Zo organiseer je een seniorenmarkt

Begin bij de bezoekersstroom, niet bij de aankleding. Leg eerst datum, openingstijden, marktindeling en looproutes vast; daarna kun je standhouders benaderen en aanmeldingen verwerken. Plan extra tijd voor informatiebrieven, naamkaartjes en duidelijke bewegwijzering, want bezoekers en deelnemers zoeken op een markt snel hun weg. Regel materiaal en catering pas definitief nadat het aantal standhouders en bezoekers bekend is. Zo voorkom je te weinig stoelen, koude koffie of een rommelige opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Marktindeling en looproutes bepalen
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Standhouders bevestigen
2 personen
9
Informatiebrief versturen
10
Reserveringen voor materiaal maken
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Programmaborden ontwerpen
13
Plattegrond afdrukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Presentatieschema afstemmen
2 personen
17
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
18
Contant geld opnemen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare voorraad controleren
2 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Koelproducten koelen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Materialen sorteren
3 personen
26
Standhouders herinneren

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Stroompunten controleren
2 personen
29
Marktkramen opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
31
Rustplekken inrichten
3 personen
32
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffieapparaten vullen
2 personen
35
Presentatiehoek inrichten
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
37
Informatiebalie inrichten
2 personen
38
Contant geld en kassa klaarzetten
2 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Standhouders ontvangen
3 personen
41
Standhouders naar plek begeleiden
3 personen
42
Stands controleren
3 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Programma toelichten
46
Informatiebalie bemensen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet aanvullen
2 personen
51
Presentaties begeleiden
2 personen
52
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
53
Rustplekken netjes houden
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

60
Standmaterialen afbreken
6 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Catering opruimen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Gevonden voorwerpen afhandelen
71
Standhouders informeren over nazorg
72
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 18
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Loungebankenaantal 4
Klapstoelenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Beeldscherm
Pinapparaat

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Welkomstbordenaantal 3
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompenaantal 2

Kantoor

Informatiefoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 150
Programmaflyersaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schrijfplankjesaantal 6
Contantgeldkistjesaantal 2
Receiptboekenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je marktkramen, tafels en stoelen reserveert. Houd brede looproutes vrij en plan rustplekken met stoelen of loungebanken op logische punten.
Bevestig standhouders uiterlijk één week vooraf en stuur daarna één informatiebrief met aankomsttijd, standplek, presentatieschema en praktische afspraken. Zo komen vragen niet allemaal op de laatste dag binnen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en tel de catering opnieuw zodra de inschrijving sluit. Zet koffie, thee en water direct bij opening klaar en houd verse en gekoelde producten apart tot het laatste voorbereidingsmoment.
Plan de vrijwilligers in blokken van twee tot drie uur. Wijs minstens één persoon aan voor ontvangst en één voor de bewegwijzering, zodat vragen over naamkaartjes, plattegrond of programma niet bij de catering blijven liggen.
Sorteer materialen per onderdeel en controleer verlengkabels, koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen de dag ervoor. Haal verse producten pas op de dag zelf op en controleer houdbare voorraad voordat je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seniorenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, openingstijden, indeling en het benaderen van standhouders. Open de aanmeldingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de markt de catering en materialen kunt vastleggen.
Hoeveel stoelen heb je nodig op een seniorenmarkt?: Plan naast zitplaatsen bij presentaties ongeveer 1 stoel per 3 tot 4 bezoekers in rustplekken. Tel stoelen voor standhouders en vrijwilligers daar nog bij op en houd minstens 10 procent reserve achter de hand.
Wanneer moet je de catering voor een seniorenmarkt bestellen?: Bereken de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer dieetwensen opnieuw 3 dagen voor de markt en haal verse of gekoelde producten zo laat mogelijk op.
Hoe richt je een seniorenmarkt overzichtelijk in?: Maak de plattegrond minimaal 3 weken vooraf en geef iedere stand een vaste plek. Houd looproutes breed, plaats programmaborden bij de ingang en gebruik bewegwijzering op elk belangrijk kruispunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.