Organiser un salon des seniors : la méthode complète

Un salon des seniors se prépare d’abord comme un parcours de visite, pas comme une simple succession de stands. Commencez par fixer les horaires, la capacité d’accueil et les espaces nécessaires, puis confirmez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Les points souvent oubliés sont la circulation entre les stands, les besoins alimentaires, les badges et la coordination des présentations. Prévoyez aussi la mise en place du café, du traiteur et de la signalétique avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir l'aménagement du marché et les parcours de circulation
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les exposants
2 personnes
9
Envoyer la lettre d'information
10
Faire les réservations pour le matériel
11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
12
Concevoir les panneaux du programme
13
Imprimer le plan
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Coordonner le planning des présentations
2 personnes
17
Préparer la signalétique
2 personnes
18
Retirer de l'argent liquide
19
Faire les courses
3 personnes
20
Vérifier les stocks non périssables
2 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Trier les matériaux
3 personnes
26
Rappeler les exposants

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
29
Monter les stands de marché
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Aménager des espaces de repos
3 personnes
32
Monter le buffet traiteur
4 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Remplir les machines à café
2 personnes
35
Aménager le coin présentation
3 personnes
36
Installer la signalisation
3 personnes
37
Installer le comptoir d'information
2 personnes
38
Préparer l’argent liquide et la caisse
2 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
42
Vérifier les stands
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Présenter le programme
46
Tenir le stand d’information
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Animer les présentations
2 personnes
52
Accompagner les invités à leur place
3 personnes
53
Maintenir les espaces de repos propres
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

60
Démonter le matériel du stand
6 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Ranger le service traiteur
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Gérer les objets trouvés
71
Informer les exposants du suivi
72
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Canapés de salonqté 4
Chaises pliantesqté 20
Nappesqté 24
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Rallongesqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Écran
Terminal de paiement

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 3
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Décoration de tableqté 24
Porte-nomsqté 30
Badges nominatifsqté 80
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2

Bureau

Brochures d’informationqté 250
Plansqté 150
Flyers du programmeqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Planchettes à écrireqté 6
Caisses pour espècesqté 2
Carnets de reçusqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Gardez une marge pour l’installation des stands, des tables, des chaises et des espaces de présentation avant l’ouverture.
Dessinez les parcours avant de réserver le mobilier. Laissez des passages suffisamment larges pour éviter les bouchons entre les stands et placez les assises, canapés et porte-manteaux hors des zones de circulation.
Contactez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions du public. Demandez à chacun ses besoins en table, chaises, alimentation électrique et créneau de présentation, puis envoyez une confirmation écrite 2 à 3 semaines avant le salon.
Fermez les inscriptions alimentaires au moins 7 jours avant l’événement. Utilisez le nombre confirmé de participants pour calculer les boissons, les portions et le matériel de service, notamment les tasses, verres, assiettes et couverts.
Préparez la signalétique et les badges la veille. Imprimez le plan, le programme et les noms des exposants, puis répartissez les bénévoles par zone avec un responsable clairement identifié pour l’accueil et les présentations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des seniors ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le mobilier, confirmer les exposants, ouvrir puis traiter les inscriptions et organiser la restauration sans tout régler dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des seniors ?: Ouvrez-les dès que la date, les horaires et le programme provisoire sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accès.
Comment organiser la circulation entre les stands ?: Dessinez un plan avant de commander le matériel et prévoyez au moins un parcours principal clairement identifiable. Testez-le avec les stands, les tables et les chaises installés, puis corrigez les zones trop étroites avant le jour J.
Quand préparer la restauration d’un salon des seniors ?: Calculez les quantités 7 jours avant à partir des inscriptions confirmées, puis achetez les produits frais la veille ou le matin même selon leur conservation. Mettez les produits réfrigérés au frais dès leur réception et préparez le café et le thé avant l’ouverture.

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