieplankenaantal 36
Barkrukkenaantal 8
Transportkarrenaantal 4
Kassatafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Stoffen achterwandenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 16
Bloemstukkenaantal 12
Krijtbordenaantal 24
Houders voor prijskaartenaantal 48
Spiegelsaantal 8
Slingersaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Betaalterminalsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 16
Ledspotsaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 8
Afwasteiltjesaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Printmateriaal

Standnummerbordenaantal 24
Routebordenaantal 12
Programmaflyersaantal 500
Plattegrondenaantal 400
Naamkaartjesaantal 40
Prijskaartjesaantal 200
Registratieformulierenaantal 100

Kantoorartikelen

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 24
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Etikettenaantal 300
Contantgeldbakjesaantal 4

Veiligheid

Kabelmattenaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Regencapesaantal 20

Afval

Afvalbakkenaantal 12
Papiercontainersaantal 4
Glasbakkenaantal 4
Kratten voor retourgoedaantal 12

Tips

Bevestig standhouders uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en vraag meteen naar afmetingen, stroombehoefte, leveringstijd en het aantal medewerkers. Verwerk die gegevens in één leverancierslijst.
Maak de plattegrond nadat de deelnemers definitief zijn. Geef elke stand een nummer en stuur de standhoudersbrief minstens 7 dagen vooraf met opbouwtijd, route en contactnummer.
Leg de betaalwijze en kassaprocedure minimaal 1 week vooraf vast. Test de kassatafel, betaalapparatuur en eventuele bonnen vóór de markt, zodat je niet pas bij de eerste verkoop problemen ontdekt.
Plan promotie in twee rondes: plaats de eerste aankondiging ongeveer 3 weken vooraf en herinner bezoekers 3 tot 5 dagen voor de markt. Gebruik één vaste afbeelding met datum, openingstijden en bereikbaarheid.
Maak 2 dagen vooraf een fysieke controle van meubilair, servies, apparatuur en bewegwijzering. Reserveer transportkarren en controleer of koelkasten, koelboxen, koffiezetapparaten en waterkokers op de juiste plek kunnen staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een designmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf als je meerdere standhouders verwacht. Gebruik de eerste 2 weken voor leveranciers, deelnemers en vergunningen; plan promotie zodra de belangrijkste deelnemers bevestigd zijn.
Wanneer moet je de plattegrond van een designmarkt maken?: Maak een eerste indeling zodra de ruimte en het aantal stands bekend zijn, meestal 4 weken vooraf. Leg de definitieve standnummers 10 tot 14 dagen voor de markt vast, nadat leveringstijden en stroompunten zijn gecontroleerd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een designmarkt?: Reken op minstens 3 uur voor marktkramen, tafels, kledingrekken, bewegwijzering en kassapunten. Voeg extra tijd toe als standhouders zelf opbouwen; laat hen hun aankomsttijd uiterlijk 7 dagen vooraf weten.
Wat moet je een week voor een designmarkt controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, vergunningen, verzekeringspapieren, betaalwijze, contactlijst en het printwerk. Loop 2 dagen vooraf ook alle materialen en apparatuur na, zodat ontbrekende spullen nog kunnen worden geregeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.