Eine Firmenmesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Legen Sie die Aussteller erst fest, bevor Sie Standnummern und den Lageplan erstellen. Planen Sie dabei nicht nur die Standwände, sondern auch Wege, Fluchtwege und den Platz für Registrierung und Catering ein.
• Verschicken Sie die Einladungen früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht in den letzten Tagen gesammelt werden. Schließen Sie die Teilnehmerliste spätestens vor dem Druck von Namensschildern und Programm.
• Planen Sie den Empfang mit einer Registrierungstheke, Laptop oder Tablet und Drucker. Halten Sie Namensschilder alphabetisch bereit und definieren Sie mindestens eine Person, die verspätete Gäste und kurzfristige Änderungen bearbeitet.
• Bestellen Sie Catering erst nach einer belastbaren Teilnehmerzahl und geben Sie Sonderkost getrennt an den Caterer weiter. Getränke, Geschirr und frische Produkte werden häufig vergessen, weil sie nicht zusammen mit den übrigen Lieferungen geprüft werden.
• Führen Sie 24 Stunden vor dem Aufbau einen Material- und Technikcheck durch. Testen Sie Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker, Verlängerungskabel und Ladestationen am vorgesehenen Platz statt nur im Lager.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Firmenmesse organisieren?

Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ausstellerliste, Einladungen und Raumplanung. Catering, Personal und Technik sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher verbindlich abgestimmt sein.

Wann müssen die Einladungen zur Firmenmesse verschickt werden?

Versenden Sie die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setzen Sie die Anmeldefrist auf ungefähr 2 Wochen vor dem Termin, damit Sie Catering, Namensschilder und Sitz- beziehungsweise Standplanung rechtzeitig abschließen können.

Was muss man am Tag vor einer Firmenmesse prüfen?

Prüfen Sie am Vortag Raum, Fluchtwege, Standnummern, Beschilderung, Namensschilder und alle Lieferungen. Testen Sie außerdem die Präsentationstechnik und stellen Sie sicher, dass frische Produkte und fehlendes Geschirr nicht erst beim Aufbau auffallen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Firmenmesse?

Planen Sie für Raumfreimachung, Standwände, Möbel, Registrierung, Beschilderung und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern oder mehreren Lieferungen sollten Sie zusätzlich 1 bis 2 Stunden Puffer vor dem Einlass einrechnen.

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