Cómo organizar una feria empresarial sin perder el control
Una feria empresarial se organiza primero con la lista de empresas y las inscripciones, y después con la distribución de stands, horarios y necesidades de cada expositor. El plano debe estar cerrado antes de imprimir señalización, acreditaciones y programa. Reserva con tiempo el catering, los equipos audiovisuales y el mobiliario; las entregas y los productos frescos suelen causar retrasos. El día anterior, comprueba materiales, conexiones y rutas de evacuación antes de despejar el espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Invitar a empresas
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Enviar confirmaciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Asignar puestos a los expositores
2 personas
- 8
Asignar números de stand
- 9
Informar a los responsables de los stands
- 10
Confirmar las reservas
- 11
Pedir el catering
- 12
Hacer el horario del personal
- 13
Coordinar entregas
- 14
Desarrollar el plano
2 personas
- 15
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
- 16
Diseñar acreditaciones
- 17
Imprimir credenciales
- 18
Preparar carpetas para expositores
2 personas
- 19
Imprimir señalización
- 20
Imprimir el programa
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Recoger productos frescos
2 personas
- 23
Comprobar los materiales
2 personas
- 24
Recibir las entregas
2 personas
- 25
Despejar el espacio
4 personas
- 26
Limpiar el suelo y la entrada
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Instalar los paneles del stand
4 personas
- 30
Colgar los números de stand
2 personas
- 31
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 32
Montar la mesa de presentación
2 personas
- 33
Montar el bufé de catering
3 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
3 personas
- 37
Marcar las comidas de dieta
2 personas
- 38
Colocar las acreditaciones
2 personas
- 39
Colocar la señalización
2 personas
- 40
Comprobar la iluminación
2 personas
- 41
Probar el equipo
2 personas
- 42
Recibir a los expositores
3 personas
- 43
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
- 44
Realizar la inspección final del montaje
2 personas
- 45
Hacer briefing al equipo
6 personas
Evento
- 46
Abrir el registro
3 personas
- 47
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 48
Repartir acreditaciones
2 personas
- 49
Informar a los visitantes
2 personas
- 50
Apoyar a los expositores
2 personas
- 51
Servir café y té
2 personas
- 52
Servir aperitivos
3 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Reponer el bufé
3 personas
- 55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 56
Comprobar los baños
- 57
Coordinar los momentos fotográficos
- 58
Acompañar la despedida de los visitantes
2 personas
- 59
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 60
Desmontar el catering
3 personas
- 61
Reunir los materiales
4 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Retirar los residuos
2 personas
- 64
Limpiar el espacio
3 personas
- 65
Lavar la vajilla
2 personas
- 66
Devolver el equipo
2 personas
- 67
Devolver el mobiliario
2 personas
- 68
Almacenar el material sobrante
2 personas
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 25
- Mesas de cervezacant. 10
- Sillascant. 120
- Mostrador de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 12
- Paredes para standscant. 25
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilcant. 2
- Tabletacant. 2
- Impresora
- Cajón de la caja registradora
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 3
- Clic de presentación
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de servircant. 15
- Pinzas de servircant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Jarras para servircant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
Decoración
- Mantelescant. 30
- Decoración vegetalcant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Portanombrescant. 30
- Paneles informativoscant. 8
- Photowall
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Escobas de manocant. 3
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Registro
- Portanombrescant. 150
- Credencialescant. 150
- Lanyardscant. 150
- Bolígrafoscant. 40
- Portapapelescant. 6
- Formularios de visitantescant. 150
- Carpetas para los expositorescant. 25
- Pulserascant. 150
Presentación
- Folletos del programacant. 150
- Planoscant. 150
- Expositores para folletoscant. 30
- Soportes A4cant. 30
- Pizarras de hojascant. 2
- Rotuladorescant. 20
- Cinta adhesivacant. 10
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 3
- Grapascant. 10
- Bridascant. 200
- Bridascant. 100
- Números de mesacant. 25
- Carteles direccionalescant. 12
- Banner de entrada
- Banners enrollablescant. 4
Consejos
- Cierra la lista de participantes antes de asignar los stands. Deja un plazo de confirmación de al menos 7 días para corregir bajas, preferencias dietéticas y cambios de empresa.
- Asigna a cada expositor un número de stand y envíale esa información junto con el plano y las instrucciones de montaje. Hazlo como mínimo 5 días antes para evitar consultas de última hora.
- Prepara las acreditaciones, carpetas, señalización y programa después de cerrar el plano. Imprime al menos un 10 % adicional de credenciales y programas para sustituciones y visitantes no previstos.
- Prueba el portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables y regletas antes de la apertura. Reserva una comprobación técnica de 60 minutos y marca las estaciones de carga para que no se bloqueen los pasillos.
- Calcula el catering a partir de las confirmaciones y separa las opciones dietéticas identificadas. Coordina las entregas con una persona responsable y comprueba los productos frescos el mismo día, antes de recibir a los expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria empresarial?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varias empresas. Deja cerradas las inscripciones y preferencias dietéticas al menos 7 días antes, y confirma proveedores y entregas durante la última semana.
- ¿Cuándo se debe asignar el número de cada stand?
- Asigna los stands cuando tengas una lista de participantes suficientemente estable, normalmente entre 10 y 14 días antes. Envía el número, el plano y las instrucciones a cada responsable al menos 5 días antes del montaje.
- ¿Cuánto catering calcular por persona en una feria empresarial?
- Para una jornada con pausas, calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 bebida por persona cada hora. Añade un margen del 10 % y separa las raciones según las preferencias dietéticas confirmadas.
- ¿Cuánto tiempo necesita el montaje de una feria empresarial?
- Reserva entre 3 y 4 horas para colocar paredes de stands, mesas, sillas, registro, señalización y equipos, según el tamaño del espacio. Programa una revisión final de 60 minutos antes de abrir para comprobar cables, acreditaciones, rutas de evacuación y entregas.
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