Organiser un salon de modélisme, étape par étape
Un salon de modélisme se prépare d’abord autour du lieu, du plan des stands et des exposants, avant de lancer la communication. Prévoyez un formulaire d’inscription qui recueille le nombre de tables, les besoins électriques et les informations alimentaires. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, attribuer les numéros de stand et répartir les bénévoles. Le jour J, l’accueil, la circulation et l’alimentation demandent autant d’attention que l’exposition elle-même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Élaborer le plan du salon
2 personnes
- 3
Inviter les exposants
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recenser les besoins en tables
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Établir la liste des exposants
2 personnes
- 10
Faire les réservations
- 11
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
- 12
Envoyer la confirmation aux exposants
2 personnes
- 13
Créer le plan et l'itinéraire
- 14
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 15
Distribuer les affiches
2 personnes
- 16
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
- 17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Répartir les bénévoles
- 19
Imprimer les informations visiteurs
2 personnes
- 20
Vérifier les stocks
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
- 24
Vérifier le lieu
2 personnes
- 25
Nettoyer la salle
3 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 27
Baliser les stands des exposants
2 personnes
- 28
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
- 29
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 30
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 31
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 32
Aménager le point de restauration
2 personnes
- 33
Installer la signalétique
2 personnes
- 34
Accueillir les exposants
3 personnes
- 35
Orienter les exposants vers leurs stands
3 personnes
- 36
Brancher les circuits modèles en toute sécurité
3 personnes
- 37
Préparer les en-cas
3 personnes
- 38
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 39
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
- 40
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 42
Encaisser l’entrée
2 personnes
- 43
Informer les visiteurs
2 personnes
- 44
Aider les exposants
2 personnes
- 45
Servir les boissons
2 personnes
- 46
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Faire la vaisselle
2 personnes
- 51
Vérifier les stands et les allées
2 personnes
- 52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 53
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 54
Démonter les stands des exposants
4 personnes
- 55
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Rassembler les déchets
3 personnes
- 58
Nettoyer la salle
4 personnes
- 59
Nettoyer le matériel de catering
2 personnes
- 60
Rassembler les objets trouvés
- 61
Rapporter le matériel
3 personnes
- 62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 63
Mettre les entrées en lieu sûr
2 personnes
- 64
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 35
- Chaisesqté 45
- Table pliante du point d’informationqté 2
- Tabouretsqté 6
- Nappesqté 35
Équipement
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 15
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Lampes de bureau LEDqté 12
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Microphone à main
- Enceinte portable
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 6
- Bacs de stockageqté 8
Décoration
- Numéros de standqté 35
- Badges nominatifsqté 60
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 6
- Pâte adhésiveqté 6
- Porte-affichesqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Caisse
- Caisse
- Terminal de paiement
- Pinces de serviceqté 6
- Filtres à caféqté 100
- Serviettesqté 500
- Gobelets à emporterqté 150
- Caisses de stockage verrouillablesqté 8
- Courses
Conseils
- Commencez par le plan de la salle avant d’inviter les exposants : indiquez les emplacements des tables, du point d’information, des passages et des prises électriques. Gardez des allées assez larges pour éviter les bouchons devant les modèles.
- Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 3 à 4 semaines avant le salon. Demandez dès le départ le nombre de tables souhaitées, les besoins en rallonges ou multiprises et les contraintes alimentaires.
- Envoyez la confirmation aux exposants au moins 7 jours avant l’événement, avec leur numéro de stand, l’itinéraire, les horaires d’installation et les consignes de paiement. Cette étape évite les changements de dernière minute à l’accueil.
- Vérifiez le matériel électrique avant l’installation : comptez les rallonges, les multiprises et les lampes de bureau LED par zone, puis testez-les sur place. Prévoyez aussi les badges, les panneaux indicateurs et les informations visiteurs avant l’ouverture des portes.
- Organisez les boissons et le service la veille : refroidissez les boissons, remplissez les glacières et préparez les machines à café, bouilloires, thermos et carafes d’eau. Le matin du salon, désignez une personne pour réapprovisionner plutôt que de laisser l’accueil sans responsable.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de modélisme ?
- Prévoyez au moins 8 semaines pour confirmer la date et le lieu, inviter les exposants, ouvrir les inscriptions et lancer la promotion. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les badges, les numéros de stand et la vérification du matériel.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?
- Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant le salon et fixez une clôture 3 à 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recenser les besoins en tables et d’établir la liste définitive des exposants.
- Que faut-il prévoir pour l’électricité sur les stands ?
- Recensez les besoins électriques dans le formulaire d’inscription, puis vérifiez chaque zone avant l’arrivée des exposants. Prévoyez au minimum une solution de branchement par stand équipé et testez les rallonges, multiprises et enrouleurs le jour précédent.
- Quand confirmer le numéro de stand aux exposants ?
- Attribuez les numéros après la clôture des inscriptions, puis envoyez la confirmation au plus tard 7 jours avant l’événement. Joignez le plan, l’itinéraire, les horaires d’installation et les informations pratiques pour limiter les questions le matin même.
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