Organiser un salon des entreprises, étape par étape
Un salon des entreprises se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un temps d’échange. Commencez par définir les participants et les exposants attendus avant d’ouvrir les inscriptions. Enchaînez ensuite la répartition des stands, les confirmations, le catering et le planning de l’équipe. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, les livraisons et les branchements nécessaires aux présentations.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des participants
- 2
Inviter des entreprises
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Envoyer les confirmations
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Répartir les exposants
2 personnes
- 8
Attribuer les numéros de stand
- 9
Informer les exposants
- 10
Confirmer les réservations
- 11
Commander le catering
- 12
Établir le planning du personnel
- 13
Coordonner les livraisons
- 14
Élaborer le plan
2 personnes
- 15
Vérifier les issues de secours
2 personnes
- 16
Créer les badges nominatifs
- 17
Imprimer les badges nominatifs
- 18
Créer les dossiers des exposants
2 personnes
- 19
Imprimer la signalisation
- 20
Imprimer le programme
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 23
Vérifier le matériel
2 personnes
- 24
Recevoir les livraisons
2 personnes
- 25
Libérer de l’espace
4 personnes
- 26
Nettoyer le sol et l'entrée
2 personnes
- 27
Installer les tables
4 personnes
- 28
Installer les chaises
3 personnes
- 29
Installer les parois des stands
4 personnes
- 30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 32
Aménager la table de présentation
2 personnes
- 33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 34
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 36
Préparer les en-cas
3 personnes
- 37
Marquer les repas diététiques
2 personnes
- 38
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 39
Installer la signalisation
2 personnes
- 40
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 41
Tester l'équipement
2 personnes
- 42
Accueillir les exposants
3 personnes
- 43
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
- 44
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes
- 45
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
Événement
- 46
Ouvrir l’inscription
3 personnes
- 47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 48
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
- 49
Informer les visiteurs
2 personnes
- 50
Soutenir les exposants
2 personnes
- 51
Servir le café et le thé
2 personnes
- 52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 55
Vider les poubelles
2 personnes
- 56
Vérifier les toilettes
- 57
Encadrer les séances photo
- 58
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
- 59
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
- 60
Démonter le catering
3 personnes
- 61
Rassembler le matériel
4 personnes
- 62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 63
Évacuer les déchets
2 personnes
- 64
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 65
Faire la vaisselle
2 personnes
- 66
Retourner le matériel
2 personnes
- 67
Restituer le mobilier
2 personnes
- 68
Stocker les objets restants
2 personnes
- 69
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 25
- Tables de bièreqté 10
- Chaisesqté 120
- Comptoir d'inscription
- Tables de buffetqté 4
- Tabourets de barqté 12
- Panneaux de standqté 25
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Tabletteqté 2
- Imprimante
- Tiroir-caisse
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 3
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 100
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 15
- Pinces de serviceqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Carafes de serviceqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Nappesqté 30
- Décoration végétaleqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux d'informationqté 8
- Mur photo
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Balais à mainqté 3
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chariots de ménageqté 2
Catering
- Courses
Inscription
- Supports de badges nominatifsqté 150
- Badges nominatifsqté 150
- Lanyardsqté 150
- Stylosqté 40
- Presse-papiersqté 6
- Formulaires visiteursqté 150
- Dossiers des exposantsqté 25
- Braceletsqté 150
Présentation
- Flyers du programmeqté 150
- Plansqté 150
- Présentoirs à flyersqté 30
- Cadres A4qté 30
- Chevaletsqté 2
- Marqueursqté 20
- Ruban adhésifqté 10
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 3
- Agrafesqté 10
- Serre-câblesqté 200
- Attaches-câblesqté 100
- Numéros de tableqté 25
- Panneaux indicateursqté 12
- Bannière d’entrée
- Bannières enroulablesqté 4
Conseils
- Bloquez la répartition des exposants au moins 10 jours avant le salon. Attribuez un numéro à chaque stand et envoyez à chaque entreprise son emplacement, ses horaires d’arrivée et les consignes d’installation.
- Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement pour imprimer les badges nominatifs et finaliser la liste des participants. Prévoyez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 3 à 5 jours avant le salon. Ajoutez séparément les quantités de boissons, de tasses, de verres et d’assiettes.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil, les haut-parleurs et les rallonges au moins 2 heures avant l’ouverture. Une multiprise par zone de présentation évite de déplacer les branchements pendant les échanges.
- Réservez un créneau précis pour les livraisons et libérez l’espace avant l’arrivée des exposants. Vérifiez aussi les issues de secours, la signalisation et le comptoir d’inscription avant de disposer les tables et les chaises.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un salon des entreprises ?
- Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le salon, puis une relance environ 10 jours avant. Demandez une confirmation avec le nombre de participants et les éventuelles contraintes alimentaires.
- Quand attribuer les stands aux exposants ?
- Attribuez les stands au plus tard 10 jours avant l’événement. Envoyez ensuite le numéro du stand, le plan, les horaires de livraison et les règles d’installation afin d’éviter les arrivées désorganisées.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon des entreprises ?
- Prévoyez au minimum 2 heures pour installer les tables de stand, les panneaux, la signalisation, le matériel audiovisuel et l’accueil. Ajoutez 30 minutes si plusieurs livraisons arrivent séparément.
- Quand commander le catering pour un salon des entreprises ?
- Passez la commande définitive 3 à 5 jours avant le salon, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge pour les participants confirmés tardivement.
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